Mentre que la informàtica en núvol No és precisament un concepte nou, Google Apps ha refinat la tecnologia de manera que les empreses de tot arreu puguin aprofitar la seva rapidesa, accessibilitat i emmagatzematge. La suite de Google Apps, que inclou marques comercials tan populars com Gmail, Google Calendar i Google Docs, pot fer que el flux de treball entre els vostres empleats sigui més fluid i fins i tot proporcionar millors mètodes d’interacció amb els clients i els clients. La següent guia ressaltarà els motius i les maneres per implementar Google Apps per millorar les operacions de la vostra empresa.
Com utilitzar Google Apps per millorar el vostre negoci: per què utilitzeu Google Apps?
Un dels avantatges immediats que Google Apps per a empreses té sobre el programari tradicional d’escriptori, com Microsoft Office, és la rendibilitat. Amb només 50 dòlars anuals, la suite de Google Apps inclou un nombre il·limitat de comptes d’usuari, accés a totes les aplicacions de Google, 25 GB d’emmagatzematge de correu electrònic per empleat, assistència al client les 24 hores del dia, els 7 dies de la setmana i una garantia d’activitat de la xarxa del 99,9%. (També hi ha una versió gratuïta amb una quantitat limitada de seguretat de la xarxa i comptes d'usuari, així com menys aplicacions i emmagatzematge.) En comparació amb la majoria de programes empresarials i informàtics, que sovint inclouen un nombre màxim de llicències per compra (per no mencionar la necessària) servidors externs per allotjar el sistema), Google Apps pot ser la clau per treure un parell de dimes addicionals del vostre pressupost.
'Si compréssim còpies de Microsoft Office per a tothom a l'empresa, ja estalviaria desenes de milers de dòlars', afirma Brian Wyrick, vicepresident d'operacions de Raidious, una empresa de desenvolupament de contingut amb seu a Indianàpolis. Juntament amb l'estalvi de costos, Wyrick diu que Raidious va adoptar la suite de Google Apps a causa de l'accessibilitat que proporciona als seus dissenyadors i productors de diferents parts del país.
'La utilitat és bona per a qualsevol empresa de nova creació', diu Wyrick, 'i poder parlar amb un nou contractant per telèfon i configurar-los amb un programa web sense que un home de TI hagi de concedir-hi accés és gran cosa '.
Un altre avantatge de Google Apps és la capacitat de cada aplicació d’integrar-se entre elles, una característica que Ken Hayes, propietari d’una empresa de publicitat a Internet amb seu a Toluca Lake, Califòrnia, afirma que agraeix. 'El que té de bo Google Apps és el fet que puc configurar un compte principal per a la meva empresa i que el meu correu electrònic, el calendari i el lloc web estan units', diu. 'És clar, hi ha un millor correu electrònic, però ningú no ha esbrinat com lligar-ho tot com Google'.
Dig Deeper: Google Apps al joc
Com utilitzar Google Apps per millorar el vostre negoci: agilitzar la comunicació interna amb Gmail
Quan Gmail va arribar per primera vegada a l'escena, el client de correu electrònic personal va ser elogiat per la seva capacitat d'emmagatzematge aparentment sense fons i les seves funcions de cerca de caixa d'entrada ràpida. Però amb la integració de Google Apps, moltes de les funcions de Gmail funcionen de la mateixa manera per a les empreses. Una vegada més, una de les característiques més beneficioses de Gmail és el factor núvol: atès que no hi ha cap programari pesat de què preocupar-se, Gmail és accessible per als vostres empleats des de qualsevol lloc, sense haver de descarregar contactes ni missatges als dispositius.
'Una de les grans coses de Gmail és que està basat en navegadors', diu Wyrick. 'Ens connectem a través dels nostres telèfons i clients IMAP. És aquesta capacitat de no haver de dir 'aquí teniu la instal·lació d'Outlook'.
Les converses filades de Gmail també ajuden a simplificar els missatges entre companys. Per exemple, si hi ha diverses parts en un correu electrònic o si hi ha diversos correus electrònics amb la mateixa línia d’assumpte, tots aquests missatges s’agrupen junts amb cada correu electrònic nou enviat, quedant perfectament a la part superior del vostre safata d’entrada i eliminar la molèstia d’haver de comprovar els missatges anteriors.
A més, tots els entorns d’oficina haurien de tenir un mètode per enviar missatges ràpids i per minut, i la resposta de Gmail és el xat de Google, que s’inclou directament a la interfície de la safata d’entrada. 'Realment hem reduït la necessitat del nostre sistema de telefonia interna', diu Wyrick sobre l'ús raidiós del missatger. La funció de xat també té un component de videoconferència que pot ser útil quan els col·legues i els empleats necessiten correspondre des de llocs remots.
Tot i que Gmail és un excel·lent client de correu electrònic, Wyrick recomana assignar diversos administradors de comptes per al vostre compte empresarial compartit. 'Un cop us heu inscrit, no voleu tenir tots els ous en una cistella', diu. 'Algun dia haureu de fer alguna cosa quan l'administrador no estigui disponible.'
Aprofundiu més: no pagueu mai més l’allotjament de correu electrònic
Com utilitzar Google Apps per millorar el vostre negoci: sincronització de reunions i esdeveniments mitjançant Google Calendar
Segons el vostre tipus d’empresa, programar cites pot ser un autèntic mal de cap. Uns quants empleats (o només un) solen ser els responsables del seguiment i retransmissió de dates i hores, un mètode que propicia els desplaçaments i les reunions perdudes. Amb Google Calendar, diversos empleats poden publicar esdeveniments en un sol calendari al qual tota l’empresa pot accedir i editar-los en conseqüència. A més, aquests calendaris es poden codificar per colors perquè l’espectador tingui coneixement dels canvis en les cites. Els administradors també poden establir permisos als calendaris, de manera que només alguns empleats poden veure o editar elements.
Greg Cross, fundador de Cross Creative, una empresa de màrqueting digital amb seu a Greenfield, Indiana, diu que recentment va animar un dels seus principals clients a adoptar Google Calendar per ajudar a ordenar i protegir les cites. '[Ell] és propietari d'un centre d'assessorament i va venir a mi i em va dir:' Tenim quatre assessors i busquem una manera que els nostres clients puguin programar cites en línia i mantenir-les privades ', diu Cross. 'Podeu configurar-lo perquè no demostri que teniu una sessió d'assessorament amb' John Doe 'sobre la depressió'.
Una altra característica útil de Google Calendar és la possibilitat de crear esdeveniments a través de Gmail. Quan afegiu l'adreça de correu electrònic d'un empleat a un esdeveniment del calendari, se li envia una invitació per confirmar la seva assistència. Després de confirmar-ho, cada empleat pot veure i afegir notes a l'esdeveniment.
Dig Deeper: Tech Talk: l'agència publicitària migra a l'aplicació web
Com utilitzar Google Apps per millorar el vostre negoci: millora de la col·laboració i la gestió de projectes amb Google Docs
Google Docs és una aplicació que permet a diversos usuaris crear i editar documents, presentacions i fulls de càlcul, tot al web. Normalment, els companys de feina comparteixen documents enviant fitxers adjunts per correu electrònic, cosa que sovint resulta en versions de fitxers incorrectes i còpies disperses i fora de lloc. Amb Google Docs, el fitxer s’edita al núvol, on les revisions es guarden i recuperen automàticament.
Com la majoria de la resta de Google Apps, els administradors poden definir permisos a Google Docs de manera que només alguns treballadors puguin veure i compartir fitxers. Una altra característica convenient és la possibilitat d’exportar els documents a diferents tipus d’extensions de fitxers, cosa que pot ser útil en aquells moments en què un client o client necessita un fitxer PDF el més aviat possible.
'Faig servir Google Docs internament', diu Cross. 'Tinc un dissenyador gràfic que treballa només a temps parcial, de manera que hi publico estimacions i propostes de clients'. L’ús de Google Docs per editar altres fitxers habituals, com ara itineraris, butlletins de notícies i articles, pot ajudar a resoldre problemes comuns que sorgeixen entre els empleats quan col·laboren en projectes.
Tan útil com ha estat Google Docs per a molts propietaris d’empreses, Wyrick of Raidious diu que una cosa a tenir en compte és el fet que la gent del vostre personal tingui diferents graus de coneixements informàtics. Per tant, si i quan implementeu Google Docs per crear i editar els fitxers més importants, diu Wyrick, pot ser útil designar un defensor del projecte que entengui l'aplicació.
'Pot ser que hi hagi usuaris que estiguin menys entusiasmats amb els canvis', diu Wyrick. També aconsella als nouvinguts que freqüentin la guia d’ajuda al lloc de Google Apps.
Dig Deeper: 10 consells per arrencar la vostra tecnologia
Com utilitzar Google Apps per millorar el vostre negoci: compartir coneixement de l'empresa amb Google Sites
Google Sites és una eina bàsica de creació de llocs que les empreses poden utilitzar per crear un centre d'informació intranet privat per a empleats, o fins i tot un domini públic que serveixi de cara al vostre negoci. Google Sites us permet importar informació d’altres aplicacions, com ara el calendari de cites o els formularis de client estàndard, i publicar-la al vostre lloc perquè els empleats o els clients hi puguin accedir fàcilment.
'Google Sites és com un sistema wiki', diu Hayes, que utilitza l'aplicació perquè ell i el seu soci comercial a Dinamarca puguin fer un seguiment dels projectes, idees i contractistes de les empreses. 'Tinc seccions configurades per a les idees dels competidors que volem millorar i fins i tot problemes que volem solucionar dins del nostre negoci'.
Només podeu designar determinats empleats perquè tinguin funcions administratives, és a dir, editar i publicar informació del lloc, o concedir accés a tot l'equip (especialment si esteu treballant amb un personal ben unit).
Dig Deeper: les deu millors aplicacions i serveis gratuïts per a empreses
Com utilitzar Google Apps per dirigir el vostre negoci: trobar recursos addicionals a Google Apps Marketplace
Si les aplicacions realitzades exclusivament per Google no compleixen totes les vostres necessitats, no oblideu consultar Google Apps Marketplace, on podeu trobar moltes aplicacions de tercers (algunes de forma gratuïta), que ofereixen diverses funcions i integrar-se amb la resta d'aplicacions estàndard. Intuit Online Payroll, per exemple, us permet pagar als empleats directament des de Google Calendar i proporcionar-los accés en línia a les llistes de pagament. Zoho CRM és una eina de gestió de relacions amb els clients que ajuda a millorar la interacció del client de diverses maneres, com ara el seguiment i l’ordenació de les converses de correu electrònic.
Per augmentar les capacitats de Google Calendar, Greg Cross of Cross Creative utilitza Tungle.me, una aplicació que permet als membres publicar horaris públics, acceptar sol·licituds de cita i reduir les reserves dobles. 'Realment ajuda a incorporar el meu flux de treball', diu Cross. 'Quan la persona confirma la cita, entra al meu calendari de [Google] i se m'avisa al telèfon. Així, entre la col·laboració d’aquestes dues funcions, em funciona molt bé.
Segons Cross, Google Apps per a empreses s’està convertint ràpidament en una necessitat i menys en un producte ordenat per provar. Diuen que la interoperabilitat de les aplicacions, juntament amb l’accessibilitat al núvol, proporcionen a moltes persones l’oportunitat d’aprofitar la tecnologia d’oficina de manera eficient per primera vegada. 'Serà interessant veure com altres empreses de programari sobreviuen en el futur, perquè les aplicacions basades en web són alguna cosa més que una moda', diu Cross. 'No és l '' onada del futur ', és ara mateix'.
Dig Deeper: 5 fantàstics paquets de programari per a Bootstrappers
