Per a alguns emprenedors, les reunions equivalen a fer exercici, no són divertides, però sabeu que són necessàries. De vegades, les reunions són ràpides i puntuals; altres vegades, us porten una bona part del dia. Però, per molt que duri la reunió, el més important és què en treieu.
Teniu terminis per complir, un munt de tasques per completar i tot un equip per gestionar. El temps és diners i, si no es gestiona correctament, les reunions poden menjar moltes hores precioses. Per ajudar-vos a treure el màxim partit a les reunions d’equip, vosaltres i els vostres empleats podeu seguir aquesta guia de cinc passos. Ràpidament notareu que el vostre equip dirigirà reunions més productives amb més freqüència.
quants anys té Rob Marciano
1. Elaborar i distribuir una agenda.
Preparar per endavant una agenda de reunions us permetrà establir un pla de joc sòlid. Podeu enumerar tots els elements importants que voleu debatre i els objectius que voleu complir al final de la reunió. Feu-lo concís i, fins i tot, inseriu emplenaments en blanc per a les coses que voleu saber.
A la part posterior de l'agenda podeu fer una llista dels espais en blanc numerats per als elements d'acció. Això permet als assistents a la reunió escriure tot el que necessiten per actuar com a resultat de la reunió i ho manté tot en un lloc.
Un cop finalitzada l'agenda, envieu-la al vostre equip. Podran veure exactament què voleu discutir, quines preguntes podeu tenir i quin tipus d’idees o inquietuds poden voler plantejar. Una agenda ajuda tothom a sentir-se organitzat sobre què esperar i què s’espera d’ells durant la reunió.
2. Planificar al voltant de l'agenda.
L’agenda és simplement una llista de punts de discussió. És fonamental que tothom revisi l’agenda abans de la reunió per preparar una llista de preguntes, respostes o consells al costat de cada tema. Això mantindrà a tothom en el tema, discutint tot el que cal discutir abans de passar al següent punt de l’ordre del dia.
Al final de cada tema, pregunteu a tothom: 'Algú té alguna pregunta abans de continuar?' Aquesta és l'oportunitat de plantejar qualsevol altra pregunta mentre la informació encara està fresca a la ment de tothom.
3. Aneu 'fosc' abans de cada reunió.
Animeu el vostre equip a portar la seva agenda amb ells i a quedar-se 'fosc' o allunyar-vos de les distraccions, per centrar-vos a portar actualitzacions i idees noves a la taula. Per exemple, quan decidiu tenir una reunió de pluja d’idees, demaneu a tothom que dediqueu 10-15 minuts de pluja d’idees poc abans de la reunió per preparar una llista d’idees per debatre. Fins i tot poden afegir les seves idees i notes a la seva còpia de l’agenda com a guia de referència ràpida.
Això us permetrà a vosaltres i al vostre equip saltar directament a la reunió i anar al voltant de la taula per discutir idees mentre estiguin al capdavant. En lloc d’esperar llargs períodes de temps perquè la següent persona parli, tothom estarà preparat per parlar a través d’idees i tindràs moltes més possibilitats de decidir el millor curs d’acció aquell mateix dia. L’energia de la sala serà contagiosa i estareu encantats de veure quant de productives poden aconseguir aquestes reunions.
4. Eliminar les distraccions externes.
Les reunions es creen per dedicar un cert temps a debatre assumptes importants. Respecteu aquest temps sense portar distraccions externes, com ara el telèfon o l'ordinador portàtil. En cas contrari, els companys poden pensar que és groller o falta de respecte veure’t escrivint o revisant constantment el telèfon.
Tanmateix, com que és possible que algunes persones necessitin un dispositiu electrònic per prendre notes o vigilar el correu electrònic, assegureu-vos de mantenir-lo en un paràmetre silenciós perquè no sonin notificacions fortes. A més, si porteu dispositius electrònics, informeu a tothom al començament de la reunió que l’utilitzarà per prendre notes. Si no porteu dispositius ni aviseu la gent amb antelació sobre per què porteu un dispositiu, evitarà que els companys es preguntin si esteu atents.
5. Acabeu les reunions repetint els menús per emportar.
Com a líder de la reunió, assegureu-vos d'utilitzar els darrers cinc minuts de cada reunió per resumir ràpidament els plats clau per emportar. Això ajuda a deixar clars els trossos d'informació més importants. Repetir el que s’espera que tothom faci o presenti a la propera reunió és una manera fantàstica de concloure una reunió i mantenir a tothom a la feina.
Treure valor a les reunions hauria de ser la principal prioritat, no tenir reunions per a coses que pugueu parlar ràpidament per telèfon o per correu electrònic. Assegureu-vos que les vostres reunions estiguin configurades per a temes de debat importants i alta productivitat. Feu que el vostre equip us ajudi a utilitzar aquest temps amb prudència per treballar junts i avançar sense problemes pels projectes.
