Els correus electrònics són la moneda de la comunicació empresarial en el món actual. I, tot i que hi ha pantalles i cables entre els emissors i els receptors, encara és important mantenir una cortesia i una etiqueta adequades. Entrar o escriure frases irrellevants és tan dolent com escampar verbalment gafetes davant de clients o gestors. Millorar les vostres habilitats comunicatives d’aquesta manera és essencial si voleu tenir èxit en el negoci.
Cada dia s’envien més de 100.000 milions de correus electrònics i el temps mitjà dedicat a llegir-los és de 15 a 20 segons. Deixeu-ho curt, sobretot perquè el 65% de tots els correus electrònics s’obren primer en una pantalla mòbil més petita. Una manera d’assegurar-vos que el vostre missatge sigui rebut i que la vostra reputació no es vegi compromesa en aquest procés és eliminar immediatament aquestes 10 frases sense sentit dels vostres correus electrònics.
1. 'Tingueu en compte ...'
Sovint s’utilitza aquesta frase perquè sona professional, però sempre és innecessària. En lloc d’això, sigueu directes i concisos. Si us preneu el temps per escriure un correu electrònic, el destinatari ja sap que la vostra intenció és informar-los d’alguna cosa. Dir-los que ho faràs és insultar inconscientment la seva intel·ligència.
2. 'No dubteu en posar-vos en contacte amb mi ...'
Quan utilitzeu aquesta frase, torneu a afirmar allò que és obvi. La gent es posarà en contacte amb vosaltres si els interessa el que heu enviat o si tenen alguna pregunta sobre el vostre missatge. Com que poden exercir la seva llibertat d'expressió digital pel seu compte, no necessiten que els convideu ni els doneu accés per respondre.
3. 'Només ...'
Recentment, Ellen Leanse, fundadora de Karmahacks, va esborronar algunes plomes quan va cridar l’ús excessiu per part de les dones de la paraula “just” en les comunicacions professionals. En una publicació a LinkedIn, Leanse argumenta en contra de la paraula, que afirma que les dones fan servir tres o quatre vegades més freqüentment que els homes, dient:
Vaig començar a notar que 'simplement' no era ser educat: era un missatge subtil de subordinació, de deferència. De vegades es feia efímer. De vegades fins i tot duplicitat. Quan començava a escoltar de debò, em vaig adonar que el fet de dibuixar-lo a partir d’una frase gairebé sempre aclaria i enfortia el missatge.
Tant si esteu d’acord amb les seves conclusions com si no (i hi ha diverses veus destacades en desacord), la seva discussió sobre “només” com a paraula “infantil”, segons el model d’Anàlisi Transaccional publicat per Eric Berne, mereix una mica d’exploració. Mentrestant, allunyeu-vos d’aquesta frase i trieu un llenguatge més definitiu.
4. 'Crec que ...'
Els remitents solen incloure 'Crec que ...' per minimitzar el cop potencial d'un rebuig futur, però, en utilitzar aquesta frase, esteu dient al destinatari que no esteu segur de vosaltres mateixos. Sempre que us comuniqueu (per correu electrònic o en la vida real), heu de mostrar confiança amb el vostre missatge. Si no ho feu, arrisqueu que el destinatari no tingui en compte la vostra opinió i avanci amb una idea diferent. Representar la confiança en el lloc de treball és la clau de l’èxit.
5. 'Adjunt, si us plau, busqueu ...' o 'Adjunt, si us plau, busqueu ...'
Pot semblar menor, però no es pot incloure res en un correu electrònic. Es poden adjuntar fitxers, però no es pot col·locar res dins d’un correu electrònic. En utilitzar qualsevol d’aquestes frases, l’escriptor evita fer servir el pronom “jo”, però fa que la frase soni arcaica. Simplement informeu el lector: 'He adjuntat ...'
6. 'Espero que estigueu bé ...'
Aquesta frase se sol escriure en dues ocasions. En un cas, apareix just abans de colpejar el destinatari amb alguna cosa que no sigui desitjable. L’altra és quan es vol fingir una relació estreta o un interès genuí en algú quan no n’hi ha cap. Si realment us interessa el benestar d’algú, parleu-ne directament en lloc d’utilitzar aquesta frase de farciment.
7. 'Vaig pensar que arribaria ...'
No sé vosaltres, però aquesta frase em fa imaginar un nen petit que agafa alguna cosa fora de l'abast de les restriccions d'un seient de cotxe. També sembla molt tímid i retrata la inseguretat. En lloc d’això, simplement escriviu el vostre missatge o pregunta i sigueu directes. En lloc de dir 'pensava que contactaria', digueu 'M'agradaria tractar-vos a dinar per parlar de la meva idea de negoci'. Batre al voltant de l’arbust no fa cap favor a ningú. En lloc d’això, deixeu clara la vostra intenció perquè el destinatari la vegi.
8. 'Puc triar el teu cervell?'
Això bàsicament indica a qui envieu un missatge que voleu dedicar-vos el temps sense oferir res de valor a canvi. En lloc d’això, feu una idea per compartir una visió interessant o útil amb el destinatari, fent-li saber a aquella persona que desitgeu un camí de col·laboració bidireccional entre tots dos en el futur.
andrea savage marit a la vida real
Quan vaig alinear compromisos de parla, vaig trobar que aquest enfocament contundent funcionava millor, donant lloc a un 52% d’èxit en obtenir un missatge de seguiment, en comparació amb un 20-27% de resposta amb els altres mètodes que vaig provar.
9. 'A qui pot preocupar ...'
Hi ha alguns escenaris en què aquesta frase és adequada, però són escassos. Si sabeu a qui concerneix el vostre missatge, adreceu-vos directament a aquesta persona en lloc d’amagar-vos darrere d’aquesta introducció. L’ús de la frase anterior en lloc de posar nom a l’individu us fa semblar desconfiat i formal innecessàriament. Feu clic al botó Suprimeix abans d'enviar un missatge de correu electrònic que inclogui aquestes paraules.
10. 'Sincerament vostre ...'
En el passat, aquesta frase era un escurçament popular dels tancaments més afectats, però en la comunicació per correu electrònic actual, sembla molt formal i insincer. En general, podeu tancar un correu electrònic amb un simple 'Gràcies' o simplement el vostre nom. 'Salutacions' és una altra opció divertida que transmet els desitjos sense que aparegui tan tapat ni atapeït. Actualment, tots entenem quan ha finalitzat un missatge. No cal fer grans esforços amb un tancament formal.
Passeu al plat i escriviu un correu electrònic millor. Els vostres companys apreciaran la brevetat dels vostres missatges i obtindreu una millor resposta quan les vostres sol·licituds siguin més clares. No cal que us envieu correus electrònics ni pel·lícules. Simplement digueu el que voleu dir. Els resultats parlaran per si sols.
Quines frases us molesten més al correu electrònic? Compartiu les vostres mascotes de correu electrònic més grans als comentaris següents.
