A l’era d’Internet , potser us trobareu fent clic a 'Respon', escrivint una resposta ràpida i prement 'Envia' sense pensar en allò que acabeu d'escriure. Però els experts coincideixen que el vostre comportament de correu electrònic pot sabotejar la vostra reputació tant a nivell personal com professional. Inc.com es va posar en contacte amb alguns dels experts en correu electrònic més experimentats de la indústria i els va fer reflexionar sobre com perfeccionar la vostra etiqueta de correu electrònic.
1. Només debatre sobre assumptes públics. Tots hem escoltat les històries sobre un correu electrònic 'privat' que va acabar passant a tota la companyia i, en alguns casos, a tota Internet. Una de les coses més importants a tenir en compte a l’hora d’etiquetar el correu electrònic és si el tema que esteu parlant és públic o alguna cosa que s’hauria de parlar a porta tancada. Pregunteu-vos si el tema que es tracta és un tema que escriuríeu al capçal de l'empresa o que publicaríeu en un tauler d'anuncis perquè tots ho vegin abans de fer clic a 'enviar'. - Judith Kallos ,
autor de Etiqueta de correu electrònic fàcil, correu electrònic: el manual i correu electrònic: una guia d’escriure-ho bé
2. Presenteu-vos breument. No suposeu que la persona que rep el vostre correu electrònic sap qui sou, o recorda haver-vos conegut. Si no esteu segur de si el destinatari reconeix la vostra adreça de correu electrònic o el vostre nom, incloeu un simple recordatori de qui sou en relació amb la persona a qui contacteu; no cal una biografia formal i extensa de vosaltres mateixos. - Peggy Duncan , expert en productivitat personal i autor de Conqueriu la sobrecàrrega del correu electrònic amb millors hàbits, etiqueta i Outlook 2007
Nota de l'editor: busqueu serveis de màrqueting per correu electrònic per a la vostra empresa? Si voleu que la informació us ajudi a triar la que més us convingui, utilitzeu el qüestionari següent perquè el nostre soci, BuyerZone, us proporcioni informació de forma gratuïta:
3. No 'envieu el correu electrònic enutjat'. Enviar per correu electrònic amb males notícies, acomiadar un client o un venedor, expressar ràbia, recriminar a algú, menysprear altres persones per correu electrònic (sobretot si esteu dient alguna cosa menys que amable sobre el vostre cap) són tots els no-no. Com que el correu electrònic pot semblar tan informal, molta gent cau en aquest parany. Recordeu sempre que la correspondència per correu electrònic dura per sempre. - Lindsey Pollak , expert en carrera i llocs de treball, consultor d’etiquetes de correu electrònic i autor de Com arribar de la universitat a la carrera professional
4. Utilitzeu els signes d’exclamació amb moderació. El nombre màxim de punts d'exclamació en un correu electrònic empresarial? Un. En cas contrari, s’arrisca a semblar infantil i poc professional. - Pollak
5. Aneu amb compte amb la informació confidencial. Abstenir-vos de discutir informació confidencial en correus electrònics, com ara la informació fiscal d'algú o les dades d'un acord comercial altament sensible. En cas que el correu electrònic arribés a les mans de la persona equivocada, podríeu tenir repercussions greus, fins i tot legals. - Peter Post , directora de l’Emily Post Institute amb seu a Burlington, Vermont, que ofereix consells d’etiqueta i respostes a qüestions de maneres, com ara l’etiqueta del casament, problemes de criança i maneres de taula.
6. Respondre a temps. Tret que treballeu amb algun tipus de capacitat d’emergència, no cal que estigueu disponible en el moment que arribi un correu electrònic. En funció de la naturalesa del correu electrònic i del remitent, és acceptable respondre en un termini de 24 a 48 hores. - Duncan
7. Abstingueu l'enviament d'un solitari. 'Gràcies' i 'Oh, d'acord' no fan avançar la conversa de cap manera. No dubteu a posar 'Sense resposta necessària' a la part superior del correu electrònic quan no espereu cap resposta. - Duncan
8. Eviteu utilitzar dreceres per a paraules reals, emoticones, argot o argot. No s’accepten paraules de gent gran de negocis que utilitzen dreceres com ara '4 u' (en lloc de 'per a tu'), 'Gr8' (per a grans) al correu electrònic relacionat amb l'empresa. Si no poseu cap cara o emoticona somrient a la vostra correspondència empresarial, no l’heu de posar en un missatge de correu electrònic. Qualsevol de les situacions anteriors té el potencial de fer-vos semblar menys professional. - Duncan
9. Mantingueu-lo net. Res no molesta més als destinataris que quan la gent respon i deixa els missatges desordenats, per exemple, una cadena de correu electrònic que inclogui les indicacions excessives (>>>) o pàgines i pàgines d’adreces de correu electrònic que no estaven protegides amb Cco. Podeu desfer-vos de les punteres seleccionant el text, Ctrl + F per utilitzar l'ordre Cerca i reemplaça per trobar una punteria i substituir-les per res. Podeu eliminar totes les adreces de correu electrònic només suprimint. Netegeu-lo i envieu-lo. - Duncan
10. Deixa clar el tema. Amb centenars de correus electrònics tapats a les safates d’entrada, és fonamental que el tema arribi al punt. Ha de ser raonablement senzill i descriptiu del que heu escrit. Espereu que qualsevol missatge de correu electrònic amb un assumpte valent, vague o fosc quedarà a la paperera. A més, comproveu l’assumpte amb la mateixa cura que ho demostraríeu per a la resta del correu electrònic. - Publicació
11. No us confongueu amb correu brossa. Eviteu les línies d'assumpte amb majúscules, minúscules i aquelles que incloguin URL i signes d'exclamació, que tendeixen a semblar correu brossa al destinatari. - Judith Kallos ,
autor de Etiqueta de correu electrònic fàcil, correu electrònic: el manual i correu electrònic: una guia d’escriure-ho bé
12. L'assumpte ha de coincidir amb el missatge. No obriu mai un correu electrònic antic, premeu Respon i envieu un missatge que no tingui res a veure amb l’anterior. No dubteu a canviar d'assumpte tan aviat com canviï el fil o el contingut de la cadena de correu electrònic. - Peggy Duncan , expert en productivitat personal i autor de Conqueriu la sobrecàrrega del correu electrònic amb millors hàbits, etiqueta i Outlook 2007
13. Proporcioneu un avís quan envieu fitxers adjunts grans. L’enviament de fitxers adjunts grans sense previ avís pot obstruir la safata d’entrada del receptor i fer rebotar altres correus electrònics importants. Si envieu alguna cosa de més de 500 KB, els remitents haurien de preguntar-vos: 'Us importaria si us enviés un fitxer adjunt? Quan seria el millor moment per a vostè? - Kallos
14. No més de dos fitxers adjunts i proporcioneu un nom lògic. Tret que s’hagi sol·licitat específicament, abstingueu-vos d’enviar un missatge amb més de dos fitxers adjunts. A més, doneu als fitxers adjunts un nom lògic perquè el destinatari sàpiga d'un cop d'ull el tema i el remitent. - Duncan
15. Enviar o copiar altres persones només en funció de la necessitat de conèixer-les. Abans de fer clic a Respon tot o posar noms a les línies Cc o Cco, pregunteu-vos si tots els destinataris necessiten la informació del vostre missatge. Si no ho fan, per què l'enviar? Preneu-vos el temps per enviar els vostres missatges a les persones adequades. - Duncan
16. Compte amb la 'resposta a tots'. No premeu 'Respon a tots' tret que tots els membres de la cadena de correu electrònic ho necessitin. Voleu assegurar-vos que no envieu la vostra resposta a tothom en una llista; si necessitaven saber-ho o no. - Duncan
17. Agafa el telèfon. Quan un tema té molts paràmetres que s’han d’explicar o negociar i generar massa preguntes i confusió, no el tracti per correu electrònic. A més, el correu electrònic no s’ha d’utilitzar per a cancel·lacions d’última hora de reunions, dinars, entrevistes i mai per a notícies devastadores. Si teniu un empleat o un amic al qual heu de donar males notícies, és preferible fer una trucada. Si heu de lliurar notícies a un grup nombrós, el correu electrònic és més pràctic. - Duncan
18. Avalueu la importància del vostre correu electrònic. No feu un ús excessiu de l’opció d’alta prioritat. Si feu un ús excessiu d’aquesta funció, poca gent s’ho prendrà seriosament. Una millor solució és utilitzar matèries descriptives que expliquin exactament de què tracta un missatge. - Duncan
19. Mantenir la privadesa. Si envieu un missatge a un grup de persones i necessiteu protegir la privadesa de la vostra llista, sempre heu d'utilitzar 'Cco'. A més, eviteu donar adreces de correu electrònic a un tercer (com ara Evite, butlletins, etc.). Assegureu-vos que les adreces que lliureu de bon grat a tercers hi quedin, especialment quan el servei que ofereixen sigui gratuït. - Duncan
20. Mantingueu-ho curt i aneu al punt. El llarg correu electrònic ja és cosa del passat. Escriviu de manera concisa, amb molt d’espai en blanc, per no aclaparar el destinatari. Assegureu-vos que, quan mireu el que envieu, no sembli una càrrega de lectura; no dubteu a utilitzar els punts vius. La persona que llegeixi el vostre correu electrònic no hauria d’haver de recórrer diversos paràgrafs per esbrinar què esteu demanant. Heu d’indicar el propòsit del correu electrònic a les dues primeres frases. Tingueu clar i sigueu al davant. - Lindsey Pollak , expert en carrera i llocs de treball, consultor d’etiquetes de correu electrònic i autor de Com arribar de la universitat a la carrera professional
21. Conegueu el vostre públic. La vostra salutació i sessió de correu electrònic haurien de ser coherents amb el nivell de respecte i formalitat de la persona amb qui us comuniqueu. A més, escriviu per a la persona que el llegirà; si solen ser molt educats i formals, escriviu en aquest idioma. El mateix passa amb un receptor que tendeix a ser més informal i relaxat. - Lindsey Pollak , expert en carrera i llocs de treball, consultor d’etiquetes de correu electrònic i autor de Com arribar de la universitat a la carrera professional
22. Incloeu sempre una signatura. Mai no voleu que algú hagi de buscar com posar-se en contacte amb vosaltres. Si teniu coneixement de les xarxes socials, incloeu també tota la informació de les xarxes socials a la vostra signatura. La vostra signatura de correu electrònic és una manera excel·lent de fer saber a la gent més sobre vosaltres, sobretot quan la vostra adreça de correu electrònic no inclou el vostre nom complet ni la vostra empresa. - Pollak
23. Utilitzeu una resposta automàtica només quan sigui necessari. Una resposta automàtica que diu: 'Gràcies pel vostre missatge de correu electrònic. Respondré a tu tan aviat com puc 'no serveix de res. No obstant això, una cosa que fan aquests missatges és alertar els spammers que el vostre correu electrònic és real i que us poden afegir a la seva llista de correu brossa. - Peggy Duncan , expert en productivitat personal i autor de Conqueriu la sobrecàrrega del correu electrònic amb millors hàbits, etiqueta i Outlook 2007
24. Formeu el vostre personal. Els propietaris d’empreses s’han d’assegurar que el seu personal estigui format en comunicacions per correu electrònic; no suposi que sàpiguen què fan i què es considera professional. Configureu els estàndards de correu electrònic que han de complir tots els membres de l’empresa. - Pollak
25. El vostre correu electrònic és el vostre reflex. Tots els correus electrònics que envieu s’afegeixen o resten importància a la vostra reputació. Si el vostre correu electrònic està dispers, desorganitzat i ple d’errors, el destinatari tindrà la inclinació a considerar-vos un empresari dispers, descuidat i desorganitzat. Les opinions d’altres persones són importants i en el món professional, la seva percepció sobre vosaltres serà fonamental per al vostre èxit. - Peter Post , directora de l’Emily Post Institute amb seu a Burlington, Vermont, que ofereix consells d’etiqueta i respostes a qüestions de maneres, com ara l’etiqueta del casament, problemes de criança i maneres de taula.
Nota de l'editor: busqueu serveis de màrqueting per correu electrònic per a la vostra empresa? Si voleu que la informació us ajudi a triar la que més us convingui, utilitzeu el qüestionari següent perquè el nostre soci, BuyerZone, us proporcioni informació de forma gratuïta:
Divulgació editorial: Inc. escriu sobre productes i serveis en aquest i altres articles. Aquests articles són independents editorialment; això significa que els editors i periodistes investiguen i escriuen sobre aquests productes sense cap influència dels departaments de màrqueting o vendes. Dit d’una altra manera, ningú no diu als nostres periodistes o editors què han d’escriure ni incloure cap informació positiva o negativa en particular sobre aquests productes o serveis a l’article. El contingut de l'article està completament a criteri del reporter i de l'editor. Tanmateix, notareu que de vegades incloem enllaços a aquests productes i serveis als articles. Quan els lectors facin clic en aquests enllaços i comprin aquests productes o serveis, Inc pot ser compensat. Aquest model de publicitat basat en el comerç electrònic, com qualsevol altre anunci de les nostres pàgines d’articles, no té cap impacte en la nostra cobertura editorial. Els reporters i editors no afegeixen aquests enllaços ni els gestionaran. Aquest model publicitari, com altres que veieu a Inc, admet el periodisme independent que trobareu en aquest lloc.
