A part dels plans de negoci, els resums executius són probablement els documents més importants de tots els negocis. Val a dir que gairebé totes les grans decisions de qualsevol empresa de qualsevol mida comportaven un resum executiu durant el procés de presa de decisions.
Malauradament, molta gent creu erròniament que un resum executiu és un resum del document, com ara un 'Cliff Notes'. Uh, no.
L’objectiu d’un resum executiu és recomanar una decisió i no proporcionar informació. El document més llarg proporciona una prova detallada d’aquesta recomanació.
Basat lliurement en converses que he mantingut amb el gurú de les propostes Tom Sant , a continuació s'explica com escriure un resum executiu que convenci un executiu (o equip executiu) a prendre una decisió:
1. Descriviu un problema, una necessitat o un objectiu.
Sota les paraules 'RESUM EXECUTIU' expliqueu en una o dues frases (com a màxim) per què cal una decisió. Sigueu específics i incloeu mesures quantificables, si és possible.
Mal:
Aquest document descriu detalladament la solució XYZ. Aquí teniu un resum del seu contingut ...
Dret:
Estem experimentant un dèficit de 10 milions de dòlars en ingressos anuals a causa de les interrupcions de la xarxa de telecomunicacions.
2. Descriviu el resultat desitjat.
En una o dues frases (com a màxim) descriviu què serà diferent si es resol el problema, es compleix la necessitat o s’aconsegueix l’objectiu. No proporcioneu cap detall de la solució.
Mal:
Al capítol 1, descrivim els múltiples condensadors de flux analògic que compleixen les normes ...
Dret:
Segons les nostres estimacions (vegeu la secció 1), reduir o eliminar aquestes interrupcions augmentarà la nostra rendibilitat fins a un 20%.
3. Descriviu la vostra solució proposada.
Sota la paraula 'PROPOSTA', descriviu en una sèrie de paràgrafs breus l'element de la vostra solució al problema (com al pas 1) que crearà el resultat desitjat (com al pas 2).
A cada paràgraf, consulteu les seccions del document més gran on es descriu detalladament aquesta part de la vostra solució. Feu que cada paràgraf sigui nítid i llegible. Eviteu l'argot, el biz-blab i les abstraccions innecessàries. Si és possible, organitzeu els paràgrafs en un pla pas a pas.
Mal:
L’aprofitament de la nostra infraestructura existent capitalitzarà les inversions tecnològiques passades i optimitzarà els requisits de reciclatge. La fiabilitat millorada farà que la productivitat de la nostra missió crítica exploti, creant així un avantatge competitiu monetitzat.
Dret:
Per solucionar el problema anterior, proposem el següent:
1. Comprar i instal·lar un sistema pilot. Això ens permetrà provar el nou programari sense posar en perill les nostres operacions quotidianes. Els requisits d’aquest sistema pilot es descriuen a la secció 4.
[més passos]
4. Expliqueu com superareu els riscos.
Totes les decisions empresarials que no són obvies impliquen algun nivell de risc. Per tant, a l’epígraf “RISCOS” descriviu breument aquests riscos i com es proposa superar-los (o per què realment no són un risc).
Una vegada més, mantingueu aquests paràgrafs ajustats. Utilitzeu un llenguatge senzill. Igual que amb el pas anterior, lligueu cada paràgraf a la secció corresponent del document més llarg.
Mal:
La solució proposada és agnòstica del proveïdor i s’integra en múltiples arquitectures de sistemes mitjançant l’ús d’escriptures personalitzats preparats per a l’execució ...
Dret:
Per convertir tot el departament d’atenció al client, haurem de tornar a formar el nostre personal de servei, cosa que podria reduir el temps de resposta del departament. Tot i això, tenim previst reduir aquesta possibilitat escrivint un manual de formació personalitzat.
5. Demaneu la decisió que voleu prendre.
Sota el títol 'RECOMANACIÓ' descriviu amb el menor nombre possible de paraules, la decisió que voleu que prenguin els executius. Sigues específic.
Si la decisió implica diners, inclogui l’import. Si hi ha motius perquè la decisió s'hagi de prendre en un temps determinat, mostreu-la.
Mal:
La nostra preocupació contínua per les interrupcions del sistema telefònic continua afectant la nostra empresa i, per tant, s’hauria d’abordar de manera ràpida.
Dret:
Per completar aquest projecte a finals de l'any fiscal actual sense interrompre les nostres operacions actuals, necessitem que aproveu un augment de 2 milions de dòlars en el pressupost de TI del proper trimestre.
Exemples de resums executius
A continuació es mostren els dos resums executius descrits anteriorment tal com apareixerien realment. Per no pensar que el primer exemple és artificialment opac, us asseguro que personalment ho he vist pitjor. Molt pitjor.
Mal:
RESUM EXECUTIU
Aquest document descriu detalladament la solució XYZ. Aquí teniu un resum del seu contingut:
Al capítol 1, descrivim els múltiples condensadors de flux analògic que compleixen les normes ...
[més resums de capítols]
L’aprofitament de la nostra infraestructura existent capitalitzarà les inversions tecnològiques passades i optimitzarà els requisits de reciclatge. La fiabilitat millorada farà que la productivitat de la nostra missió crítica exploti, creant així un avantatge competitiu monetitzat. La solució proposada és el proveïdor agnòstic i s’integra en múltiples arquitectures de sistemes mitjançant l’ús d’escriptures personalitzats i preparats per a l’execució.
La nostra preocupació contínua per les interrupcions del sistema telefònic continua afectant la nostra empresa i, per tant, s’hauria d’abordar de manera ràpida.
Dret:
RESUM EXECUTIU
Estem experimentant un dèficit de 10 milions de dòlars en ingressos anuals a causa de les interrupcions de la xarxa de telecomunicacions.
Segons les nostres estimacions (vegeu la secció 1), reduir o eliminar aquestes interrupcions augmentarà la nostra rendibilitat fins a un 20%.
PROPOSTA
Per solucionar el problema anterior, proposem el següent:
- Comprar i instal·lar un sistema pilot. Això ens permetrà provar el nou programari sense posar en perill les nostres operacions quotidianes. Els requisits d’aquest sistema pilot es descriuen a la secció 4.
[més passos]
RISCOS
- Possibilitat de menor temps de resposta . A la fase 3 del pla anterior, haurem de tornar a formar el personal de servei, cosa que podria reduir temporalment el temps mitjà de resposta del departament. Tot i això, tenim previst reduir aquesta possibilitat escrivint un manual de formació personalitzat.
[més riscos]
RECOMANACIÓ
valor net de lance bass 2017
Per completar aquest projecte a finals de l'any fiscal actual sense interrompre les nostres operacions actuals, necessitem que aproveu un augment de 2 milions de dòlars en el pressupost de TI del proper trimestre.
De debò, quin d'aquests dos resums executius creieu que probablement conduirà a la millor decisió?
