L’empleat mitjà dels EUA gasta aproximadament un quart de la setmana laboral pentinant-se per la centenars de correus electrònics tots enviem i rebem cada dia.
Però, tot i que estem enganxats als nostres botons de resposta, Barbara Pachter, entrenadora de carrera, explica molts professionals encara no sé utilitzar el correu electrònic de manera adequada.
De fet, a causa del gran volum de missatges que llegim i escrivim cada dia, és possible que siguem més propensos a cometre errors vergonyosos, i aquests errors poden tenir greus conseqüències professionals.
Pachter descriu els conceptes bàsics de l’etiqueta moderna del correu electrònic al seu llibre Els fonaments de l’etiqueta empresarial . Vam retirar les regles més essencials que heu de conèixer.
Vivian Giang i Rachel Sugar van contribuir a les versions anteriors d’aquest article.
1. Incloeu un tema clar i directe.
Alguns exemples d’una bona línia d’assumpte inclouen: 'Data de la reunió canviada', 'Pregunta ràpida sobre la vostra presentació' o 'Suggeriments per a la proposta'.
'La gent sol decidir si obrir un correu electrònic en funció de l'assumpte', diu Pachter. 'Trieu-ne un que permeti als lectors saber que esteu tractant les seves preocupacions o problemes comercials.'
2. Utilitzeu una adreça de correu electrònic professional.
Si treballeu per a una empresa, haureu d’utilitzar la vostra adreça de correu electrònic de la vostra empresa. Però si utilitzeu un compte de correu electrònic personal (independentment de si treballeu per compte propi o us agrada fer-lo servir ocasionalment per a correspondències relacionades amb la feina), heu de tenir precaució a l’hora d’escollir aquesta adreça, diu Pachter.
Sempre haureu de tenir una adreça de correu electrònic que us transmeti el vostre nom perquè el destinatari sàpiga exactament qui l’envia. No utilitzeu mai adreces de correu electrònic (potser restes dels vostres dies d’escola primària) que no siguin adequades per utilitzar-les al lloc de treball, com ara ‘babygirl @ ...’ o ‘beerlover @ ...’, per molt que us agradi cervesa freda.
3. Penseu-ho dues vegades abans de prémer 'Respon a tots'.
Ningú vol llegir correus electrònics de 20 persones que no hi tenen res a veure. Ignorar els correus electrònics pot ser difícil, ja que moltes persones reben notificacions de missatges nous al telèfon intel·ligent o distreuen els missatges emergents de les pantalles de l’ordinador. Pachter diu que no feu clic a 'Respon a tots' tret que realment cregueu que tots els usuaris de la llista han de rebre el correu electrònic.
4. Incloeu un bloc de signatures.
Proporcionar el vostre lector amb informació sobre vosaltres, suggereix Pachter. 'Generalment, s'indica el vostre nom complet, títol, nom de l'empresa i la vostra informació de contacte, inclòs un número de telèfon. També podeu afegir una mica de publicitat per a vosaltres mateixos, però no us passeu amb cap dita ni obra d’art.
Utilitzeu el mateix tipus de lletra, mida de tipus i color que la resta del correu electrònic, diu ella.
5. Utilitzeu salutacions professionals.
No utilitzeu expressions col·loquials relaxades com: 'Ei, nois', 'Jo' o 'Hola gent'.
'El caràcter relaxat dels nostres escrits no hauria d'afectar la salutació en un correu electrònic', diu. 'Hey és una salutació molt informal i en general no s'ha d'utilitzar al lloc de treball. I Yo tampoc està bé. Utilitzeu Hola o Hola al seu lloc. '
També aconsella no escurçar el nom de ningú. Digueu: 'Hola Michael', tret que estiguis segur que prefereix que es digui 'Mike'.
6. Utilitzeu els signes d’exclamació amb moderació.
Si escolliu utilitzar un signe d’exclamació, utilitzeu només un per transmetre emoció, diu Pachter.
De vegades, la gent es deixa portar i posa diversos signes d’exclamació al final de les frases. El resultat pot semblar massa emocional o immadur ', escriu. 'Els signes d'exclamació s'han d'utilitzar amb moderació per escrit.'
7. Sigues prudent amb humor.
L’humor es pot perdre fàcilment en la traducció sense el to ni les expressions facials adequades. En un intercanvi professional, és millor deixar l’humor fora dels correus electrònics tret que conegueu bé el destinatari. A més, és possible que alguna cosa que creieu divertit no sigui divertit per a una altra persona.
Pachter diu: 'Una cosa que es percep com a divertida quan es parla pot trobar-se de manera molt diferent quan s'escriu. En cas de dubte, deixeu-ho fora ”.
8. Saber que persones de diferents cultures parlen i escriuen de manera diferent.
La mala comunicació es pot produir fàcilment a causa de diferències culturals , especialment en la forma d’escriptura quan no ens veiem el llenguatge corporal. Adapteu el vostre missatge a l’origen cultural del receptor o al grau de coneixement que teniu.
Una bona regla a tenir en compte, diu Pachter, és que les cultures d’alt context (japonesa, àrab o xinesa) volen conèixer-vos abans de fer negocis amb vosaltres. Per tant, pot ser habitual que els associats de negocis d’aquests països siguin més personals en els seus escrits. D’altra banda, les persones de cultures de context baix (alemanya, americana o escandinava) prefereixen arribar al punt molt ràpidament.
9. Respondre als vostres correus electrònics, encara que el correu electrònic no estigués pensat per a vosaltres.
És difícil respondre a tots els missatges de correu electrònic que se us hagin enviat mai, però hauríeu de provar-ho, diu Pachter. Això inclou quan el correu electrònic se us ha enviat accidentalment, especialment si el remitent espera una resposta. No és necessària una resposta, però és una bona etiqueta de correu electrònic, sobretot si aquesta persona treballa a la mateixa empresa o indústria que vosaltres.
Aquí teniu un exemple de resposta: 'Sé que esteu molt ocupat, però no crec que volíeu enviar-me aquest correu electrònic. I volia avisar-lo perquè el pugui enviar a la persona correcta '.
10. Reviseu tots els missatges.
Els vostres errors no passaran desapercebuts pels destinataris del vostre correu electrònic. 'I, segons el destinatari, és possible que se us jutgi per fer-los', diu Pachter.
No confieu en els correctors ortogràfics. Llegiu i rellegiu el vostre correu electrònic diverses vegades, preferiblement en veu alta, abans d'enviar-lo.
'Un supervisor tenia intenció d'escriure:' Disculpeu les molèsties ', diu Pachter. 'Però va confiar en la seva correcció ortogràfica i va acabar escrivint:' Disculpeu la incontinència '.'
11. Afegiu l’adreça de correu electrònic per últim.
'No voleu enviar un correu electrònic per error abans d'acabar d'escriure i provar el missatge', diu Pachter. 'Fins i tot quan responeu a un missatge, és una bona precaució suprimir l'adreça del destinatari i inserir-la només quan esteu segur que el missatge està preparat per enviar-se.'
12. Comproveu que heu seleccionat el destinatari correcte.
Pachter diu que cal prestar molta atenció a l’hora d’escriure un nom de la llibreta d’adreces a la línia del missatge de correu electrònic a. 'És fàcil seleccionar un nom incorrecte, que pot ser vergonyós per a vostè i per a la persona que rep el missatge de correu electrònic per error'.
13. Mantingueu les vostres fonts clàssiques.
Purple Comic Sans té un temps i un lloc (potser?). Però, per a la correspondència empresarial, manteniu els tipus de lletra, els colors i les mides clàssics.
La regla cardinal: els vostres correus electrònics haurien de ser fàcils de llegir per a altres persones.
'En general, és millor utilitzar tipus de 10 o 12 punts i una font de lectura fàcil com Arial, Calibri o Times New Roman', aconsella Pachter. Pel que fa al color, el negre és l’opció més segura.
14. Mantingueu les pestanyes del to.
De la mateixa manera que els acudits es perden en la traducció, el to és fàcil de malentendre sense el context que obtindreu de les indicacions vocals i les expressions facials. En conseqüència, és fàcil sortir tan abrupte del que podríeu haver volgut pretendre: volíeu dir 'senzill', deien 'enfadat i curt'.
Per evitar malentesos, Pachter us recomana que llegiu el missatge en veu alta abans de prémer l'enviament. 'Si us sona dur, sonarà dur per al lector', diu.
Per obtenir els millors resultats, eviteu utilitzar paraules negatives inequívocament ('fracàs', 'incorrecte', 'descuidat') i digueu sempre 'si us plau' i 'gràcies'.
15. Res és confidencial; per tant, escriviu en conseqüència.
Recordeu sempre el que aparentment va oblidar l'ex general cap de la CIA, David Petraeus, que adverteix Pachter: Cada el missatge electrònic deixa rastre.
és l'Alex de Wassabi Productions casat
'Una pauta bàsica és assumir que els altres veuran el que escriviu', diu ella, 'així que no escriviu res que no voldríeu que tothom veiés'. Una interpretació més liberal: no escriviu res que us perjudiqui o perjudiqui els altres. Al cap i a la fi, el correu electrònic és perillosament fàcil de reenviar i és millor estar segur que no ho sentim.
Això història va aparèixer per primera vegada el Business Insider .
