Males reunions: totes les hem viscut. Ja sigui una planificació deficient, massa conversa o manca de preparació, les males reunions perden temps i diners preciosos.
Però és possible que el fundador i CEO d’Amazon, Jeff Bezos, hagi trencat el codi per fer més productives les reunions. Mitjançant la seva carta anual als accionistes, així com a entrevista recent, Bezos va donar una mica de coneixement de què és el Amazon sembla la cultura de la reunió.
Tot es redueix a seguir tres regles senzilles.
Dos equips de pizza.
'Intentem crear equips que no siguin més grans que els que puguin alimentar-se amb dues pizzes', va dir Bezos. 'Ho anomenem regla de l'equip de dues pizzes'.
Si alguna vegada heu estat en una reunió amb massa gent, podeu entendre la saviesa que hi ha. Com més gran és l’equip, major nombre d’opinions i més difícil és arribar a conclusions i prendre decisions. I si a algunes d’aquestes moltes persones els agrada escoltar el so de la seva pròpia veu, les vostres reunions probablement seran un ximple.
Però amb la regla de l’equip de dues pizzes, s’obté l’equilibri d’obtenir punts de vista i idees diversos, tot mantenint àgil i manejable.
Sense PowerPoint.
'No s'utilitzen PowerPoint a Amazon', declara orgullós Bezos. 'Algú per a la reunió ha preparat una nota de sis pàgines ... estructurada narrativament. Té frases reals, frases temàtiques, verbs i substantius, no són només punts.
En la seva recent carta als accionistes, Bezos detalla el treball que es fa en aquestes memòries, que segons ell pot trigar fins a una setmana o més a escriure i perfeccionar:
'Les grans memòries s'escriuen i es reescriuen, es comparteixen amb col·legues als quals se'ls demana que millorin la feina, es reservin durant un parell de dies i després es tornin a editar amb una nova ment. Simplement no es poden fer en un o dos dies ”.
Com el meu la companya Carmine Gallo va assenyalar recentment: memòries com aquestes són una idea fantàstica perquè els nostres cervells processen una bona narració molt millor que les dades difícils. Aquestes notes narratives donen als autors la possibilitat de comunicar plenament els pensaments que hi ha darrere de les seves idees i ofereixen als participants de la reunió la possibilitat de comprendre millor els conceptes complets.
Per descomptat, res d’això no significa res si els participants de la reunió no es preparen, cosa que fa que la tercera norma sigui la millor de totes.
Comenceu amb el silenci.
'Vam llegir aquestes notes en silenci durant la reunió', diu Bezos. 'És com una sala d'estudis. Tothom s’asseu al voltant de la taula i llegim en silenci, durant aproximadament mitja hora, per molt que trigem a llegir el document. I després ho discutim '.
Us podeu imaginar per què és tan beneficiós. Quantes vegades heu arribat a una reunió important on, malgrat les vostres millors intencions, simplement no esteu tan preparats com voldríeu estar?
'Igual que els nens de secundària, els executius obriran pas a la reunió, com si haguessin llegit la nota', diu Bezos. Perquè estem ocupats. I, per tant, heu d’esbrinar el temps perquè la nota es llegeixi, i per això serveix la primera mitja hora de la reunió. I després tothom ha llegit la nota, no només pretenen haver llegit la nota '.
Bezos té prèviament en va exalçar l’ús mètode perquè assegura una atenció indivisa per part de tothom. A més, ajuda a preparar millor els qui dirigeixen aquest tipus de debats, a causa de l’habilitat i el pensament centrat necessaris per reunir aquestes notes en primer lloc. 'Les frases completes són més difícils d'escriure', explica el famós fundador. 'No hi ha manera d'escriure una nota estructurada de sis pàgines i no tenir un pensament clar'.
Posant-ho en pràctica.
He utilitzat aquest mètode a les meves pròpies reunions i puc donar fe de la seva eficàcia. Com a moderador de la reunió, podeu estar segur que tothom comença amb una base sòlida i que tots estan a la mateixa pàgina. (No ho he pogut resistir.)
Però, sobretot, doneu a la vostra gent el que necessiten per fer el millor treball possible:
Temps.
Quants anys té Robbie Montgomery
Temps de comprensió. Temps per a una reflexió estesa. Temps per al pensament centrat.
Tot plegat condueix a descobriments més profunds.
Recordeu, doncs:
Equips de dues pizzes. Sense PowerPoint. Comenceu amb el silenci.
Seguiu aquestes tres senzilles regles i transformeu les vostres reunions d'una pèrdua de temps en una font d'idees brillants.
