La meva safata d'entrada ara té 93 correus electrònics, 15 dels quals no s'han llegit. Quants tens?
Durant els darrers anys, Inbox Zero ha augmentat com a tècnica popular de gestió del temps. Desenvolupat per Merlin Mann, Inbox Zero defensa que la vostra safata d’entrada de correu electrònic estigui buida en tot moment. Els defensors de Inbox Zero, presumeixen que són superiors a la resta de nosaltres. Com que són capaços de mantenir una safata d’entrada buida, han aconseguit un cervell desordenat i poden centrar-se millor en les coses importants.
Això em torna boig. Inbox Zero és una completa pèrdua de temps. Em considero un expert en només un grapat de coses d’aquest món i la gestió del temps n’és una. Tenir una safata d’entrada actual i mínima és realment valuós, però assegurar-me que la safata d’entrada estigui a zero diàriament és malgastador i distret.
A continuació, es detallen cinc tècniques de gestió del temps que escolliria a Inbox Zero qualsevol dia de la setmana:
1. Boomerang
Boomerang és una extensió de Gmail. És la millor eina de gestió del temps que he descobert a la meva carrera professional. Si esteu esperant una resposta d'un missatge de correu electrònic que envieu, podeu triar que aparegui a la part superior de la safata d'entrada en una data i hora posteriors que hàgiu triat, si no heu rebut cap resposta en aquest moment. També podeu redactar un correu electrònic a qualsevol hora del dia i enviar-lo més endavant. Sovint escriuré correus electrònics a les 23 hores o a les 6 de la matinada i faré servir Boomerang per enviar-los l’horari laboral per no molestar els companys.
elisabeth hasselbeck valor net 2015
2. Trello
Trello és una eina gratuïta de gestió de tasques, disponible tant al web com al mòbil. Trello us permet prioritzar les tasques i formar diverses llistes. Podeu tenir una llista 'Fareu avui', una llista 'Trucades per fer' i molt més. Les opcions són infinites.
Fins i tot podeu reenviar qualsevol correu electrònic a Trello. Dins d'un tauler Trello, feu clic a 'Mostra el menú', després a 'Més' i, a continuació, a 'Configuració del correu electrònic al tauler'. Trobareu una adreça electrònica única. Reenvieu els correus electrònics a aquesta adreça electrònica i s’afegiran al vostre tauler Trello.
Això és molt útil per a tots aquells correus electrònics que realment són ítems pendents i que no són necessàriament sensibles al temps, però que voleu tractar en algun moment.
3. Filtra el correu electrònic i cancel·la la teva subscripció
Tots dos tenen el mateix propòsit: ometeu la safata d'entrada. Cancel·lar la subscripció a les llistes de correu electrònic requereix temps, però suposa un estalvi de temps enorme i val la pena invertir. Per als correus electrònics que vulgueu obtenir però que no necessiteu llegir, com ara cupons a les vostres botigues i llistes de correu preferides, configureu un filtre de correu electrònic per ometre la safata d'entrada i anar directament a una etiqueta de correu electrònic.
Tinc una etiqueta anomenada 'Descomptes i ofertes'. D’aquesta manera, sempre que estic al mercat per obtenir un descompte, només he d’anar a aquesta carpeta i veure què hi ha disponible.
4. Llista dels tres primers
Llegir els correus electrònics a mesura que es presenta és completament arbitrari i reactiu: és el contrari de la priorització i la proactivitat.
En lloc d’estar emmanillat al vostre correu electrònic durant tot el dia, feu una llista cada matí amb les tres tasques personals principals i les tres principals que vulgueu completar al final del dia. Guardo les meves tres primeres llistes a Trello. El paper també funciona, igual que qualsevol altre lloc que trieu per mantenir la llista. Les tasques haurien de ser prou petites com per completar-les.
Si heu d’escriure una ressenya de rendiment i s’ha d’entregar en una setmana, la primera tasca podria ser dedicar-hi 30 minuts avui.
5. Desactiveu TOTES les notificacions per correu electrònic
Ja sabeu qui sou, si no podeu mantenir una conversa sense comprovar el telèfon ni mirar-lo, prometeu-me que trigareu 10 minuts avui i desactivareu les notificacions.
Crec que no hi hauria d’haver cap notificació als ordinadors portàtils, i només les notificacions de missatges de text als telèfons. Obrir constantment el correu electrònic només per respondre immediatament o treure’l de la safata d’entrada, fins i tot si utilitzeu Boomerang per deixar-lo fins un altre dia, requereix un canvi de tasca sense parar.
La investigació ha demostrat que la multitarea és ineficient i els que ens podem centrar en una tasca tenim un gran avantatge. Si no us podeu aturar per desactivar totes les notificacions, desactiveu-ne tantes com pugueu.
que són els pares de Michael Ealy
6. Només cal dir que no
I, finalment, si falla tota la resta, digueu que no. És un mite que heu d’atendre totes les sol·licituds.
No sigueu gent grollera i fantasma, però si teniu una tasca que sembla que mai no és prou important per fer aquesta setmana, digueu-li que no podeu ajudar-la. O bé, esbrineu una manera d’ajudar-los que trigui cinc minuts o menys del vostre temps. I, si coneixeu algú que pugui valorar l'oportunitat de fer la tasca, vegeu si podeu col·laborar i implicar altres persones per assumir la feina.
