Nota: Aquesta publicació es va actualitzar el 20/03/20.
Si de sobte us heu trobat dedicant molt més temps a mirar els vostres col·legues a través d’una videoconferència Zoom com a conseqüència del brot de coronavirus, no esteu sols. Si no esteu acostumat a les reunions de vídeo, al principi pot resultar una mica intimidatori.
Afortunadament, hi ha bones pràctiques que podeu utilitzar, com mantenir-vos en silenci i mantenir sempre la càmera encesa (tret que tingueu una bona raó per contra). Tots dos fan un llarg camí per afavorir una reunió productiva i atractiva amb el vostre equip remot.
quants anys té Nicole Tuck
A continuació, es detallen alguns consells addicionals per treure el màxim partit a les vostres reunions Zoom.
1. Utilitzeu una sala d’espera
Si teniu moltes reunions, sobretot amb un calendari complet, sempre hi ha la possibilitat que la persona o les persones de la vostra propera reunió iniciïn la sessió uns minuts abans, o bé es pugui durar una reunió. Afortunadament, Zoom té una funció de sala d’espera que us permetrà col·locar assistents nous en lloc d’aparèixer a la sala de reunions.
Per fer-ho, inicieu sessió al vostre compte a Zoom.com, seleccioneu Preferències i desplaceu-vos cap avall fins a Reunió (avançat), on podeu activar o desactivar la sala d’espera.
2. Creeu reunions periòdiques
Si us reuneu amb les mateixes persones de manera regular, podeu crear una reunió periòdica a Zoom, que utilitzi la mateixa configuració i el mateix enllaç de reunió. Això fa que sigui fàcil configurar un horari i, ja que no utilitza la vostra invitació de reunió personal, podeu mantenir diferents grups d’assistents separats. Només cal que inicieu sessió per fer zoom, seleccioneu 'Reunions' i seleccioneu 'Programa una reunió'. A continuació, feu clic a la casella 'Reunió recurrent'.
3. Utilitzeu el seguiment de l'atenció
Una de les coses més difícils quan organitzeu una reunió, sobretot si compartiu la pantalla, és que és difícil veure els vostres participants. Naturalment, és probable que alguns d’aquests participants estiguin treballant en una altra cosa o no us prestin la seva atenció plena i indivisa. Si aquest és un problema, podeu activar la funció 'Seguiment de l'atenció', que us indicarà si un dels vostres assistents ha mogut una altra finestra davant del Zoom. Aquesta funció també es troba a la configuració avançada de reunions.
4. Sol·liciteu el control d'un altre escriptori
De vegades, ajudar a un company de treball a diagnosticar un problema o treballar en un projecte seria molt més senzill si estigués assegut al costat d’aquesta persona. Tot i que Zoom no ha resolt completament aquest problema, sí que us permet demanar el control de l'escriptori del vostre participant. Hauran d’aprovar la sol·licitud, però podreu maniobrar el cursor amb el vostre propi ratolí i teclat, cosa que és especialment útil per a demostracions o assistència tècnica.
5. Preste atenció als vostres antecedents
Normalment no prestem molta atenció al que hi ha darrere fins que no iniciem la sessió en una reunió i ens puguem veure. Sovint és quan us adoneu que potser hauria valgut la pena prestar una mica més d’atenció al que veuen els altres. Si no teniu una opció fantàstica, Zoom té un 'fons virtual' que podeu configurar a l'aplicació Zoom del vostre ordinador portàtil.
6. Registreu les vostres reunions
La versió gratuïta de Zoom us permet gravar trucades al vostre ordinador, cosa que és convenient especialment per a reunions i demostracions. La versió de pagament també us permet desar gravacions al núvol, cosa que facilita la compartició amb els membres de l’equip més endavant simplement enviant un enllaç per correu electrònic.
7. Toca el teu aspecte
Si voleu divertir-vos una mica o si teniu una reunió abans d’haver tingut l’oportunitat de preparar-vos completament per al dia, podeu triar la configuració de “retocar el meu aspecte”. A l'aplicació Zoom del vostre ordinador portàtil, trieu 'preferències' i, a continuació, 'configuració de vídeo' per afegir un efecte de suavització de la pell subtil.
Bonificació: utilitzeu un bon parell d’orelletes o auriculars
És important que us assegureu que el vostre equip us pugui sentir bé, sobretot si esteu treballant en algun lloc on hi pugui haver soroll de fons. El mateix passa amb poder escoltar-los. Sóc un fan personal de l'Apple AirPods Pro, però, sincerament, qualsevol pagament dels auriculars amb cable o sense fil ho farà.
Per cert, si ets nou en videoconferències, Zoom també té una gran ajuda guia de recursos dedicat a donar suport als equips afectats per Covid-19. Inclou formació gratuïta i un grapat de bones pràctiques que podeu utilitzar per mantenir el vostre equip connectat.
amb qui està casat en Kennedy
