Tot i que encara no ho som controlar els robots humanoides des de la comoditat de casa nostra, com els personatges de la pel·lícula del 2009 Subrogats , cada vegada més les nostres interaccions diàries, tant professionals com personals, es realitzen a través de mitjans virtuals.
Com que els propietaris d’empreses accepten els esdeveniments virtuals com un mètode rendible per assolir una infinitat d’objectius, inclosos seminaris web, formació i conferències, és important assegurar-se que no es comercialitzi una comunicació eficaç per obtenir un estalvi de resultats. Tot i que és improbable que aquesta reunió substitueixi pràcticament per complet la necessitat que els empresaris es trobin en persona, la seva facilitat d’adopció i comoditat poden contribuir a millorar la productivitat del vostre negoci. No obstant això, les reunions virtuals no són ideals per a cada situació, de manera que és important saber quan i com utilitzar aquesta tecnologia.
Donna Dennis, presidenta de Leadership Solutions Consulting i creadora i facilitadora de Associació Americana de Gestió seminari de tres dies a Lideratge d'equips virtuals i remots , diu que la tecnologia es va convertir en el focus principal; en algun lloc entre els BlackBerry i el correu electrònic de la gent, molts líders van perdre de vista les relacions. 'Ara el focus està centrat en la gestió de tasques, relacions i tecnologia', diu Dennis, que detalla més en el seu proper llibre Gestió del coneixement i e-learning.
Lee E. Miller, entrenador influent i autor de UP: Influència, poder i perspectiva de la U: l’art d’aconseguir el que voleu , afegeix: 'L'error més gran que comet la gent és suposar que influir quan es reuneix cara a cara és el mateix que influir quan es interactua virtualment. No ho és. Les regles són diferents perquè les persones responen de manera diferent quan interactuen virtualment. '
Aquests són alguns consells per ajudar-vos a dur a terme una reunió virtual amb èxit.
5 consells per dur a terme una reunió virtual: com preparar-se
'El primer que hem de fer abans de decidir quines tecnologies i programari es necessitarà és decidir qui és el públic participant i quina informació es comparteix', afirma Drew Bowers, psicòleg investigador del Grup de Factors Humans de la Universitat de Dayton Research Institute. 'Hem trobat que el millor és que els presentadors dissenyin les seves dades o presentacions d'acord amb l'entorn en què presentaran o que triïn el millor entorn per representar les dades que tenen'. Bowers diu: 'No es pot fer simplement una presentació que va fer davant d'una audiència en directe en una conferència i llançar-la en un monitor de vídeo per a una audiència virtual i esperar els mateixos resultats, ja que està limitat, fins a cert punt , en com podeu interactuar amb el vostre públic virtual.
inlinebuyerzonewidget
Dennis assenyala que quan programes una reunió en un lloc físic, pots ser més informal amb l’agenda de la reunió i subministrant material. També teniu l’avantatge d’aconseguir que els assistents s’accelerin al passadís, a la màquina de cafè, etc. No obstant això, una reunió virtual amb èxit requereix una preparació inicial molt més gran. Colaric recomana que es planifiquin reunions virtuals amb suficient antelació. 'Envieu l'agenda amb antelació, creeu visuals per reforçar el vostre missatge i reenvieu-los a tothom abans de la reunió, convideu els membres de cada equip que necessiten participar', diu.
A més, assegureu-vos d’enviar informació d’inici de sessió (codis d’accés, URL i números de trucada) amb un dia d’antelació com a mínim perquè els participants puguin provar les baixades de programari necessàries. També podeu demanar als participants que iniciïn la sessió almenys 15 minuts abans de començar per provar la connectivitat, suggereix Laura Stack, autora i presidenta de The Productivity Pro, una empresa de formació en gestió del temps. 'Realitzeu una trucada nominal i verifiqueu que tot funcioni. Reviseu la cronologia. Doneu un mètode per arribar-vos fora de línia si un panelista té problemes, diu Stack.
Nota: Si organitzeu un sol presentador amb una gran audiència, és una bona idea que tingueu un facilitador designat per ajudar el presentador principal. El facilitador pot ajudar els participants amb problemes tècnics, així com controlar qualsevol pregunta de xat que surti. Fer que el presentador intenti llegir les preguntes de xat alenteix el flux de la presentació.
Dig Deeper: la nova eina de videoconferència d’iMeet
5 consells per dur a terme una reunió virtual: eines i requisits tècnics
La bellesa de la tecnologia de reunions en línia és que fins i tot els operadors més incipients i nusos poden utilitzar-la. Tot el que cal és una connexió a Internet, àudio (des dels altaveus de l'ordinador, micròfon o via telèfon) i una càmera web (independent o integrada amb el monitor / portàtil). Els grups més grans també poden necessitar una pantalla de projecció o un monitor de televisió gran.
Quan escolliu un servei, penseu que és 'petit', diu Susan Colaric, vicepresidenta adjunta de Tecnologia de la Instrucció de la Universitat Saint Leo de Saint Leo, Florida. 'Les conferències web més efectives són aquelles que només fan servir la tecnologia necessària. KIS-; mantingueu-ho senzill-; és la millor manera de fer que la gent se centri en el vostre missatge i no en la tecnologia '. Alguns productes web en línia inclouen Adobe Acrobat Connect , GoToMeeting , Reunió en viu de Microsoft Office i WebEx .
Els empresaris també han de tenir en compte que no tots els sistemes de videoconferència funcionaran junts. Eviteu la vergonya de retards i problemes tècnics provant la connectivitat de tots els llocs abans de la reunió. 'Tractar d'utilitzar un sistema de vídeo analògic per un extrem i un sistema digital per l'altre pot causar multitud de problemes, i fins i tot la conferència digital a digital pot ser problemàtica si un programa de programari anterior necessita una actualització abans que pugui' parlar amb 'un programa més nou', diu Bowers.
Dig Deeper: No Fly Zone: Reunions virtuals
quina alçada té lauryn hill
5 consells per dur a terme una reunió virtual: estigueu concentrats
Rick Maurer, autor de Més enllà del mur de la resistència i Per què no vols el que vull? aconsella als usuaris que eliminin les distraccions. L’avantatge de les reunions virtuals és la possibilitat de celebrar-les gairebé a qualsevol lloc; el desavantatge de les reunions virtuals també és la possibilitat de celebrar-les gairebé a qualsevol lloc. Els assistents a les reunions en línia poden trucar o iniciar la sessió des de la cafeteria local, els salons de l’aeroport, les oficines de la llar, etc. opteu per 'silenciar tots els assistents i només fer preguntes a través del quadre de xat', diu Stack.
Maurer també desaconsella intentar esprémer diverses coses en una sola reunió. 'Mantingueu el focus en un o dos temes. Si heu de cobrir més articles, doneu a la gent temps per estirar-se, fer un descans al bany o reposar el cafè. Mantingueu cada segment de la reunió curt (no més de 30 minuts).
Nota: Les camises de ratlles no transmeten bé a la càmera ni les joies grans i brillants. Tots dos poden distreure visualment. Intenteu reduir al mínim els moviments corporals, ja que els moviments excessius poden degradar la qualitat del vídeo.
Dig Deeper: Reunió al web: quines eines utilitzar?
5 consells per dur a terme una reunió virtual: etiqueta
quant val en jorge ramos
'La clau per a una reunió de videoconferència o de conferència telefònica amb èxit és recordar que esteu en una reunió', subratlla Colaric. 'Presteu tota la vostra atenció als participants com ho faríeu si estiguéssiu a la mateixa sala. No us deixeu distreure per correu electrònic, navegació per Internet o missatges de text. Intenteu no menjar ni beure perquè pugueu estar preparats si us dirigiu preguntes.
Una bona regla general? Colaric diu: 'Suposa sempre que quan entres a l'habitació que els micròfons ja estan en directe a altres llocs! Això ajuda a evitar que es transmeti cap conversa estranya prèvia a la reunió quan és possible que no ho vulgueu fer. '
També assenyala que les reunions de videoconferència haurien de moure's a un ritme lleugerament més lent que una reunió típica a causa d'un retard de dos a tres segons perquè la majoria de sistemes es comuniquin. Si conduïu la reunió, assegureu-vos que hi hagi prou pauses després de fer una pregunta. Si sou un participant, crideu l'atenció abans de dirigir-vos al grup fent una senyal amb la mà o dient 'pregunta' o 'comentari' i després espereu uns quants segons abans de continuar. '
Els participants també han de tenir contacte visual mirant cap a la càmera. Farà que la conversa entre els participants sigui més natural. El següent és un full de trucs ràpid sobre etiqueta:
Etiqueta de les 8 coses de la videoconferència
Sigues cortès amb els altres participants
Parla clar
Mantingueu els moviments del cos mínims
Mou i gesticula lentament i amb naturalitat
Mantingueu el contacte visual mirant cap a la càmera
Vesteix adequadament
Feu que la sessió sigui animada
Sigues tu mateix i diverteix-te!
L'etiqueta dels 7 no fer videoconferència
No emetis sons distractius
No cridis
No facis moviments distractors
No interrompre altres parlants
No mantingueu converses paral·leles
No porteu joies 'sorolloses'
No tapis el micròfon
Font: Oficina de Tecnologies de la Informació de la Universitat St. Leo
Nota: Si el vostre negoci de dong és global, consulteu llocs com executiveplanet.com i kissbowshakehands.com per obtenir recursos sobre l'etiqueta empresarial internacional.
Dig Deeper: The Case, and the Plan, for the Virtual Company
5 consells per dur a terme una reunió virtual: atraure els participants
Dennis diu que hi ha una tendència a les reunions virtuals a iniciar-se directament en la tasca, cosa que pot afectar negativament la creació de relacions. Ella recomana trencar el gel fent una volta per la sala 'virtual' i demanant a tothom que es presenti i comparteixi alguna cosa sobre el seu cap de setmana, o que parli d'alguna cosa que espera, per afegir un element social als procediments. 'Tot el que podeu simular de cara a cara és bo'.
Stack diu animar els participants a enviar les seves preguntes sobre el tema abans que comenci el programa. També recomana altres mètodes per mantenir la participació del públic durant el seminari web, com ara fer una enquesta o fer una pregunta i demanar respostes a través del xat.
Colaric suggereix fer preguntes amb freqüència tant per atraure participants remots com per mantenir una connexió personal. Però, subratlla ella, sigueu explícits en les vostres preguntes. 'Feu una pregunta específica a una persona concreta. Fer preguntes de resposta oberta a un gran públic remot sovint donarà lloc a 'aire mort' i, a continuació, a diverses persones que parlen alhora '.
Dig Deeper: Com es comunica una empresa virtual
alçada i pes de tom petit
Nota de l'editor: busqueu videoconferència per a la vostra empresa? Si voleu informació que us ajudi a triar la que més us convingui, utilitzeu el qüestionari següent perquè el nostre soci, BuyerZone, us proporcioni informació de forma gratuïta:
Divulgació editorial: Inc. escriu sobre productes i serveis en aquest i altres articles. Aquests articles són independents editorialment; això significa que els editors i periodistes investiguen i escriuen sobre aquests productes sense cap influència de cap departament de màrqueting o vendes. Dit d’una altra manera, ningú no diu als nostres periodistes o editors què han d’escriure ni incloure informació positiva o negativa en particular sobre aquests productes o serveis a l’article. El contingut de l'article està completament a criteri del reporter i de l'editor. Tanmateix, notareu que de vegades incloem enllaços a aquests productes i serveis als articles. Quan els lectors facin clic en aquests enllaços i comprin aquests productes o serveis, Inc pot ser compensat. Aquest model de publicitat basat en el comerç electrònic, com qualsevol altre anunci de les nostres pàgines d’articles, no té cap impacte en la nostra cobertura editorial. Els reporters i editors no afegeixen aquests enllaços ni els gestionaran. Aquest model publicitari, com altres que veieu a Inc, admet el periodisme independent que trobareu en aquest lloc.
