Un empleat d’oficina va ser acomiadat després d'ella l'empresària va descobrir el seu bloc sexual . Una cambrera va ser acomiadada per ventilar-se sobre un client a Facebook. Una dona va perdre una oferta de treball a Cisco per alguna cosa que va dir a Twitter. Aquests incidents il·lustren per què pot ser aconsellable crear una política de xarxes socials per als vostres empleats.
'Diria que és absolutament crucial que qualsevol empresa de mida petita amb empleats tingui una política de xarxes socials', va dir Vivienne Storey, directora general de BlandsLaw , un despatx d’advocats boutique situat fora de Sydney, Austràlia, especialitzat en dret laboral. Storey també escriu per al bloc de la firma sobre qüestions de política de xarxes socials. 'Si no ho feu, com gestioneu i controleu el que es diu sobre l'empresa i com s'utilitzen les xarxes socials?'
Una política de xarxes socials descriu per als empleats les directrius o principis corporatius de la comunicació al món en línia. Necessiteu una política explícita de xarxes socials? Esbossarem els passos per prendre aquesta decisió, així com què cal incloure i com implementar la nova política.
Redacció d’una política de xarxes socials: decidir quan es crea una política de xarxes socials
Una política de xarxes socials pot ser la primera línia de defensa d'una empresa per mitigar el risc tant per a l'empresari com per als empleats. És possible que ja tingueu un acord de confidencialitat, però és possible que no sigui suficient. Afegir algunes línies al manual dels empleats per aclarir que l’acord de confidencialitat cobreix les interaccions dels empleats a les xarxes socials pot ser suficient. Però s’aconsella crear una política de xarxes socials separada per tenir un fitxer específic i accessible als empleats i que siguin conscients de l’existència de les polítiques.
Jason Falls, estrateg de xarxes socials de Social Media Explorer LLC a Louisville, Kentucky, pensa que les empreses haurien de tenir diverses polítiques de xarxes socials. 'Part del problema és que política de xarxes socials és un nom erroni ', diu Falls. 'És més que dir als empleats què poden i què no poden fer als ordinadors de l'empresa'.
A continuació, es mostra una llista d'algunes polítiques de xarxes socials que Falls suggereix que les empreses haurien de plantejar-se crear:
• Codi de conducta dels empleats per a comunicacions en línia
• Codi de conducta dels empleats per a la representació de l'empresa en comunicacions en línia
• Política de divulgació de blocs dels empleats
• Política d’ús de Facebook per a empleats
• Política de bloc personal dels empleats
• Política de xarxes socials personals dels empleats
• Política personal de Twitter dels empleats
• Política de LinkedIn per a empleats
• Política de blocs corporatius
• Política d’ús de blocs corporatius
• Procés d’aprovació de publicacions de blocs corporatius
• Política de comentaris de blocs corporatius
• Política d’ús corporativa de la pàgina de marques de Facebook
• Política de missatges i comentaris públics de Facebook corporatiu
• Política corporativa del compte de Twitter
• Política corporativa de YouTube
• Política de comentaris públics de YouTube corporativa
• Política de contrasenya de l’empresa
'Tot i que pot semblar frívol expressar les polítiques de totes les xarxes socials, no és exactament el cas', diu Falls. 'Les diferents xarxes tenen implicacions diferents per a les diferents empreses'.
Hi ha dos enfocaments per crear una política de xarxes socials. Podeu escriure una política completa de xarxes socials que s’adreça a tots els mitjans socials disponibles actualment. O podeu escriure polítiques segons les necessiteu. Per exemple, si la vostra empresa no té presència a les xarxes socials a YouTube, és possible que no hagueu de tractar l'ús de vídeos i YouTube. Però a mesura que el vostre negoci s’amplia, afegireu una política de YouTube més endavant.
'Diria que hi ha dues grans raons per tenir un conjunt de directrius de xarxes socials per a totes les empreses: gestió de crisi o oportunitat de marca', diu Mario Sundar, evangelista de la comunitat de LinkedIn. 'Les xarxes socials poden ser una gran oportunitat per als vostres empleats per ajudar a construir la marca de la vostra empresa, però no oblidem que també existeix un risc enorme per als empleats individuals de danyar la marca de la companyia sense voler-ho i definint un conjunt de directrius ajudeu a mitigar aquest risc . '
Dig Deeper: necessiteu una política de xarxes socials?
Redacció d’una política de xarxes socials: què heu d’incloure
Les xarxes socials consisteixen en compartir i col·laborar. Per aquest motiu, Sundar creu que la millor manera de crear una política és trobar allò que ell anomena els 'evangelistes de les xarxes socials' des de la vostra empresa. 'Incorporeu als vostres empleats de xarxes socials més actius per col·laborar i ajudar-vos a elaborar les vostres directrius sobre xarxes socials.' La inclusió dels empleats en el procés crea defensors interns de la política. La política hauria de tractar més sobre el que els empleats llauna fer i pràctiques recomanades per a l'ús de les xarxes socials enfront de totes les coses que els empleats fan no pot o bé no hauria fer a les xarxes socials.
kidada jones i jeffrey nash
En elaborar una política, assegureu-vos de:
1. Recordeu als empleats que es familiaritzin amb el contracte laboral i les polítiques incloses al manual dels empleats.
2. Indiqueu que la política s'aplica a llocs web, blocs i wikis multimèdia, xarxes socials per a ús professional i personal.
3. Les publicacions a Internet no han de revelar cap informació que sigui confidencial o propietària a l'empresa o a tercers que hagin divulgat informació a l'empresa.
4. Si un empleat fa comentaris sobre algun aspecte del negoci de l'empresa, s'ha d'identificar clarament com a empleat i incloure una exempció de responsabilitat.
5. L'exempció de responsabilitat hauria de ser semblant a 'les opinions expressades només són meves i no reflecteixen necessàriament les opinions de (nom de la vostra empresa)'.
6. Les publicacions a Internet no haurien d'incloure logotips ni marques comercials a menys que es demani i es concedeixi permís.
7. Les publicacions a Internet han de respectar els drets d’autor, la privadesa, l’ús raonable, la divulgació financera i altres lleis aplicables.
8. Els empleats no han de reclamar ni donar a entendre que parlen en nom de l'empresa.
9. Els blocs corporatius, pàgines de Facebook, comptes de Twitter, etc., podrien necessitar aprovació quan l’empleat publica publicacions sobre l’empresa i la indústria.
10. Que l’empresa es reserva el dret de sol·licitar que s’evitin determinats temes, retirin determinades publicacions i eliminin comentaris inadequats.
En crear una política de xarxes socials, no haureu de reinventar la roda. Diverses empreses incloses Cisco , IBM , Intel , Microsoft , i Razorfish han desenvolupat polítiques de xarxes socials clares però completes. Si busqueu alguns bons exemples de directrius de xarxes socials de diverses empreses, Web de governança de xarxes socials té una base de dades en línia de més de 100 polítiques de xarxes socials.
Falls recomana el Joc d'eines de polítiques de xarxes socials ofert per Toolkit Café per 149 dòlars. El conjunt d’eines inclou plantilles per a diferents tipus de polítiques de xarxes socials. Storey diu: 'Hi ha molts llocs web des dels quals podeu copiar les polítiques de xarxes socials, però també diria que involucreu un advocat i assegureu-vos que la vostra política s'adapti a la vostra empresa.
(Nota: Tot i que aquesta guia està formada per elements que els experts que hem entrevistat afirmen que és segur incloure, no s’ha d’interpretar com un consell legal.)
Dig Deeper: el kit d'eines per a xarxes socials del propietari de l'empresa
Redacció d’una política de xarxes socials: ús professional i foment de l’ús personal de les xarxes socials
Una política corporativa de mitjans socials permet als empleats saber què han de saber per comunicar el missatge de l'empresa de manera eficaç i què han de fer i què no.
'El vostre personal, clients i corporacions ja són a les xarxes socials i probablement parlaran de la vostra empresa', afirma Katrina Collier, fundadora i directora de Winning Impression LTD , una empresa amb seu a Londres que ajuda empreses amb contractació social. 'Unes directrius clares asseguraran que la marca de la vostra empresa sigui millorada i que la vostra reputació no es pugui veure afectada per cap comentari erroni'
És beneficiós per als empleats tenir la seva aportació a les xarxes socials de les empreses. És possible que tinguin una bona idea i opinions per compartir amb els clients. Els empleats són un recurs increïble i us poden ajudar a promocionar el vostre negoci a les xarxes socials.
Dig Deeper: 12 consells per augmentar la vostra presència a les xarxes socials
Redacció d’una política de xarxes socials: com implementar la política
La lliçó que cal aprendre dels exemples d’acomiadaments dels empleats i de com algunes empreses han optat per dirigir-se a les xarxes socials és deixar la política el més clara possible.
Els millors formats per a aquesta política són enunciar-los primer i seguir-los amb una distribució amb pics dels punts clau. La política de Microsoft inclou una secció de preguntes més freqüents que aclareix encara més la política dels empleats. Catherine Allen, vicepresidenta de Comunicació SHIFT una agència de relacions públiques amb oficines a Boston, San Francisco i Nova York, va suggerir oferir directrius o bones pràctiques. L’empresa d’Allen va crear un esborrany de recomanacions de xarxes socials que les empreses puguin modificar per adaptar-se a les seves necessitats. 'La nostra empresa va crear això basant-se en hores d'investigació sobre les directrius d'altres empreses, per ajudar a racionalitzar el procés dels nostres clients'.
Un cop finalitzada la política de xarxes socials, és important informar els vostres empleats que hi ha hagut un canvi en l’acord sobre empleats que cada empleat va signar quan van ser contractats. S'ha d'enviar un correu electrònic o una nota a tots els empleats, inclosa una còpia de la nova política o un enllaç on puguin fer referència a la política. Educar els vostres empleats sobre la política de xarxes socials us ajudarà a frenar els contratemps.
Dig Deeper: Més informació sobre recursos humans
Redacció d’una política de xarxes socials: recursos addicionals
