El terme 'sistemes de suggeriment d'empleats' es refereix a una gran quantitat d'esforços que les empreses fan per sol·licitar i utilitzar les aportacions dels seus empleats amb l'esperança d'aconseguir estalvis de costos o millorar la qualitat del producte, l'eficiència del lloc de treball, l'atenció al client o les condicions de treball. Aquests esforços van des de la simple col·locació de bústies de suggeriments en àrees comunes fins a la implementació de programes formals amb comitès per revisar idees i recompenses per a les que s’adopten. Les idees generades poden anar des de la millora de la qualitat de la vida laboral, com posar una nevera a la sala de cafè, fins a problemes de racionalització més grans que poden estalviar milers de dòlars a l’empresa, com canviar els telèfons mòbils dels venedors de contractes individuals a un contracte grupal. amb un venedor de descomptes. 'Els programes de suggeriments creen una situació de guanyar-guanyar', va escriure Kate Walter Revista HR . 'Més implicació i aportació per als empleats i una millor eficiència i estalvi de costos per als empresaris'.
'Les empreses que estableixen sistemes de suggeriments efectius troben que els empleats tenen grans idees que poden reduir costos, augmentar els ingressos, millorar l'eficiència o produir una major qualitat', va dir Charles Martin, autor de Sistemes de suggeriments d'empleats: augmentar la productivitat i els beneficis . “Els empleats treballen millor junts en equip i sovint presenten idees en equip. I comencen a pensar més com a directius, mirant més enllà de l’abast dels seus propis llocs de treball ”.
Algunes empreses assumeixen que, ja que cultiven una relació oberta entre els empleats i la direcció, les idees de millores sorgiran de manera informal, sense que hi hagi cap sol·licitud explícita. Però els experts observen que els sistemes de suggeriments formals animen els empleats a pensar realment sobre els seus llocs de treball i a voler participar en el funcionament de l’empresa. Els sistemes de suggeriments formals permeten als empleats saber que es valoren les seves idees. Aquests sistemes poden fins i tot augmentar la motivació i afavorir la lleialtat i el treball en equip entre els empleats. I aquests avantatges s’afegeixen a l’impacte positiu que poden tenir els sistemes de suggeriments dels empleats en el resultat final d’una empresa. 'No es pot negar que el veritable expert és la persona que fa la feina; per tant, aquest és el millor lloc on es busquen millores ', va dir a Susan Wells el consultor Tomas Jensen, president del Centre per al Desenvolupament de Sistemes de Suggeriments. Revista HR . 'S'estalvien milions de dòlars escoltant el principal actiu de la companyia: el seu recurs humà'. Wells va continuar discutint un estudi de l'Associació per a la Participació dels Empleats (EIA) que va descobrir un estalvi de més de 624 milions de dòlars el 2003 en 47 empreses en què 450.000 persones van participar en programes.
ELEMENTS D’UN SISTEMA DE SUGGERIMENTS D’ÈXIT
'L'objectiu d'un sistema de suggeriments reeixit és aprofitar el dipòsit d'idees i el pensament creatiu de tots els empleats per millorar el procés de treball i els productes', va escriure Robert F. Bell a Solucions IIE . 'Per fer-ho, cal que tothom entengui adequadament el procés, el suport a la gestió del sistema, l'estímul i les recompenses significatives i una estructura per assegurar-se que res no caigui per les esquerdes'. Els elements d’un sistema de suggeriments d’empleats amb èxit es poden dividir en quatre àrees principals: suport a la direcció, estructura del programa, visibilitat i promoció del programa i reconeixement i recompenses.
Suport a la gestió
El primer element d’un sistema de suggeriments d’empleats amb èxit és demostrar l’acceptació de la direcció superior. Els gestors han de mostrar entusiasme i compromís amb el programa per tal de generar els resultats desitjats. Un propietari de petites empreses pot començar compartint la seva visió de l'empresa amb els empleats. És més probable que els empleats que entenguin la missió general de l'empresa presentin idees valuoses que ajudin l'empresa a assolir els seus objectius. El següent pas pot ser assegurar-se que els gestors de línia donin suport al sistema de suggeriments i no se sentin amenaçats per ell. També és important que els directius plantegin el tema amb freqüència a les reunions i incorporin els resultats positius dels suggeriments dels empleats als informes de progrés periòdics. També s'hauria d'animar els directius a presentar suggeriments ells mateixos, tot i que no haurien de ser recompensats per idees que caiguessin en les seves responsabilitats normals de planificació estratègica.
Estructura del programa
El següent element d’un sistema de suggeriments d’èxit d’empleats és l’estructura. Els experts recomanen responsabilitzar-se del desenvolupament i implementació del programa a un únic administrador. Aquesta persona hauria de començar seleccionant un comitè d’empleats —de totes les parts de l’organització i representant diversos grups demogràfics— per ajudar a administrar diverses fases. L'administrador i el comitè d'empleats haurien de desenvolupar regles clares per guiar els esforços dels empleats a l'hora de proporcionar suggeriments. Els programes de suggeriments solen tenir més èxit quan s’incentiva als empleats a fer suggeriments raonables dins dels paràmetres de la seva pròpia experiència laboral. 'L'objectiu real és generar tantes idees com sigui possible i, amb el pas del temps, millorar la qualitat dels suggeriments mitjançant comentaris i ànims', va assenyalar Bell. És important desenvolupar una declaració política clara que cobreixi tots els aspectes del programa de suggeriments i assegurar-se que tant els directius com els empleats l’entenguin. Si els empleats veuen el procés com a obert i obert, ajudarà a eliminar qualsevol sospita sobre com es revisen i es recompensen les idees.
quants anys té ed westwick
Visibilitat del programa
Un altre element important dels programes d’èxit dels suggeriments d’empleats és la visibilitat. Al cap i a la fi, no es pot esperar que els empleats participin en un programa si no se’n fa conscient. Els experts recomanen llançar programes de suggeriments de manera molt pública, amb anuncis, butlletins, festes, etc. Els empleats haurien de tenir la idea que la direcció té la intenció de tenir en compte tots els suggeriments i plans per actuar sobre els millors de manera oportuna. El propi sistema de suggeriments també s’hauria de difondre i promocionar àmpliament. Alguns exemples de possibles sistemes inclouen el conegut quadre de suggeriments amb formes escrites; el tauler d’anuncis a l’antiga per publicar idees i resultats; una línia telefònica especial gratuïta que permet als empleats trucar per suggeriments; o sistemes més sofisticats basats en correu electrònic o publicacions a un lloc web dedicat. Un cop introduït el sistema, és important fer un seguiment de les activitats de promoció en curs per mantenir l’interès dels empleats.
Reconeixement i recompenses
Un altre element vital dels sistemes de suggeriments d’èxit dels empleats és reconèixer els participants i proporcionar recompenses a les bones idees. És molt més probable que els empleats participin en un programa de suggeriments si les idees que presenten reben respostes ràpides i reflexives de la direcció. Els experts recomanen establir un calendari en què es confirmarà la recepció d’una idea (que va des de les 24 hores amb sistemes electrònics fins a una setmana amb sistemes més tradicionals). Després, els empleats haurien de ser avisats en un termini de 30 dies si s’adoptaran o no les seves idees. Fins i tot en els casos en què no s’utilitza una idea, s’hauria d’agrair a l’empleat que la va presentar per la seva participació al programa. Pot ser útil proporcionar una petita recompensa tangible als empleats que presentin una idea al sistema de suggeriments per primera vegada, com ara una samarreta, un bolígraf o un paraigua.
Per garantir l’èxit d’un sistema de suggeriments, també és important donar a conèixer els suggeriments utilitzats i el seu impacte positiu a l’empresa. Una manera de fer-ho podria ser celebrar un sopar anual en honor a les persones que van fer suggeriments al llarg de l'any. Moltes empreses també estableixen sistemes de recompensa per a les idees dels empleats que permeten estalviar costos o millorar el procés. Per exemple, algunes empreses distribueixen una fracció de l'estalvi proporcionat pel sistema de suggeriments d'empleats com a part dels seus programes anuals de participació en beneficis. Els experts reconeixen que pot ser complicat desenvolupar un sistema de recompenses adequat que reconegui les valuoses contribucions dels empleats sense crear gelosia i ressentiment entre els companys de feina. Alguns suggereixen que aquesta tasca és millor delegar-la a un comitè assessor dels empleats. La clau és avaluar idees basades en factors com la innovació i l’enginy, així com el valor monetari a l’hora d’establir recompenses.
SISTEMES DE SUGGERIMENT DE RAONS COMUNS FALLEN
'En algunes empreses, els empleats envien una riuada d'idees útils a l'alta direcció. En d'altres, els fons de les caixes de suggeriments estan recoberts de pols ', va escriure un col·laborador Dona executiva . 'Quina és la diferència? No és la qualitat dels empleats, sinó la qualitat del lideratge que reben '. Hi ha diverses raons per les quals els sistemes de suggeriments poden generar una resposta positiva entre els empleats. En el seu article per a Solucions IIE , Bell va esbossar diversos problemes comuns que experimenten les empreses en la implementació i administració de sistemes de suggeriments.
Per exemple, els empleats poden sentir-se reticents a oferir suggeriments si creuen que la direcció no està realment interessada en les seves idees. Si l’empresa només emet una invitació tèbia per fer suggeriments o crea un ambient que es pot percebre com a intimidatori, és probable que no siguin propers els suggeriments dels empleats. La companyia probablement experimentaria problemes similars en obtenir suggeriments si la direcció no tenia clar qui va ser convidat a participar al programa o posés massa regles estrictes sobre la participació.
Altres problemes habituals amb els sistemes de suggeriments dels empleats són la resposta de la direcció als suggeriments. És poc probable que els empleats participin al programa si experimenten una resposta lenta o no tenen resposta als seus suggeriments. Un sistema de suggeriments també fallarà si no hi ha una explicació clara de l’acceptació o el rebuig de suggeriments, o si els empleats perceben que la direcció fa judicis esbiaixats sobre quins suggeriments aprovar. Finalment, els sistemes de suggeriments tendeixen a crear problemes per a una organització quan els beneficis que ofereixen les bones idees són inconsistents o impredictibles.
BIBLIOGRAFIA
Bell, Robert F. 'Construint un sistema de suggeriments efectiu'. Solucions IIE . Febrer de 1997.
Chanesky, Wayne S. 'La síndrome de la caixa de suggeriments'. Taller de màquines modernes . Febrer del 2006.
Dempsey, Mary. 'Poder dels suggeriments'. Crain's Detroit Business . 6 de març de 1995.
Martin, Charles. Sistemes de suggeriments d'empleats: augmentar la productivitat i els beneficis . Publicacions nítides, 1997.
'Retorn del quadre de suggeriments'. Setmana de la Indústria . 19 de gener de 1998.
valor net de justin big chief shearer
'Sis maneres d'obtenir grans idees dels empleats'. Dona executiva . Març-abril de 1996.
Ulfelder, Steve. 'Més enllà de la bústia de suggeriments: com els gestors de les empreses de Best Places fomenten el lliure flux d'idees, suggeriments i innovacions'. Computerworld . 27 de juny de 2005.
Walter, Kate. 'Les idees dels empleats guanyen diners'. Revista HR . Abril de 1996.
Wells, Susan J. 'De les idees als resultats'. Revista HR . Febrer de 2005.
