Està contractant assistents personals que guardar tu temps o qui et costa temps?
Recentment, vaig convidar trenta-cinc dels meus millors clients a entrenar negocis a un refugi privat a Jackson Hole, Wyoming, on visc. Estàvem discutint els diversos aspectes del lideratge (les formes en què els empresaris poden crear avantatges estratègics i resultats innovadors per a ells i les seves empreses) quan algú em va preguntar sobre gestió del temps .
Aquesta pregunta va provocar una animada conversa sobre les millors maneres que cadascun de nosaltres havia trobat per aprofitar el nostre temps. I va quedar clar que els empresaris d’èxit extraordinari que teníem en aquella sala perdien un temps valuós perquè els seus ajudants no eren prou capaços ni tenien el poder suficient per fer la feina que se’ls exigia. Així que vaig començar a parlar de la importància de contractar assistents que millor s’adaptessin a les vostres necessitats i del que podeu fer per ajudar-los a ajudar-vos.
En vint-i-cinc anys a diferents empreses i a diferents ciutats, he tingut ajudants que han treballat des de la meva oficina, ajudants que han treballat remotament però localment i ajudants que han treballat literalment a mil quilòmetres de mi. Durant el procés, he descobert que hi ha realment quatre nivells d'assistents. I que contractar el tipus d’assistent adequat és fonamental per aprofitar el vostre temps.
Nivell 1: El Gofer
Els assistents en aquest primer nivell requereixen instruccions directes i una supervisió estreta. Poden moure objectes del punt A al punt B. Poden enviar correus electrònics en nom vostre quan se us digui exactament què cal escriure. Poden fer transcripcions, escanejar documents i arxivar-los a carpetes segons les vostres instruccions. Amb els donadors, els doneu indicacions a cada pas del camí
Així que sí que estalvieu alguns temps - al cap i a la fi, el vostre gofer és el que en realitat és fent la tasca, però, realment, heu de fer tot el que pensin per ells. Això posa un límit dur en la quantitat de temps que realment podeu aprofitar treballant amb un gofer.
Evidentment, aquest no és el tipus d’assistent personal que hauríeu de contractar.
Nivell 2: l'assistent administratiu
Un assistent administratiu o 'administrador' és algú que pot gestionar bé moltes tasques, sempre que hi hagi un procés clar establert i que aquestes tasques es trobin dins dels límits del que esperen o del que estan acostumats a gestionar. .
La bona notícia és que els administradors són considerablement més autònoms que els donants. Els administradors poden ajudar-vos a aprofitar el vostre temps sempre que segueixin processos i procediments coneguts per obtenir resultats coneguts. Sobresurten amb tasques concretes i definides.
Però es posen en problemes quan les coses es tornen ambigües, quan se'ls demana que facin tasques on l'èxit no està garantit. Tenen por de desordenar-se. Tenen por de cometre un error. Perquè saben que seran responsables dels seus errors. Podrien tenir problemes. Són els que són reticents a utilitzar la seva pròpia discreció.
Per tant, els administradors poden ajudar-vos a aprofitar considerablement més del vostre temps del que poden fer els donadors, però evitaran les tasques en què l’ajuda pot ser més valuosa.
Nivell 3: l'assistent executiu
que és la dona de Shawn Wayans
Els assistents executius no es deixen sentir per la incertesa. Poden fer una tasca poc clara i esbrinar, en determinats límits, com fer-ho funcionar. Poden gestionar tasques que sí esbossat en lloc de ser-ho dissenyat.
Les tasques realitzades (els tipus de tasques amb què els assistents administratius se senten més còmodes) són realment ben processades. Els passos necessaris es presenten amb claredat per endavant.
Per contra, quan assigneu a un ajudant executiu una tasca esbossada, normalment direu alguna cosa així com: Això és el que intento aconseguir. Aquí en teniu un parell variables en joc. Aquí hi ha algunes coses que potser voldreu tenir en compte . Vostè esbrinar la resta . '
Els assistents executius són molt autònoms; només necessiten ajuda per entendre el context de les vostres sol·licituds. Necessiten una certa quantitat d'informació bàsica que els ajudi a prendre bones decisions en nom vostre. Necessiten que comuniqui les seves expectatives i preferències.
Per exemple, quan es tracta de viatjar, voldreu fer-los saber en quines condicions voleu canviar a una classe superior de servei d’avió, quin tipus d’hotels us agraden i quins tipus de barris preferiu allotjar-vos.
Aquest context també pot aprofundir molt. Per la meva banda, m’agrada tenir el meu ajudant executiu a la safata d’entrada. En part, és útil perquè redueix el nombre de correus electrònics que he de gestionar: si rep cent correus electrònics al dia, diria que el meu ajudant executiu en gestiona, redistribueix o suprimeix uns cinquanta a setanta.
Però tenir-la també és útil perquè veu el context del meu negoci. Com que sap en què estic treballant i amb qui, pot prendre millors decisions sobre qui hauria de reunir-se amb mi. Per exemple, si veu que estic intercanviant molts correus electrònics amb Joe sobre un projecte concret i després Joe demana una reunió i diu que ha de passar abans d’un termini determinat, pot determinar que el projecte és realment important per jo i que la reunió probablement també ho sigui. Així que prendrà la iniciativa de crear aquesta reunió per a mi i em deixarà una nota que ' Joe va dir que realment necessitava reunir-se amb vostè abans d'aquesta data límit, així que el vaig encabir durant mitja hora, de 2:45 a 3:15 . '
Els assistents executius us poden ajudar a aprofitar el vostre temps, sempre que els proporcioneu un bon context.
Nivell 4: el cap de gabinet o bé El conseller executiu
Finalment, tenim el cap de gabinet o, en l'exèrcit, l'oficial executiu. Aquest assistent és com un COO personal per a les vostres activitats empresarials. Comprenen els vostres objectius. Saben qui són tots els protagonistes. I són capaços d’obtenir resultats per si mateixos mentre s’emporten gran part, o fins i tot la major part, de la càrrega administrativa.
Un cap de gabinet prendrà iniciativa i realitzarà el seguiment i el control dels vostres informes directes en nom vostre. Mentre que un ajudant administratiu o executiu pot prendre notes en una reunió, el cap de gabinet detectarà els elements que cal fer seguiment i el faran ells mateixos. El vostre cap de gabinet s’encarregarà de fer una volta amb Cindy després de la reunió per assegurar-se que realment tingués un lliurament net d’aquests quatre articles i, a continuació, comprovar-ho dos dies després per veure com els hi va.
Malauradament, la majoria de la gent contracta ajudants i ajudants administratius, persones que només poden ajudar amb tasques clarament definides. Però, com a propietaris d’empreses, la majoria de nosaltres no estem massa orientats al procés; vivim en un món més difús. Per tant, realment necessitem, com a mínim, un assistent executiu que pugui gestionar situacions més ambigües.
I, tot i que els caps de gabinet són excel·lents, normalment només els trobareu a empreses de capital mitjà i grans. Si teniu una empresa més petita, probablement tingueu una persona del tipus de cap de personal al vostre equip, però no se us assignarà exclusivament. Podrien executar les vostres operacions o, si el vostre negoci és una mica més gran, poden ser el vostre COO.
I això és important destacar que aquests títols són arbitraris. Molta gent que es titula 'Assistents executius' són realment només donants. I hi ha molta gent que és contractada com a gofers realment actua al nivell d’assistent executiu. (Això últim és particularment comú al món de l'espectacle.)
Per tant, a mesura que pensi en contractar el pròxim ajudant, considereu quin tipus d’assistent necessiteu. I, independentment del que decidiu, assegureu-vos de cercar aquestes qualitats durant les entrevistes.
Finalment, un avantatge extra: contracta algú amb una mica més de capacitat del que creus que necessitaràs. Al cap i a la fi, voleu que la vostra empresa creixi, oi?
Si us han agradat les idees que he compartit, us animo a descarregar una còpia gratuïta del meu llibre més recent, Construir un negoci, no un treball . Clica aquí per obtenir informació completa i obtenir la vostra còpia de cortesia.
