Els empleats dels EUA gasten, de mitjana, aproximadament un quart de la setmana laboral pentinant-se centenars de correus electrònics .
Tot i que estem enganxats als nostres botons de resposta, Barbara Pachter, entrenadora professional, diu que molts professionals encara no saben utilitzar el correu electrònic de manera adequada.
A causa del gran volum de missatges que llegim i escrivim, és possible que siguem més propensos a cometre errors vergonyosos, i aquests errors poden tenir conseqüències greus.
Pachter descriu els conceptes bàsics de l'etiqueta moderna del correu electrònic al seu llibre ' L’essencial de l’etiqueta empresarial . ' Hem parlat amb ella i hem extret les regles més essencials que cal conèixer.
Vivian Giang i Rachel Sugar van contribuir a les versions anteriors d’aquest article.
1. Incloeu un tema clar i directe
Entre els exemples d'una bona línia d'assumpte s'inclouen 'Data de la reunió modificada', 'Pregunta ràpida sobre la vostra presentació' o 'Suggeriments per a la proposta'.
'La gent sol decidir si obrir un correu electrònic en funció de l'assumpte', diu Pachter. 'Trieu-ne un que permeti als lectors saber que esteu tractant les seves preocupacions o problemes comercials.'
2. Utilitzeu una adreça de correu electrònic professional
Si treballeu per a una empresa, haureu d’utilitzar la vostra adreça de correu electrònic. Però si utilitzeu un compte de correu electrònic personal (independentment de si treballeu per compte propi o us agrada fer-lo servir ocasionalment per a correspondències relacionades amb la feina), heu de tenir precaució a l’hora d’escollir aquesta adreça, diu Pachter.
Sempre haureu de tenir una adreça de correu electrònic que us transmeti el nom perquè el destinatari sàpiga exactament qui l’envia. No utilitzeu mai adreces de correu electrònic (potser restes dels vostres dies d’escola primària) que no siguin adequades per utilitzar-les al lloc de treball, com ara ‘babygirl @ ...’ o ‘beerlover @ ...’, per molt que us agradi cervesa freda.
3. Penseu-ho dues vegades abans de prémer 'Respon a tots'
Ningú vol llegir correus electrònics de 20 persones que no hi tenen res a veure. Ignorar els correus electrònics pot ser difícil, ja que moltes persones reben notificacions de missatges nous al telèfon intel·ligent o distreuen els missatges emergents de les pantalles de l’ordinador. Pachter diu que 'abstingueu de donar resposta a tots' tret que realment cregueu que tots els usuaris de la llista han de rebre el correu electrònic.
4. Incloeu un bloc de signatures
Proporcionar el vostre lector amb informació sobre vosaltres, suggereix Pachter. 'Generalment, s'indica el vostre nom complet, títol, nom de l'empresa i la vostra informació de contacte, inclòs un número de telèfon. També podeu afegir una mica de publicitat per a vosaltres mateixos, però no us passeu amb cap dita ni obra d’art.
Utilitza el mateix tipus de lletra, mida de tipus i color que la resta del correu electrònic, diu ella.
5. Utilitzeu salutacions professionals
No utilitzeu expressions col·loquials relaxades com: 'Ei, nois', 'Jo' o 'Hola gent'.
'El caràcter relaxat dels nostres escrits no hauria d'afectar la salutació en un correu electrònic', diu. ' Ei és una salutació molt informal i en general no s’ha d’utilitzar al lloc de treball. I jo tampoc està bé. Ús Hola o bé Hola al seu lloc. '
També aconsella no escurçar el nom de ningú. Digueu 'Hola Michael', tret que estigueu segur que prefereix que es digui 'Mike'.
6. Utilitzeu els signes d’exclamació amb moderació
Si escolliu utilitzar un signe d’exclamació, utilitzeu només un per transmetre emoció, diu Pachter.
'De vegades, la gent es deixa portar i posa una sèrie d'exclamacions al final de les frases. El resultat pot semblar massa emocional o immadur ', escriu. 'Els signes d'exclamació s'han d'utilitzar amb moderació per escrit.'
7. Sigues prudent amb humor
L’humor es pot perdre fàcilment en la traducció sense el to ni les expressions facials adequades. En un intercanvi professional, és millor deixar l’humor fora dels correus electrònics tret que conegueu bé el destinatari. A més, és possible que alguna cosa que creieu divertit no sigui divertit per a algú altre.
Pachter diu: 'Una cosa que es percep com a divertida quan es parla pot trobar-se de manera molt diferent quan s'escriu. En cas de dubte, deixeu-ho fora ”.
8. Saber que persones de diferents cultures parlen i escriuen de manera diferent
La mala comunicació es pot produir fàcilment a causa de diferències culturals , especialment en la forma d’escriptura quan no ens veiem el llenguatge corporal. Adapteu el vostre missatge a l’origen cultural del receptor o al grau de coneixement que teniu.
Una bona norma a tenir en compte, diu Pachter, és que les cultures d’alt context (japonesa, àrab o xinesa) volen conèixer-vos abans de fer negocis amb vosaltres. Per tant, pot ser habitual que els associats de negocis d’aquests països siguin més personals en els seus escrits. D’altra banda, les persones de cultures de context baix (alemanya, americana o escandinava) prefereixen arribar al punt molt ràpidament.
9. Respondre als vostres correus electrònics, encara que el correu electrònic no estigués pensat per a vosaltres
És difícil respondre a tots els missatges de correu electrònic que se us hagin enviat mai, però hauríeu de provar-ho, diu Pachter. Això inclou quan el correu electrònic se us ha enviat accidentalment, especialment si el remitent espera una resposta. No és necessària una resposta, però és una bona etiqueta de correu electrònic, sobretot si aquesta persona treballa a la mateixa empresa o indústria que vosaltres.
Aquí teniu un exemple de resposta: 'Sé que esteu molt ocupat, però crec que no volíeu enviar-me aquest correu electrònic. I volia avisar-lo perquè el pugui enviar a la persona correcta.
10. Afegiu l'adreça de correu electrònic per últim
'No voleu enviar un correu electrònic per error abans d'acabar d'escriure i provar el missatge', diu Pachter. 'Fins i tot quan responeu a un missatge, és una bona precaució suprimir l'adreça del destinatari i inserir-la només quan esteu segur que el missatge està a punt per enviar-se.'
11. Reviseu tots els missatges
Els destinataris del vostre correu electrònic no passaran desapercebuts. 'I, segons el destinatari, és possible que se us jutgi per fer-los', diu Pachter.
quants anys té Brandi Boyd
No confieu en la correcció ortogràfica. Llegiu i rellegiu el vostre correu electrònic diverses vegades, preferiblement en veu alta, abans d'enviar-lo.
'Un supervisor tenia intenció d'escriure' Disculpeu les molèsties ', diu Pachter. 'Però va confiar en la seva correcció ortogràfica i va acabar escrivint' Disculpeu la incontinència '.'
12. Comproveu que heu seleccionat el destinatari correcte
Pachter diu que cal prestar molta atenció a l’hora d’escriure un nom de la llibreta d’adreces a la línia “A” del correu electrònic. 'És fàcil seleccionar un nom incorrecte, que pot ser vergonyós per a vosaltres i per a la persona que rep el missatge de correu electrònic per error'.
13. Mantingueu les vostres fonts clàssiques
Purple Comic Sans té un lloc i un lloc (potser?), Però per a correspondència comercial, mantingueu els tipus de lletra, colors i mides clàssics.
La regla cardinal: els vostres correus electrònics haurien de ser fàcils de llegir per a altres persones.
'En general, és millor utilitzar un tipus de 10 o 12 punts i un tipus de lletra fàcil de llegir, com ara Arial, Calibri o Times New Roman', aconsella Pachter. Pel que fa al color, el negre és l’opció més segura.
14. No escurçeu el nom dels destinataris tret que us ho hagin demanat
' Em dic Bàrbara. No m'agrada rebre correus electrònics dirigits com a 'Hola Barb', explica a Business Insider. 'El mateix passa amb l'ús de malnoms. No em diguis Barbie!
Tret que la persona us hagi dit que prefereixi un sobrenom, no us en feu cap. És possible que només intenteu ser amable o informal, però és inadequat i pot entrar sota la pell del destinatari.
15. Assegureu-vos que escriviu correctament el nom dels destinataris
'Si ofeneu algú amb la salutació, pot ser que no pugui llegir més', diu.
Sigueu respectuosos i escriviu correctament el nom del destinatari. 'Molta gent és insultada si el seu nom està mal escrit. Comproveu l'ortografia correcta al bloc de signatura de la persona. També podeu consultar la seva adreça de correu electrònic. Sovint, els noms i / o cognoms de les persones apareixen a les seves adreces. '
Si envieu un correu electrònic a un client potencial, és possible que suposi que presteu poca atenció als detalls o que esteu massa ocupats o distrets per obtenir el seu nom correcte, i aquest no és el missatge que voleu enviar.
16. Mantingueu les pestanyes del vostre to
De la mateixa manera que els acudits es perden en la traducció, el to és fàcil de malentendre sense el context que obtindreu de les indicacions vocals i les expressions facials. En conseqüència, és fàcil que resulti més brusc del que podríeu haver previst. Volíeu dir 'senzill'; llegeixen 'enfadat i curt'.
Per evitar malentesos, Pachter us recomana que llegiu el missatge en veu alta abans de prémer l'enviament. 'Si us sona dur, sonarà dur per al lector', diu.
Per obtenir els millors resultats, eviteu utilitzar paraules inequívocament negatives ('fracàs', 'incorrecte' o 'descuidat') i digueu sempre 'si us plau' i 'gràcies'.
17. Res és confidencial, així que escriviu en conseqüència
Recordeu sempre el que aparentment va oblidar l'exdirector de la CIA, David Petraeus, que adverteix Pachter: Cada el missatge electrònic deixa rastre.
'Una pauta bàsica és assumir que els altres veuran el que escriviu', diu ella, 'així que no escriviu res que no voldríeu que tothom veiés'. Una interpretació més liberal: no escriviu res que us perjudiqui o perjudiqui els altres. Al cap i a la fi, el correu electrònic és perillosament fàcil de reenviar i és millor estar segur que no ho sentim.
Això història va aparèixer per primera vegada el Business Insider .
