Si teniu o teniu una empresa que té empleats i heu estat fent la vostra nòmina vosaltres mateixos, pot ser que arribi el moment de plantejar-vos trobar una empresa de processament de nòmines. La bona notícia és que localitzar el millor servei de nòmina per a la vostra petita empresa no hauria de ser complicat perquè el que fan aquestes empreses és bastant senzill:
- Processen la vostra nòmina, és a dir, reparteixen els sous i després transfereixen diners als comptes dels empleats o us imprimeixen xecs físics i
- Elaboren estats fiscals obligatoris i periòdics, així com pagaments tributaris. A continuació, també generen tots els dipòsits d’impostos necessaris al final de l’any, inclosos els W2 i els 1099.
És cert que dir que la nòmina ha de ser fàcil si la vostra situació és senzilla i directa. Tot i això, fins i tot, fins i tot si teniu una empresa comercial i sou l’únic empleat, hi ha alguns factors complicats que heu de tenir en compte a l’hora de seleccionar un servei o programari de nòmina.
Per exemple, fa uns quants anys, vaig dirigir una empresa regional de processament de nòmines fora de Nova York i em va sorprendre el complicat que podria ser el procés d’instal·lació per a molts dels nostres clients, la majoria dels quals eren petites empreses amb només uns pocs empleats. Alguns empleats cobraven per hores, mentre que altres eren assalariats. Tot i que, tot i que la majoria dels nostres clients eren 'petits', havíem de ser molt prudents (igual que vosaltres) perquè els errors poden costar. De fet, independentment de la situació, qualsevol error en el pagament dels empleats, dels proveïdors de beneficis o de les autoritats tributàries, els tribunals, etc. pot tenir un impacte molt negatiu en el vostre negoci.
el valor net de Mary Tyler Moore
Per tant, la conclusió és que, independentment de la mida del vostre negoci, és fonamental escollir el servei de nòmina adequat perquè s’ha de fer bé, la primera vegada i cada vegada.
Què hem buscat
Abans de començar, vam buscar algunes funcions que ens ajudessin a determinar què fan els millors serveis de nòmina per als seus clients. Evidentment, buscàvem un servei que, com a mínim, gestionés els conceptes bàsics de la nòmina: coses com pagar als empleats amb dipòsits directes o xecs impresos, preparar i presentar informes trimestrals i finals d’exercici i fer els pagaments corresponents.
Preus
Com passa amb qualsevol servei comercial, el preu sempre serà una consideració fonamental. Però, com podeu saber què heu de buscar per veure els preus? Per començar, us recomanem que cerqueu un servei que ofereixi un preu base fixat i que afegeixi una tarifa addicional predeterminada en funció del nombre d’empleats que es pagaran a través del servei de nòmina. Aquesta 'tarifa base' normalment inclou el processament de la vostra nòmina, la preparació de les declaracions d'impostos i el pagament d'impostos sobre la nòmina. Les funcions addicionals costaran més.
Atenció: si l’empresa de nòmines no és transparent sobre els seus preus, és possible que vulgueu continuar la cerca. Saber exactament el que pagareu no és demanar molt. Algunes de les empreses deixen clar les seves tarifes al seu lloc web, però també ho entenem; hem trobat que la majoria de les grans empreses de nòmines, com Paychex i ADP, no eren gaire obertes sobre els preus dels seus llocs i, en canvi, necessitaven que parleu amb un venedor. representant per obtenir un pressupost. Per tant, l’objectiu de la trucada de vendes no hauria de ser una sorpresa: volen vendre’t a la venda. Dit això, ho vam fer no trobeu que aquestes trucades de vendes són un gran factor dissuasiu.
Garantia de presentació d’impostos
Els motius principals per contractar una empresa de processament de nòmines són ajudar-vos a fer front a la nòmina (duh!), Però també ajudar-vos amb el govern, els impostos i la presentació d’impostos. Com a tal, una cosa addicional a tenir en compte és garantir que no serà responsable dels errors que cometi el processador; coses com perdre un termini de presentació d’impostos o no pagar els impostos (en cas que siguin culpa del proveïdor de serveis). En última instància, en sou responsable com a propietari de petites empreses, però hauríeu de recórrer si algú comet l’error.
Facilitat d'ús
Això és clau. Amb la pràctica totalitat de les empreses de processament de nòmines, heu de fer el treball d’entrada de dades vosaltres mateixos i l’empresa de nòmines s’encarrega de totes les operacions de back-end. Com a tal, una cosa que cal estar pendent és un sistema que ofereix un sistema d’entrada de dades fàcil, intuïtiu. Si el sistema és difícil d’utilitzar, trigareu més en fer la vostra nòmina.
Altres funcions que cal cercar
Hi haurà invariablement coses específiques per a indústries individuals o és possible que tingueu alguna característica específica que necessiteu acomodar (com el pagament de consells o el cost de treball específic). Assegureu-vos de tenir en compte aquestes coses mentre feu l'anàlisi. i, si teniu una trucada amb algun dels seus representants, assegureu-vos de publicar aquestes coses durant la trucada. Heu de saber que qualsevol empresa que trieu és prou flexible per satisfer les vostres necessitats individuals. Tingueu en compte, però, que com més flexible sigui el sistema, en general més costós.
Nota de l'editor: busqueu serveis de nòmines per a la vostra empresa? Si voleu que la informació us ajudi a triar la que més us convingui, utilitzeu el qüestionari següent perquè el nostre soci, BuyerZone, us proporcioni informació de forma gratuïta:
Els millors serveis de processament de nòmines
ADP
ADP és l’empresa de processament de nòmines més gran i probablement més coneguda dels Estats Units. ADP ofereix serveis a empreses que van des de petites empreses d’un o dos empleats fins a empreses multinacionals que superen els 1.000 empleats i més.
Amb el servei de petites empreses d’ADP, rebrà el programari i serveis de nòmina i presentació d’impostos que esperaria, però també alguns avantatges agradables com el seguiment de temps i assistència, planificació de beneficis i serveis d’assegurances. També ofereixen (per un càrrec addicional) diverses opcions per pagar als vostres empleats, inclosos els ingressos directes, les targetes VISA prepagades, el lliurament sense paper i fins i tot els xecs impresos que ja estan embolicats en sobres. El paquet bàsic per a petites empreses també inclou la presentació d’impostos a final d’any, així com la preparació de W2 i 1099.
Com s’indica, haureu de parlar amb un representant per obtenir un pressupost d’ADP, però des del punt de vista del producte, proporcionen un servei de primer nivell.
Paychex
L’altra gran empresa de processament de nòmines és Paychex . Paychex ofereix serveis de nòmina per a empresaris de mida mitjana a gran, així com per a petites empreses (menors de 50 empleats) amb un producte anomenat 'Paychex Flex'. Es tracta d’un sistema basat en el núvol al qual podeu accedir des de qualsevol dispositiu i que permet processar la nòmina amb només uns quants clics.
Amb Paychex, igual que amb Like ADP, per tal que obtingueu un pressupost, haureu de parlar amb una persona. I, igual que ADP, Paychex ofereix una àmplia gamma de serveis addicionals com serveis de recursos humans, PEO (Professional Employer Organization), sistemes de comptabilitat i fins i tot préstecs per a petites empreses.
Si voleu obtenir serveis de nòmina de primer nivell, els dos anteriors són les empreses públiques més consolidades i superiors. Si voleu garanties, així com una empresa que treballi per millorar el seu producte, no cal que busqueu més enllà d’aquestes dues. Però tingueu en compte que pagareu una prima per la seva marca i productes. Si és important un preu baix, seguiu llegint.
SurePayroll
amb qui està casada amb Anjelah Johnson
SurePayroll és propietat de Paychex i atén els petits empresaris. SurePayroll proporciona una plataforma basada en el núvol, dipòsit directe, talonaris de pagaments en línia, així com serveis de presentació d’impostos. De manera notable i agradable, no hi ha tarifes d’instal·lació i podeu trobar un pressupost real al lloc.
Heus aquí un exemple: he emplenat el formulari de pressupost al lloc SurePayroll, que indicava que dirigia una empresa amb cinc empleats, els pagava dues vegades al mes i no tenia necessitats especials (com el pagament de propines). El pressupost que vaig rebre era de 49,99 dòlars al mes i 5 dòlars per empleat al mes. Això també incloïa processos il·limitats, de manera que si pagués al meu personal setmanalment, tindria el mateix preu. Per a la meva petita empresa de cinc empleats, la quota que vaig rebre va ser de 74,99 dòlars al mes per processar la meva nòmina. Dolç.
Nòmina quadrada
Square també proporciona una solució basada en el núvol. Una cosa interessant de Square és que ofereix als empleats la possibilitat d’instal·lar-se en el sistema de nòmines, cosa que és molt agradable des d’una perspectiva de facilitat d’ús. Square compta amb tots els serveis d’una empresa de processament de nòmines que podríeu esperar i té molt clar el preu dels seus serveis.
Utilitzant el mateix exemple de cinc empleats que anteriorment, el cost total de la subscripció va arribar a 50 dòlars, un terç menys car que la nòmina segura. En concret, la quota corresponia a una subscripció mensual de 25 dòlars més 5 dòlars per empleat.
quants anys té Rick Schroder
Una paraula de precaució és que Square actualment només cobreix 19 estats, de manera que si no esteu ubicat en un d’ells o teniu empleats virtuals en un dels estats pels quals actualment no ofereixen serveis, haureu de trobar un altre proveïdor.
Nòmina de Sage
S'ha informat que Sage té la taxa de retenció de clients més alta de la indústria, i això no és poc.
Sage té productes dissenyats per a empreses de totes les mides. Per a les empreses amb menys de deu empleats, el seu producte s’anomena “Sage Payroll Essentials”. Sage Payroll Essentials inclou el dipòsit directe, la presentació d’impostos i els pagaments, el servei d’atenció al client en línia (mitjançant xat), l’accés en línia als talons de pagament, els W2 i els 1099. Una característica especialment interessant és que té una interfície directa amb QuickBooks i que simplifica realment el registre de documents. El cost de Essentials és de 49,95 dòlars al mes.
Si necessiteu alguna cosa més robust, el servei de nòmina amb funcions completes de Sage rivalitza amb les empreses de nòmines més conegudes. Inclou el seguiment de temps i d’assistència, compliment de recursos humans, plans 401k, verificació dels números de la Seguretat Social i capacitats d’exportació de llibres generals ampliats. Per obtenir un preu complet del seu servei complet, haureu de sol·licitar un pressupost.
Hi ha literalment desenes d’altres empreses de processament de nòmines. Vam decidir centrar la nostra atenció en aquestes empreses més grans i conegudes, principalment per il·lustrar algunes de les diferències clau de les quals hauríeu de ser conscients. Us suggerim que, a més de consultar aquestes empreses, us dirigiu a Google i cerqueu ' processament de nòmines a prop meu 'Això us proporcionarà una llista dels proveïdors de serveis de la vostra zona.
El resultat final
Els serveis de nòmines que oferim més amunt són serveis molt bons i és probable que estigueu satisfet amb qualsevol d'ells. Sí, haureu de fer una mica de feina i mantenir algunes converses, però aconseguir que un tercer s’encarregui de la vostra nòmina i impostos us alliberarà per fer coses més importants al vostre negoci.
Nota de l'editor: busqueu serveis de nòmines per a la vostra empresa? Si voleu que la informació us ajudi a triar la que més us convingui, utilitzeu el qüestionari següent perquè el nostre soci, BuyerZone, us proporcioni informació de forma gratuïta:
Nota de l'editor: busqueu serveis de nòmines per a la vostra empresa? Si voleu que la informació us ajudi a triar la que més us convingui, utilitzeu el qüestionari següent perquè el nostre soci, BuyerZone, us proporcioni informació de forma gratuïta:
Divulgació editorial: Inc. escriu sobre productes i serveis en aquest i altres articles. Aquests articles són independents editorialment; això significa que els editors i periodistes investiguen i escriuen sobre aquests productes sense cap influència dels departaments de màrqueting o vendes. Dit d’una altra manera, ningú no diu als nostres periodistes o editors què han d’escriure ni incloure cap informació positiva o negativa en particular sobre aquests productes o serveis a l’article. El contingut de l'article està completament a criteri del reporter i de l'editor. Tanmateix, notareu que de vegades incloem enllaços a aquests productes i serveis als articles. Quan els lectors facin clic en aquests enllaços i comprin aquests productes o serveis, Inc pot ser compensat. Aquest model de publicitat basat en el comerç electrònic, com qualsevol altre anunci de les nostres pàgines d’articles, no té cap impacte en la nostra cobertura editorial. Els reporters i editors no afegeixen aquests enllaços ni els gestionaran. Aquest model publicitari, com altres que veieu a Inc, admet el periodisme independent que trobareu en aquest lloc.
