Manuals per a empleats , els manuals de polítiques i procediments, els manuals dels empleats - com vulgueu anomenar-los - sovint es consideren un mal necessari tant pels empleats com pels empresaris. Normalment generen consternació per part dels empleats, sobretot si no són clars, ben escrits i específics per al negoci i si se centren principalment en la negativitat, és a dir, en la llista, només què no fer. Mentrestant, els empresaris solen mirar aquests manuals en termes de com cobrir els seus ... actius ... en cas de possibles demandes.
Hi ha, però, una millor manera.
Els experts diuen que les petites i mitjanes empreses poden elaborar manuals per als empleats que les protegeixin de litigis i posin a gust els membres del personal explicant en termes positius les polítiques de la companyia. Per tenir un manual de polítiques eficaç, l’empresari s’ha de prendre el temps necessari per identificar allò que és important per a l’empresa, tant per mantenir informats i feliços els empleats, com per assolir els objectius comercials de l’empresa. 'Pot servir de llibre de joc i explicar les regles del joc per als empleats sobre el que s'espera d'ells', diu Nancy Cooper, presidenta del grup laboral i laboral de Garvey Schubert Barer , un despatx d’advocats amb seu a Portland, Oregon.
'El valor és que els empleats poden entendre què s'espera d'ells i què poden esperar de l'empresa', afegeix Paul Rowson, director general de El món a la feina , una associació mundial de recursos humans que se centra en la compensació, els beneficis, la vida laboral i els beneficis totals integrats. 'Això inclou com s'arriba a les decisions salarials, com es classifiquen en funció del seu rendiment, com tracta l'empresa de baixes mèdiques i altres beneficis, com veu l'empresa els programes de la vida laboral i com es tractaran en una disputa'. Tenir tots aquests problemes explicats en un manual pot alliberar un empleat per fer el millor de la seva feina, afegeix, sense preocupar-se que un empresari els tracti injustament.
Però el diable està en els detalls, com es diu. L’èxit d’un manual dels empleats depèn del que inclogueu i de com redacteu les polítiques. La primera regla per escriure un llibre de joc guanyador és que s’ha d’escriure d’una manera clara i entenedora i que reflecteixi la cultura de l’empresa. Per llei, cal incloure determinades polítiques al manual. Això vol dir que us heu de dedicar el temps a conèixer els requisits locals i estatals, així com els requisits federals, diu Cooper. Altres polítiques haurien d’estar incloses al manual per protegir l’empresari. 'No importa la raó que hi ha darrere de les polítiques, totes s'han d'aplicar de manera coherent', afegeix.
Nota de l'editor: busqueu externalització de recursos humans per a la vostra empresa? Si voleu informació que us ajudi a triar la que més us convingui, utilitzeu el qüestionari següent perquè el nostre soci, BuyerZone, us proporcioni informació de forma gratuïta:
A la guia següent es descriurà què heu d’incloure per llei, clàusules que segons els experts legals haurien d’incloure tots els manuals dels empleats i, a continuació, altres disposicions opcionals que és possible que vulgueu incloure en un manual dels empleats perquè funcioni per a vosaltres i els vostres empleats.
Què cal incloure en un manual per a empleats: disposicions del manual requerides per la llei
Abans d’escriure un manual dels empleats, els líders empresarials han d’entendre què han d’incloure per llei. Això també pot determinar com decidiu configurar el manual dels empleats.
El primer pas és familiaritzar-se amb les lleis laborals federals, estatals i locals que heu de complir, fins i tot s’està obligat a publicar-les al manual dels empleats de l’empresa. El Departament de Treball dels Estats Units explica a la seva pàgina web a la informació dels empresaris sobre les lleis federals que afecten els problemes laborals www.dol.gov . Si la vostra empresa opera en més d’un estat, és possible que tingueu motius legals per escriure manuals diferents per als empleats de cada estat. 'Cada estat té lleis laborals úniques', diu Cooper. 'Moltes de les lleis a nivell estatal diuen que cal tenir-les al manual'.
quina alçada fa Regina King
Altres problemes també poden afectar la manera com abordeu el manual dels empleats. Per exemple, si teniu diferents unitats de negoci, com ara una planta de fabricació i una altra de vendes i investigació, és possible que vulgueu que el manual bàsic sigui el mateix per a cada grup d'empleats, però és possible que vulgueu incloure polítiques específiques per a unitats de negoci específiques , per exemple, si una unitat de negoci té un sindicat o empleats remunerats per hora, diu Cooper.
Després de determinar com abordareu el manual dels empleats, heu de determinar quines polítiques heu d'incloure per llei. Algunes empreses ofereixen programari o plantilles que poden ser un bon començament per avançar-vos en el procés. Però les polítiques poden variar d’un estat a un altre. Si no esteu segur de quines polítiques requereixen la llei, consulteu les organitzacions de recursos humans o el vostre advocat laboral. Molts departaments de treball de l'Estat també tenen llistats als seus llocs web per als empresaris sobre les lleis que han de complir quan fan negocis a l'estat i poden ser útils per determinar què incloure en un manual dels empleats.
Les polítiques que heu d’incloure per la llei en un manual dels empleats poden incloure el següent:
- Polítiques de baixes mèdiques familiars . La Llei de permisos mèdics familiars del govern federal exigeix que els empresaris de certa mida hagin de proporcionar als empleats fins a 12 setmanes de permís no remunerat durant qualsevol període de 12 mesos per al naixement o cura d'un fill, per tenir cura d'un membre de la família immediat amb un estat de salut greu , o si l’empleat té un estat de salut greu. Molts estats també tenen les seves pròpies polítiques sobre permisos familiars no remunerats.
- Polítiques d’igualtat laboral i de no discriminació . El Departament de Treball dels Estats Units exigeix que moltes empreses publiquin informació que afirma que l’empresa segueix les lleis de no discriminació i d’igualtat d’oportunitats laborals en la contractació i promoció.
- Polítiques de compensació laboral . Molts estats exigeixen que els empleats siguin informats per escrit de les polítiques de compensació dels treballadors.
Entre altres lleis que poden requerir la inclusió en els manuals dels empleats hi ha les polítiques relatives a l’acomodació de discapacitats, les polítiques d’excedència militar, les polítiques d’allotjament per a lactància materna i les polítiques d’excedència de les víctimes del crim.
Cavar més profund: Com muntar un manual per als empleats
Què cal incloure en un manual dels empleats: clàusules que haurien d’incloure tots els manuals dels empleats
Hi ha algunes clàusules de responsabilitat general que hauria de tenir el manual de tots els empleats.
teri nelson filla de david nelson
- No és un contracte . És important assenyalar que el manual és només això (un manual) i no fa cap promesa sobre la continuació de l’ocupació. Cooper recomana la redacció següent: 'Aquest manual no és un contracte, ni exprés ni implícit, ni garanteix l'ocupació durant cap període de temps específic. Tot i que esperem que la nostra relació laboral sigui a llarg termini, ja sigui la Companyia o vostè pot acabar la relació en qualsevol moment, amb o sense avís previ, amb o sense motius, en la mesura permesa per la llei. '
- El manual supera els documents de polítiques anteriors . El manual ha de deixar clar que és la paraula definitiva sobre les polítiques de l’empresa. Cooper suggereix que utilitzeu el llenguatge següent: 'Aquest manual per a empleats substitueix i substitueix totes les polítiques i procediments anteriors, inclosos, entre d'altres, tots els memorandums o polítiques escrites que s'hagin pogut emetre sobre els temes tractats en aquest manual'.
- Les polítiques del manual poden estar subjectes a canvis . És important deixar una mica de marge perquè els temps canvien, apareixen nous problemes i és possible que hàgiu de fer revisions. Així és com Cooper us suggereix que redacteu aquesta disposició: 'Les polítiques incloses en aquest manual són només directrius i estan subjectes a canvis segons consideri oportú i necessari l'empresa. De tant en tant, podeu rebre avís de polítiques, procediments, avantatges o programes nous o modificats. '
- Pàgina de reconeixement dels empleats . Per protegir el vostre negoci i verificar que els vostres empleats siguin conscients que la vostra empresa compleix aquestes lleis, és important incloure una pàgina de reconeixement que signi i retorni. El reconeixement ha d’indicar que l’empleat entén que és responsabilitat seva llegir i seguir les polítiques. 'Voleu que la pàgina de reconeixement es pugui desprendre del manual', diu Cooper. 'Un cop signat, ha d'entrar al fitxer de personal de l'empleat'.
Cavar més profund: Eines: reconeixement d’un rebut del manual dels empleats
Què cal incloure en un manual per a empleats
Abans d’escriure el manual dels empleats, també haureu de prendre el temps per determinar què és important per a vosaltres com a empresa. T'importa com apareixen els teus empleats quan treballen? Voleu que s'abstinguin de missatges de text mentre estiguin treballant? T'importa si publiquen un blog sobre l'empresa? Si el problema és important per a vosaltres i teniu expectatives sobre el comportament dels empleats, hauríeu d’abordar-lo en una política.
'Els problemes importants poden ser coses com la capacitat de l'empleat per utilitzar telèfons mòbils a la feina o mentre condueix; tractar la forma adequada (o inadequada) de què els empleats parlen de l'empresari a les sales de xat o als blocs després de les hores; o fins i tot la capacitat de l’empresari per abordar problemes creats per la manera com els empleats utilitzen els seus ordinadors, correu electrònic i correu de veu ”, diu Cooper. 'Una de les coses més importants que cal recordar és que el vostre manual ha de reflectir la vostra manera de fer negocis. Si escriviu una política, prepareu-vos per fer-la complir, tant si es tracta d’un límit d’establiment de polítiques com si es tracta d’una política que doni suport als objectius. Cal que el vostre manual sigui un veritable reflex del vostre negoci '.
També heu de decidir quin to voleu que agafi el vostre manual. Molts manuals s’escriuen des de la perspectiva negativa “no haurà”. Alguns dels manuals més eficaços, però, són els escrits des d’una perspectiva positiva. 'Segur que els empleats han de saber quin tipus de comportament causarà problemes, com ara absències excessives, però la política no s'ha d'escriure centrant-se en el càstig', diu Cooper.
Aquí teniu una pauta sobre quines seccions és possible que vulgueu incloure en un manual dels empleats:
1. Història de l’empresa . Tot i que no és necessari, una breu secció sobre la història de la companyia i la seva missió pot ajudar a establir el to per al manual dels empleats. Rowson diu que aquesta secció pot incloure debats sobre una declaració de missió de l'empresa, quina és la seva raó de ser, qui són els seus clients, quina és la seva posició al mercat, etc. 'Podríeu parlar del fundador per conèixer la història de la companyia o cultura ', diu Rowson. 'Podeu afegir una discussió sobre l'equip de lideratge perquè la gent se senti com si sabés per a qui treballa finalment'. Cooper adverteix de no fer cap promesa en aquesta secció, com ara prometre pagar als empleats el dòlar més alt del vostre camp, cosa que pot ser difícil de mantenir si l'empresa cau en moments difícils econòmics.
2. Política de temps de pagament pagat . En aquesta secció s’explica la política de vacances de l’empresa, com ara com es guanya el temps de vacances i com es programa el temps lliure. També s’ha d’explicar quins dies festius compleix l’empresa, inclosos els dies festius que tanca l’empresa i, si l’empresa és un restaurant o un altre negoci que roman obert els dies festius, com es compensarà als empleats per treballar les vacances. És possible que també vulgueu abordar les baixes mèdiques, les baixes mèdiques familiars i altres tipus de baixes, com la baixa militar per cònjuge.
3. Comportament dels empleats . En aquest epígraf, podeu parlar de la política d’assistència, de descansos i períodes de descans i de les expectatives generals de conducta dels empleats. Això pot incloure la declaració d’una política contra la discriminació d’assetjament dels empleats, la prohibició de fumar, una política d’abús de substàncies, la forma en què els empleats poden utilitzar Internet o el correu electrònic i un codi de vestimenta (si en teniu). És possible que vulgueu abordar com han de gestionar la resolució de conflictes els empleats. Feu que aquesta secció sigui molt general. 'No us dediqueu a massa detalls', diu Cooper. 'És natural que vulgui una llista de totes les coses acceptables, però és natural que també oblidarà alguna cosa'.
4. Pagament i promocions . Indiqueu els vostres mètodes de pagament i informeu els empleats si se'ls pagarà cada setmana o cada dues setmanes o el que sigui. Aquí és on indiqueu la vostra política d’hores extres, definiu l’horari laboral i discutiu l’estructura de la nota salarial perquè la gent sàpiga on s’adapta a la jerarquia, diu Rowson. 'L'últim que voleu fer quan contracteu algú és sorprendre'ls quan arribi el seu sou', diu Rowson. 'Voleu fer saber a la gent la freqüència amb què es pagaran i com se'ls pagarà, oferiu un dipòsit directe i quants períodes de pagament hi ha en un any'. També podeu parlar de quins tipus de paquets de compensació oferiu, inclòs si els empleats són elegibles per obtenir bons o opcions d’accions i com funciona el procés d’avaluació del rendiment. Cooper adverteix que, si expliqueu una política d’empresa per avançar, heu de recordar que l’empresa i els seus administradors han de participar en aquesta política. 'Allà és on la majoria de les empreses cometen errors', diu. 'Prometen massa i no segueixen les seves pròpies polítiques'.
5. Avantatges . En aquesta secció, proporcioneu als empleats una visió general dels avantatges que oferiu en termes d’assistència sanitària, odontologia, visió, assegurança de vida, etc., però no discutiu polítiques específiques amb empreses específiques. 'Els vostres beneficis poden canviar amb freqüència, probablement amb més freqüència que el manual', assenyala Cooper. Parleu de qui és elegible, ja sigui només als empleats a temps complet o si s’ofereix als empleats a temps parcial un paquet de beneficis prorratjats, que també tingueu en compte. Enumereu els criteris d’elegibilitat, quan podeu inscriure-us als beneficis i quins són els esdeveniments crítics de la vida durant els quals podeu canviar els beneficis, com ara el matrimoni o el naixement d’un fill.
Després de reunir tota la informació en un manual dels empleats, assegureu-vos de comprovar el document abans de distribuir-lo als empleats. Si és possible, un advocat hauria de participar en la preparació del manual. 'Si un empresari intenta estalviar diners', diu Cooper, 'el mínim que haurien de fer és que un advocat el revisi una vegada que estigui reunit'. Aquesta revisió, afegeix, pot ajudar al vostre negoci a evitar futures demandes relacionades amb un comportament dels empleats que es defineix (o no) al manual dels empleats.
Cavar més profund: Necessiteu una política de xarxes socials?
quants anys té Sharon sobre els joves i els inquiets
Què cal incloure en un manual per a empleats: enllaços recomanats
The Society for Human Resource Management
http://www.shrm.org
SHRM és l’associació més gran del món dedicada a la gestió de recursos humans, que representa més de 250.000 membres en més de 140 països.
El Departament de Treball dels EUA
http://www.dol.gov
Les guies de lleis laborals federals del lloc web del departament de treball us poden ajudar a assegurar-vos que cobriu els conceptes bàsics del manual dels empleats.
Manual de petites empreses
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
El manual de l’Administració de seguretat i salut laboral del Departament de Treball per a petites empreses pot ajudar els empresaris a proporcionar un lloc de treball segur i saludable per als seus empleats.
Manual de models gratuït
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com ofereix un model de manual gratuït. El Full Policy Handbook (100 dòlars) de l’Institut Alexander Hamilton és un CD-ROM amb polítiques editables amb directrius estat per estat. I Policies Now és un programa de luxe (hrtools.com; 199 dòlars) que utilitza un assistent de preguntes i respostes per ajudar-vos a personalitzar un manual
El món a la feina
http://www.worldatwork.org
Aquesta associació mundial de recursos humans se centra en la compensació, els beneficis, la vida laboral i les recompenses totals integrades per ajudar les organitzacions a atraure, motivar i retenir una força de treball amb talent.
Nota de l'editor: busqueu externalització de recursos humans per a la vostra empresa? Si voleu informació que us ajudi a triar la que més us convingui, utilitzeu el qüestionari següent perquè el nostre soci, BuyerZone, us proporcioni informació de forma gratuïta:
Divulgació editorial: Inc. escriu sobre productes i serveis en aquest i altres articles. Aquests articles són independents editorialment; això significa que els editors i periodistes investiguen i escriuen sobre aquests productes sense cap influència de cap departament de màrqueting o vendes. Dit d’una altra manera, ningú no diu als nostres periodistes o editors què han d’escriure ni incloure informació positiva o negativa en particular sobre aquests productes o serveis a l’article. El contingut de l'article està completament a criteri del reporter i de l'editor. Tanmateix, notareu que de vegades incloem enllaços a aquests productes i serveis als articles. Quan els lectors facin clic en aquests enllaços i comprin aquests productes o serveis, Inc pot ser compensat. Aquest model de publicitat basat en el comerç electrònic, com qualsevol altre anunci de les nostres pàgines d’articles, no té cap impacte en la nostra cobertura editorial. Els reporters i editors no afegeixen aquests enllaços ni els gestionaran. Aquest model publicitari, com altres que veieu a Inc, admet el periodisme independent que trobareu en aquest lloc.
