Només cal activar l’aplicació de correu electrònic perquè les espatlles s’agafin. I la il·lusió per les properes vacances es veu afectada per la idea de ser rebuts a casa per milers de correus electrònics sense resposta.
Si llegir i respondre als correus electrònics us deixa esgotat i oprimit, és hora de fer-ho controleu la vostra safata d'entrada .
Això no funciona
Si sou com la majoria de la gent, feu clic a missatges específics per veure què passa. De vegades, respon. De vegades marques alguna cosa com a llegida. Altres missatges que llegiu i els tanqueu, possiblement 'protagonitzin', amb la intenció de tornar-hi més endavant.
Això no funciona perquè gairebé mai no hi podeu tornar. Mentrestant, arriben nous correus electrònics que empenyen els més grans a la llista ... i més lluny de la vostra consciència.
A mesura que la vostra safata d’entrada s’omple i s’omple, la vostra ment també ho fa. I tots aquells correus electrònics no atesos us molesten la part posterior de la ment, com l’Espasa de Damocles.
No és estrany que no us pugueu centrar. No és estrany que els missatges caiguin per les esquerdes. No és estrany que estigueu estressat.
Canvieu la manera de pensar de la safata d'entrada
Dos canvis de paradigma senzills poden tenir un impacte tectònic a la safata d'entrada:
Canvi de paradigma núm. 1: el correu electrònic no hauria de romandre a la safata d'entrada.
Penseu en la safata d’entrada com a taulell de cuina i una safata d’entrada plena de missatges nous com una gran bossa de queviures. No deixaries aquests queviures al taulell, oi?
No, posaries els peribles a la nevera, les conserves a l’armari, el sucre i la farina al rebost. Tens la idea.
Llavors, per què deixeu tots aquests correus electrònics a la safata d'entrada? Deixeu-les fora!
Canvi de paradigma # 2. És millor buscar que ordenar.
Hi havia una vegada que havíeu d’ordenar cada correu electrònic en algun tipus d’estructura de carpeta elaborada. Però aquests dies ja han passat.
La millor manera de 'guardar' el correu electrònic actualment és, tan bon punt ho hàgiu tractat, arxiveu-lo.
valor net de joel schiffman 2016
Ara, no us preocupeu, el missatge no ha desaparegut. El podeu trobar sempre que vulgueu mitjançant la funció de cerca de l'aplicació de correu electrònic.
Feu funcionar aquests canvis de paradigma
Com apliqueu aquests paradigmes fonamentals? M'agrada demanar prestat un marc que el meu amic Ari Meisel descriu al seu llibre, Menys fer, més viure .
Sempre que us assegureu a revisar els vostres correus electrònics, heu de fer alguna cosa sobre cada correu electrònic.
Com a nota lateral, desactiveu les notificacions per correu electrònic i no comproveu si hi ha correus electrònics nous cada cinc minuts. Bloqueig, per exemple, 30 minuts a la vegada i comproveu el correu electrònic només 2-3 vegades al dia.
Ara, quan busqueu un correu electrònic nou, feu immediatament una de les accions següents:
Tractar-ho
Si només trigarà entre 1 i 3 minuts, continuï i respongui al correu electrònic. A continuació, arxiveu-lo.
Suprimeix-ho
Si no feu cap acció pel correu electrònic, desfeu-lo arxivant-lo. En efecte, 'suprimiu' el correu electrònic de la safata d'entrada, però encara el podreu trobar més endavant si ho necessiteu.
Ajornar-ho
Ara bé, si heu de respondre a un missatge de correu electrònic, però no el podeu fer en aquest moment, podeu diferir-lo de diverses maneres:
- Moveu-lo a una carpeta de tasques
- Afegiu el correu electrònic a Tasques de Gmail (o una funció similar a la vostra aplicació de correu electrònic)
- Envieu-lo per correu electrònic al vostre compte d’Asana per convertir-lo en una tasca
- Utilitzeu Boomerang, un complement gratuït, per enviar-vos el correu electrònic en una data futura
Seguint els passos anteriors, els vostres correus electrònics deixaran d’acumular-se a la safata d’entrada.
On anar d’aquí
A partir d’ara, actuï sobre cada tros de correu electrònic per eliminar-lo de la safata d’entrada: tractar-lo, suprimir-lo (arxivar-lo) o ajornar-lo. Feu el que feu amb els vostres correus electrònics nous, no els deixeu reposar a la safata d'entrada.
I què passa amb l’endarreriment de correus electrònics a la safata d’entrada?
Trieu un llindar o un període en què els correus electrònics d’una determinada edat ja no siguin importants. Per exemple, agafeu tots els correus electrònics de més de sis setmanes (o el llindar que trieu), marqueu-los com a llegits i arxiveu-los.
Per a la resta de correus electrònics, deixeu-los d’una vegada per sempre.
Això pot trigar unes quantes hores, però abans de saber-ho ja heu aconseguit Inbox Zero.
La vostra safata d'entrada, així com la vostra ment, s'ha desordenat. Ara podeu respirar tranquil·lament i tornar a gaudir del correu electrònic.
