Després d’haver treballat amb startups i grans empreses durant més de 25 anys, he vist que els executius s’enamoraven de les seves visions futures “pertorbadores” que descuiden els plans a curt termini que fan que les coses funcionin. També he vist líders tan concentrats en la implementació que perden de vista el seu propòsit i estratègia.
L’èxit real es produeix quan es combina el panorama general amb l’acció concreta. Una empresa de fabricació mitjana amb la qual he treballat recentment, per exemple, volia crear una estratègia empresarial. El repte era que els seus líders tenien tants projectes en marxa, la gent amb prou feines tenia temps de reunir-se per formular el seu pla. Finalment, l'equip executiu es va reunir i va enumerar les seves oportunitats de màxima prioritat per a l'any. Després els vam mirar amb un nou objectiu estratègic: en lloc d’esbossar els “plans”, van definir les “cartes” del projecte per a cadascun. En fer-ho, van poder fer un pas enrere i veure la seva cartera d’oportunitats amb un nou objectiu que els va ajudar a reorientar el focus i donar finançament als projectes amb més avantatges.
Una carta de projectes és un document molt curt, idealment d’una pàgina, que recull els objectius generals i els factors d’èxit per assolir-los. Es tracta bàsicament d’un full d’enganys que us mantindrà concentrats en el que més importa al llarg del temps.
Quan creeu la carta de projectes, tingueu en compte aquestes categories i preguntes:
- Quin és el vostre objectiu general? (Quin és el principal problema o oportunitat que abordareu?)
- Quin és l'abast? (Què faràs i no faràs explícitament com a part del projecte?)
- Qui hi participa? (Quines persones o grups han de participar i quin paper tenen?)
- Quin és el cas empresarial? (Quins són els avantatges financers o altres que el projecte reportarà a l'organització, als clients o a altres grups d'interès?)
- Quines són les mesures d'èxit? (Quines mètriques quantificables faràs servir per avaluar l'èxit?)
- Quins recursos es requereixen? (Quin finançament, temps, materials o altres recursos es necessiten?)
- Quina és la cronologia? (Quines són les principals fases o fites?)
- Quins són els riscos? (Quins obstacles poden evitar l'èxit?)
- Quins són els factors d’èxit? (Què s'ha de fer o posar en marxa per garantir l'èxit?)
Podeu modificar fàcilment les preguntes per adaptar-les a les vostres necessitats afegint o substituint algunes de les preguntes enumerades anteriorment.
Una carta de projectes és una eina estratègica per comunicar el que està fent i com, sense perdre’s entre les males herbes. Els millors líders involucren els seus equips en la creació de la carta des de zero perquè saben que la gent dóna suport al que ajuda a crear.
