Jeff Bezos va prohibir recentment PowerPoint de reunions a Amazon, i va insistir que les reunions començarien amb els assistents llegint silenciosament un document imprès que contenia la informació necessària per debatre el tema.
Això no és d’estranyar, ja que hi ha investigacions científiques significatives que l’ús de PowerPoint redueix la intel·ligència organitzativa. Tanmateix, substituir PowerPoint per 'documents informatius' (com ha fet Bezos) no és només una bona ciència; també és un moviment financer increïblement intel·ligent, per les tres raons següents:
- Estalvia temps. PowerPoint es comunica a la velocitat que parla el presentador; un document informatiu es comunica a la velocitat que llegeix el públic. Una presentació que trigaria una hora (sense interrupcions ni discussió) es resumeix en només cinc minuts.
- Estalvia temps. Com que un document informatiu proporciona la informació important al començament de la reunió, tothom està literalment 'a la mateixa pàgina' i la discussió és més curta i precisa. A més, atès que una presentació necessita un presentador, una haver de va assistir a la reunió per obtenir la informació. Amb un document informatiu, les persones que necessiten només la informació (però que no necessiten participar) només poden llegir el document i ometre la reunió.
- Estalvia temps. Un document informatiu elimina les tres pitjors pèrdues de temps de PowerPoint: a) Presentacions 'No poden fixar-se-a-la-paret', b) 'No em vaig preparar -utilitzar presentacions de la meva plataforma estàndard; i, el pitjor de tot, c) 'Per-l'amor-de-Déu-si-us-plau-arribar-al-maleït?' presentacions.
He dit que estalvia temps? Bé, perquè, com he assenyalat anteriorment, l'executiu mitjà passa al voltant del 50 per cent del seu temps en reunions (un terç de les quals són totalment inútils). Es tracta d’una enorme fuga de productivitat, més enllà de la infame capacitat de PowerPoint per reduir la intel·ligència organitzativa.
Així que fem els números. Atès que els documents informatius són (almenys) dues vegades més eficients en temps que PowerPoint i tendeixen a eliminar les reunions més inútils, substituint PowerPoint per documents informatius, Bezos va augmentar eficaçment la productivitat de la gestió de tota la companyia al menys 25 per cent.
Fa més de vint anys que investigo i escric sobre tecnologia d’oficina i tècnica de gestió. Hi ha poques tecnologies o tècniques que, quan s’implementen, tinguin un efecte proper a aquest tipus d’efecte dramàticament positiu sobre la productivitat.
Però això no és tot. La prohibició de PowerPoint a favor d’informar documents costa exactament 0,00 dòlars a Bezos i Amazon. A efectes pràctics, això és un ROI d’infinit.
Bastant intel·ligent, eh?
