Enquesta, després d’enquesta, després d’enquesta, està d’acord: les reunions són una pèrdua de temps horrible i tothom les odia.
Però si totes les ànimes vives del vostre despatx gemeguen quan arriba una nova invitació a la reunió, per què continueu passant una part important de la vostra setmana asseguts a les sales de conferències?
quina alçada fa Kelly Monaco
Part de la resposta és probablement pràctiques de reunió ineficients. Alguns dels problemes es podrien alleujar aprenent a organitzar una reunió ràpida i productiva. Però algunes d’aquestes trobades no es poden reparar i, simplement, no haurien de passar, per a vosaltres almenys.
Aquest darrer tipus de reunió no es pot solucionar amb una millor logística. Simplement, cal eliminar-los del vostre horari. Aquí és on us trobeu amb un altre motiu important per a la persistència de les reunions inflables: és difícil dir-los que no. Si la invitació és del vostre cap, no voleu insultar la utilitat de la reunió. El mateix s'aplica a un col·lega i els clients poden ser els més difícils de desviar.
Però no us desespereu, és possible sortir educadament de les reunions sense ofendre ningú ni semblar mandrós. Recentment a HBR, Liane Davey, cofundadora de 3COze, va oferir suggeriments específics basats en qüestions comunes de reunions .
1. Quan no estigueu preparat per a la reunió
Per descomptat, no perquè sigueu més folgats, sinó perquè l’equip no ha tingut prou temps per investigar, pensar, preparar-se, etc., sobre els temes a tractar. En aquest cas, Davey suggereix intentar posposar la reunió mitjançant un llenguatge com: 'Aquest és un tema interessant. Basant-nos en les prioritats de l'any actual, no estic segur que encara estiguem preparats per a una conversa productiva. Seria possible fer retrocedir aquesta reunió i deixar que el grup de treball avancés una mica més abans de reunir-nos? '
2. Quan cal, falten persones
De vegades, es pot veure una reunió que perd el temps a una milla de distància. Per exemple, quan no hi estiguin presents totes les parts pertinents necessàries per prendre una decisió, sabeu que definitivament no marxareu amb accions a la mà.
Destaqueu el problema al convidant dient alguna cosa així: 'Estic desitjant prendre algunes decisions sobre aquest tema. Des de la invitació a la reunió, no sembla que hi participi Producció [ni qui sigui]. M'agradaria esperar fins que algú de Production estigui disposat a unir-s'hi. En cas contrari, no podrem prendre cap decisió '.
3. Quan ets la persona equivocada per contribuir
De vegades, el problema no és res inherent a la reunió prevista: sou vosaltres. Simplement no en coneixeu prou o no esteu involucrat en el problema de la manera correcta per contribuir útilment. Davey ofereix aquest exemple de guió per a aquestes situacions: 'Estic halagat que us interessi la meva aportació. No crec que sóc el millor qualificat en aquest tema. Vaig fer una mica d’excavacions i sembla que Pat tindria el context necessari. Us agradaria convidar Pat més que jo? (Ho sento, Pat.)
Alternativament, podeu expulsar la responsabilitat d’atendre a un subordinat o al vostre cap. A la publicació completa , Davey també ofereix un llenguatge suggerit per a aquests casos.
4. Quan el temps és molt incòmode
En altres casos, la reunió està ben organitzada i podeu contribuir, però el moment de la reunió és horrible per a la vostra productivitat. Estàs atrapat? No, diu Davey, que suggereix que no hi participeu, però 'prengueu uns minuts per reunir algunes notes i informar la cadira o un participant adequat'.
En respondre a la invitació, ofereix aquest llenguatge suggerit: 'Serà un debat important. No puc assistir-hi, però trobaré temps per compartir els meus pensaments perquè els pugueu incloure a la discussió '.
quant pesa Jojo Fletcher
5. Quan la major part de la reunió sigui irrellevant per a vosaltres
Què tal si només un dels cinc o deu punts de l’ordre del dia en una propera reunió és rellevant per a vosaltres? No us assegureu allà fent dos polzes durant el 80% de la discussió, aconsella Davey. En lloc d’això, deixeu clar que us enganyareu aviat, responent a la invitació amb alguna cosa així: “Seria possible cobrir el debat sobre el canvi de marca com a primer punt de l’ordre del dia? No puc quedar-me tota la reunió, però m'agradaria contribuir-hi. '
Per descomptat, dir que no no només és difícil quan es tracta de reunions. És probable que també tingueu el mateix problema de sol·licituds mal concebudes o mal dirigides en altres àrees de la vostra vida laboral. Afortunadament, hi ha igualment bons consells sobre la manera exacta de dir que no a qualsevol altra oficina comuna també.
