El concepte de 'període de control', també conegut com a relació de gestió, fa referència al nombre de subordinats controlats directament per un superior. Per als propietaris de petites empreses és un concepte particularment important entendre’l perquè les petites empreses sovint tenen problemes quan el fundador té un control massa ampli. L’abast del control és un tema que s’ensenya a les escoles de gestió i que s’utilitza àmpliament en grans organitzacions com els militars, les agències governamentals i les institucions educatives. 'Tot i això, pocs empresaris coneixen el terme o estan disposats a admetre qualsevol límit al nombre de persones que supervisen directament', explicava Mark Hendricks en un article per a Empresari revista. Quan el control d'un propietari de petites empreses es fa massa gran, pot limitar el creixement de la seva empresa. Fins i tot els millors gestors solen perdre la seva eficàcia quan dediquen tot el temps a gestionar persones i els seus problemes i no poden centrar-se en plans a llarg termini i en posicionaments competitius per al conjunt del negoci.
El concepte de control de distància va ser desenvolupat al Regne Unit el 1922 per Sir Ian Hamilton. Va sorgir de la suposició que els administradors tenen una quantitat finita de temps, energia i atenció per dedicar als seus llocs de treball. En estudis de líders militars britànics, Hamilton va trobar que no podien controlar efectivament més de tres a sis persones directament. Aquestes xifres han estat generalment acceptades com la 'regla general' per a un període de control des de llavors. Més d’una dècada després, A.V. Graicumas va il·lustrar matemàticament el concepte d’extensió de control. La seva investigació va demostrar que el nombre d’interaccions entre els directius i els seus subordinats —i, per tant, la quantitat de temps que els administradors dedicaven a la supervisió— augmentaven geomètricament a mesura que l’espai de control dels directius es feia més gran.
quant fa Pete Carroll
És important tenir en compte que tots els gestors experimenten una disminució de l’eficàcia ja que el seu període de control supera el nivell òptim. En altres paraules, les limitacions implicades per l’extensió del control no són mancances de determinats gestors individuals, sinó més aviat dels directius en general. A més, és important entendre que l’àmbit de control es refereix només als informes directes, en lloc de tota una jerarquia corporativa. Tot i que un CEO pot controlar tècnicament centenars d'empleats, el seu abast de control només inclouria els caps de departament o els gestors funcionals que informessin directament del CEO. 'Quan se li donen prou nivells de jerarquia, qualsevol administrador pot controlar qualsevol nombre de persones, encara que indirectament', va assenyalar Hendricks. 'Però quan es tracta d'informes directes, la teoria [del control] suggereix que els empresaris han de respectar els límits innats dels directius'.
Els empresaris i els propietaris de petites empreses són particularment susceptibles a ampliar excessivament el seu període de control. Al cap i a la fi, moltes d’aquestes persones han iniciat un negoci des del principi i recelen de perdre el control sobre les seves operacions. Per tant, opten per gestionar molta gent directament, en lloc de delegar tasques a administradors intermedis, en un esforç per continuar involucrats en decisions clau a mesura que creix el negoci. Però aquesta estratègia pot retrocedir, tal com va explicar Hendricks: 'Estendre el control més enllà dels límits recomanats genera una moral deficient, dificulta la presa de decisions efectiva i pot provocar la pèrdua de l'agilitat i la flexibilitat que donen avantatge a moltes empreses emprenedores'.
ORGANITZAR-SE PER OPTIMITZAR LA VÀRMULA DE CONTROL DELS DIRECTORS
Una de les tasques més importants en l’estructuració de les organitzacions és establir un control òptim per als directius. Trobar l'abast òptim implica equilibrar els avantatges i desavantatges relatius de mantenir la responsabilitat de les decisions i delegar-les. En general, els estudis han demostrat que, com més gran sigui l’organització, menys persones haurien d’informar a la persona de primera categoria. Els gestors també haurien de tenir menys informes directes si aquests subordinats interactuen freqüentment. En aquesta situació, el supervisor acaba gestionant tant la seva relació amb els subordinats com les relacions entre ells.
Alguns altres factors que afecten l’àmbit òptim de control inclouen si els treballadors realitzen tasques de naturalesa rutinària (que poden permetre un període de control més ampli) o de gran varietat i complexitat (que poden requerir un període de control més estret) i si el negoci en general la situació és estable (que indicaria un abast més ampli) o dinàmica (que requeriria un abast més estret). Altres situacions en què pot ser possible un control més ampli inclouen quan el gerent delega de manera efectiva; quan hi ha assistents del personal per examinar les interaccions entre el gerent i els subordinats; quan els subordinats són competents, ben entrenats i poden treballar de manera independent; i quan els objectius dels subordinats estan ben alineats amb els d'altres treballadors i l'organització.
Hi ha avantatges i desavantatges en diferents períodes de control. Un control estret tendeix a oferir als directius un control estret sobre les operacions i a facilitar la comunicació ràpida entre directius i empleats. D'altra banda, un control estret també pot crear una situació en què els directius estiguin massa involucrats en el treball dels seus subordinats, cosa que pot reduir la innovació i la moral entre els empleats. Un ampli ventall de control obliga els gestors a desenvolupar objectius i polítiques clares, delegar tasques amb eficàcia i seleccionar i formar amb cura els empleats. Com que els empleats reben menys supervisió, solen assumir més responsabilitat i tenen una moral més elevada amb un ampli control. D’altra banda, els directius amb un ampli abast de control poden sobrecarregar-se de feina, tenir problemes per prendre decisions i perdre el control sobre els seus subordinats.
Amb tots aquests factors a tenir en compte, els propietaris de petites empreses poden quedar desbordats amb la tasca de trobar el control òptim. Però Hendricks va afirmar que avaluar la situació i prendre una decisió no hauria de ser massa difícil. 'La regla general que un executiu ha de supervisar de tres a sis persones es va mantenir directament bastant bé davant els desafiaments dels experts en eficiència, els fanàtics de la formació d'equips, els aficionats a la tecnologia, els impulsors de capacitació, els megalòmans i altres persones decidits a augmentar el període de control acceptat'. Hendricks va escriure. 'Si els càlculs us són excessius, feu un cop d'ull a la quantitat d'hores que esteu treballant. Quan les jornades laborals per a les persones de la part superior són el doble de les que són per a altres, el control està fora de perill.
Per als propietaris de petites empreses que consideren que tenen massa informes directes i que necessiten reduir la seva capacitat de control, la solució pot implicar la contractació de gestors intermedis per assumir una part de les responsabilitats del propietari o la reorganització de l'estructura d'informes de l'empresa. En qualsevol cas, els propietaris de petites empreses han d’equilibrar les seves pròpies capacitats i càrrega de treball amb la necessitat de controlar els costos. Al cap i a la fi, reduir l’àmbit de control de l’empresari pot comportar els costos de pagar salaris addicionals per a les noves contractacions o formar als empleats existents per assumir responsabilitats de supervisió. Malgrat els possibles costos implicats, Hendricks va argumentar que ajustar el període de control al nivell òptim pot conduir a grans millores per a les petites empreses. 'Existeix la possibilitat real que prestar atenció al control del control pugui introduir el vostre negoci en una nova era de creixement ràpid, sostingut i rendible', va dir als empresaris. 'Fins i tot podríeu trobar el funcionament del vostre negoci més fàcil i divertit'.
BIBLIOGRAFIA
Harrison, Simon. 'Hi ha un bon abast de control?' Business Review . Febrer de 2004.
Hendricks, Mark. 'Control de l'abast'. Empresari . Gener de 2001.
Visser, Bauke. 'Estructura i rendiment de la comunicació organitzativa'. Revista de Comportament i Organització Econòmica . Juny de 2000.
