Hi ha moltes raons perquè les empreses gestionin fitxers electrònics i digitalitzin els seus documents. Crear una estructura per organitzar i compartir informació és un dels avantatges; com també és reduir el paper, crear rutes d’auditoria, garantir el compliment normatiu i facilitar la col·laboració interna i externa. Els sistemes de gestió de documents (DMS) ajuden les empreses a digitalitzar, emmagatzemar, gestionar i fer un seguiment electrònic de documents, objectes de dades i imatges. Ja siguin sistemes, programari o solucions, les ofertes de DMS inclouen diverses funcions i preus. Hem trobat algunes de les millors categories per ajudar-vos a solucionar allò que pot ser una confusa gamma d’opcions.
A la nostra revisió, hem trobat una àmplia oferta. Alguns sistemes se centren en habilitar l’emmagatzematge, la cerca, la seguretat i inclouen algunes funcions de revisió i compartició de documents. D’altres s’estenen més enllà del DMS, proporcionant multitud de timbres i xiulets (i connectors) per a un espectre de funcions com la creació de flux de treball, la gestió de tasques, la col·laboració, les regles automatitzades i molt més.
Donada la plenitud d’opcions, determinar el sistema adequat pot resultar descoratjador. Parlem amb Jennifer Pankow, gerent d’èxit del client, SHI International Corp., que ens va ajudar a simplificar-ho: “A partir d’una decisió empresarial, pregunteu-vos:“ Què m’obté això que ajudi a millorar el meu negoci o a satisfer una necessitat crítica? ”. Això és el que ajudem als clients a mirar i assignar una solució. En lloc de pensar 'Necessito DMS', pregunteu: 'Què he de fer?' A continuació, restringiu la vostra selecció a quina solució ho fa i quines peces ho fa. '
quants anys té veronica montelongo
Una altra pregunta a tenir en compte és: On vull emmagatzemar els meus fitxers? Hi ha tres tipus de DMS: Cloud, local i híbrid.
Núvol: Amb aquest servei, els vostres documents es troben al núvol del proveïdor, a punt per accedir al mòbil en qualsevol moment i en qualsevol lloc que tingueu Internet. El vostre contracte pot limitar l’emmagatzematge (tot i que la majoria dels serveis ofereixen diversos nivells d’emmagatzematge i preus associats), però sovint és una opció assequible que inclou la gestió i actualitzacions del sistema i es fa una còpia de seguretat dels fitxers al núvol.
En la premissa: Aquesta opció permet més personalitzacions ja que el DMS es troba al servidor i no es limita a l’emmagatzematge a nivell de contracte. Però el cost inicial pot ser intimidatori, el manteniment de TI pot ser extra i haureu d’implementar un protocol de còpia de seguretat en cas que el vostre servidor caigui.
Híbrid: Aquesta combinació de premisses i núvol us pot permetre flexibilitat per utilitzar el núvol per a alguns tipus de documents mentre eviteu migrar contingut heretat al qual no necessiteu accés mòbil.
Quan es consideren les opcions de DMS, els factors clau a tenir en compte són:
Seguretat: Un aspecte és la possibilitat de controlar l’accés i establir permisos per als documents i fitxers del sistema. És important avaluar com es comparteixen aquests fitxers de manera segura internament i externament. Un altre aspecte és el nivell de seguretat que protegeix les vostres dades allà on s’emmagatzemen. Si esteu buscant una solució al núvol, assegureu-vos que la seguretat del proveïdor per als seus centres de dades sigui suficient per protegir les vostres dades i que compleixi qualsevol normativa per a la vostra indústria.
Escaneig: Si us ofegueu en paper, busqueu un sistema que permeti escanejar quantitats massives de documents amb funcions per a la denominació i arxiu automàtics. Una característica potencial, el reconeixement òptic de caràcters (OCR), converteix els documents escanejats en fitxers editables i consultables.
Cerca: És convenient assegurar-se que, independentment de com organitzi el sistema els fitxers, les funcions de cerca permeten fer cerques de paraules clau a text complet dins dels fitxers (no només pel títol).
Accés, edició, supervisió: Quina extensió tenen les necessitats del vostre negoci per crear, accedir i canviar documents? Quan reviseu un DMS, mireu:
- La configuració d’accés i permisos de documents i fitxers, p. Ex., S’assignen funcions, l’accés el defineix un document, una carpeta o tots dos, podeu definir permisos per part de persones i grups?
- Compartició / edició de fitxers, és a dir, hi ha una entrada o sortida, poden editar-se diversos usuaris alhora?
- Supervisió i seguiment, per exemple, podeu veure qui ha vist el document, teniu un registre d’activitats / auditories, podeu configurar alertes?
- Control de versions, és a dir, podeu veure l'historial de versions, com garanteix el sistema que es treballa la versió més actual, podeu accedir a versions anteriors?
- Creació, muntatge i arxiu, és a dir, quines característiques hi ha al llarg de la vida del document des de la creació fins a l’arxiu?
Col·laboració: Quina col·laboració interna i externa necessiteu per potenciar? Tot i que el control de versions, l’edició i la signatura electrònica poden ser funcions DMS bastant estàndard, alguns sistemes inclouen fluxos de treball, coautoria, gestió de tasques, alertes, missatgeria i molt més.
Facilitat d'ús: Voleu adoptar el sistema al màxim al 100% que pugueu obtenir. Assegureu-vos que les eines i la interfície siguin fàcils d’utilitzar i intuïtives perquè el vostre equip pugui utilitzar-les fàcilment.
Mobilitat: Si l'accés mòbil és una prioritat, cerqueu un sistema que sigui compatible amb tots els dispositius. Penseu en un que tingui una aplicació que reprodueixi l’experiència de l’escriptori.
Integració: Hi ha una àmplia varietat de capacitats d'integració a les ofertes de DMS que hem revisat. Conegueu amb quins sistemes necessitareu el vostre DMS per integrar-vos. Per exemple, el vostre desig d’evitar haver de moure fitxers des de l’emmagatzematge al núvol existent, per exemple, Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive, etc., o la vostra necessitat de connectar-vos amb el vostre CRM, el vostre sistema de gestió de contingut o el programari de comptabilitat pot ser la vostra decisió del proveïdor. .
Suport: Com passa amb qualsevol servei de proveïdor, assegureu-vos que enteneu com es proporciona assistència. La majoria dels proveïdors que vam revisar tenien diverses opcions d'assistència, com ara correu electrònic, xat en línia i telèfon, tot i que de vegades les hores eren limitades. Alguns només ofereixen assistència mitjançant un sistema de tiquets. Seleccioneu-ne un que s'adapti al nivell i al tipus de suport que necessiteu.
Preu: El preu del DMS varia segons el proveïdor i el servei. Com es va esmentar anteriorment, el DMS local té un cost inicial important. No obstant això, amb el servei al núvol és probable que pagueu una quota mensual o anual determinada per usuari / mes o per capacitat d’emmagatzematge, i les funcions addicionals poden afegir-se als costos. Per tant, tingueu en compte els costos continus i els augments que es produiran si augmenten les vostres necessitats.
Nota de l'editor: busqueu programari de gestió de documents per a la vostra empresa? Si voleu que la informació us ajudi a triar la que més us convingui, utilitzeu el qüestionari següent perquè el nostre soci, BuyerZone, us proporcioni informació de forma gratuïta:
A la nostra recerca del DMS 'Best of', hem trobat candidats qualificats en diverses categories:
Guanyador general, millor programari / sistemes de gestió de documents per a petites empreses: eFileCabinet
eFileCabinet obté el nostre vot com a millor guanyador global de sistemes de programari / sistemes de gestió de documents per a petites empreses 2018. DMS és només el que fa eFileCabinet. És una oferta robusta que afavoreix la seva facilitat d'ús, accés mòbil, cerca avançada de 'mai perdre res' i alts nivells de seguretat.
Pros: Hi ha una àmplia oferta de funcions DMS amb noves funcions que s’afegeixen, com ara el flux de treball (actualment disponible en versió beta). La seguretat i el compliment són àrees d’atenció.
Contres: L’atenció al client, tot i que respon ràpidament per telèfon, correu electrònic o xat, només està disponible durant l’horari laboral. A més, aquesta no és l’opció DMS menys costosa; però tampoc el més car.
Consulteu la nostra revisió completa d'eFileCabinet.
Millor programari / sistemes gratuïts de gestió de documents per a petites empreses: Zoho Docs
Tot i que molts proveïdors de DMS ofereixen proves gratuïtes, les versions gratuïtes són rares. Els que hem trobat sovint només permetien un únic compte d'usuari. Oferint 5 GB d’emmagatzematge / usuari de fins a 25 membres de l’equip de forma gratuïta, Zoho Docs ha obtingut el nostre reconeixement com el millor programari gratuït de gestió de documents per a petites empreses 2018.
Pros: Zoho Docs reclama una gran seguretat i conformitat, té una interfície d’usuari amigable, fòrums en línia de suport i moltes de les funcions dels serveis de pagament que hem revisat.
Contres: Zoho Docs, com Google Docs, té el seu propi format per a fitxers. Alguns usuaris van comentar que treballar amb documents de Word en aquest sistema és més difícil del que voldrien.
Llegiu el nostre document complet Zoho Docs ressenya .
Millor programari / sistemes de gestió de documents per a l'atenció al client: eFileCabinet
eFileCabinet obté el nostre vot com el millor sistema de gestió de documents / sistemes per al servei d’atenció al client el 2018. Tot i que aquest DMS pot costar una mica més que alguns competidors, diverses ressenyes d’usuaris afirmen que val la pena per la gent i l’atenció al client. L’equip d’èxit del client es compromet a que tots els nous clients rebin una trucada just després de la compra per assegurar-se que comprenen completament el producte i que la seva empresa en pugui beneficiar.
Pros: En contactar amb el servei d’atenció al client mitjançant els seus tres mètodes, és a dir, xat, telèfon i correu electrònic, vam rebre una resposta molt ràpidament i els representants van ser amables, professionals i servicials.
Contres: L’atenció al client només està disponible durant l’horari laboral (de 8:00 a 17:00 h) de dilluns a divendres.
Consulteu la nostra revisió completa d'eFileCabinet.
amb qui està casat amb Billy Gilman
Millor programari / sistemes de gestió de documents per a col·laboració: SharePoint
SharePoint, un DMS de Microsoft, inclou moltes funcions que interessaran empreses o equips que necessiten col·laborar de manera eficient. Dissenyat amb la intenció de 'potenciar el treball en equip' i la 'col·laboració perfecta a tota l'organització', SharePoint és la nostra opció per al millor programari / sistemes de gestió de documents per a la col·laboració de 2018.
Pros: Com a producte de Microsoft, SharePoint proporciona alts nivells de seguretat i atenció al client amb una gamma de preus. Les capacitats semblen gairebé interminables quan es té en compte el conjunt complet d’ofertes de Microsoft que integra SharePoint.
Contres: Moltes ressenyes indiquen que per utilitzar al màxim el coneixement de SharePoint i cal personalitzar-lo. Això podria fer que la solució sigui massa llarga i costosa per a les petites empreses.
Consulteu la nostra revisió completa de SharePoint.
Millor programari / sistemes de gestió de documents per a despatxos d'advocats: fitxers M.
Com que els despatxos d’advocats s’ocupen d’una gran quantitat de tràmits, en bona part contenen informació confidencial i confidencial, hi ha consideracions addicionals per seleccionar un DMS. Segons un article del ABA Journal, ' Aquí teniu la descripció legal del programari de gestió de documents 'Els components de gestió de documents del programari de gestió de pràctiques que utilitza actualment un despatx d'advocats poden ser suficients per a pràctiques individuals o petites empreses en àrees de pràctica que no siguin pesades de documents. Però per a les empreses petites que gestionen grans quantitats de documents, trobar un sistema autònom que es pugui integrar bé amb el vostre programari de gestió i comptabilitat de pràctiques existent pot ser extremadament beneficiós. A causa de la seva innovadora tecnologia, seguretat, compatibilitat amb el compliment de dades i capacitat d’integració, la nostra selecció per al millor programari / sistemes de gestió de documents per a despatxos d’advocats és M-Files.
Pros: A més de les funcions DMS sòlides com ara funcions d’escaneig, OCR per organitzar i buscar i control d’accés, aquesta tecnologia ofereix fluxos de treball d’aprovació de contractes de despatxos d’advocats i admet eDiscovery.
Contres: M-Files no ofereix paquets preconfigurats, tal com ho fan alguns competidors, per la qual cosa és difícil calcular el cost que suposarà un petit despatx d'advocats per obtenir les funcions que necessiten. Les solucions es personalitzen per a cada client i els preus comencen per sota de 2.000 dòlars a l'any.
Llegiu la ressenya completa de fitxers M.
Altres serveis de gestió documental
A més de les que hem seleccionat a les nostres categories Best Of, aquí hi ha altres empreses que hem revisat:
Dokmee descriu la seva oferta com un sistema de gestió de documents segur i fàcil d'utilitzar dissenyat per a diversos propòsits, inclosos la captura i emmagatzematge de documents, la cerca i recuperació, i l'intercanvi de fitxers.
Asite el paquet de gestió de documents és utilitzat per empreses d’arquitectura, enginyeria i construcció per a fluxos de treball, gestió d’informació i compliment de les normes mundials.
Núvol DocuWare digitalitza els processos de paper, permet configurar fluxos de treball personalitzats i s’integra amb ERP, CRM i altres sistemes.
Adobe Document Cloud inclou Acrobat DC per a la productivitat de PDF i Adobe Sign per a la signatura electrònica integrada.
Negoci Hightail , anteriorment YouSendIt, es compon de les seves ofertes per compartir fitxers i col·laboracions creatives.
Ascencio ONLYOFFICE proporciona editors de documents en línia i eines comercials de productivitat a través de Cloud o xarxa privada.
Alfresco One d'Alfresco Software, Inc. és una plataforma de gestió de contingut empresarial (ECM) que inclou gestió de documents, col·laboració i automatització de processos.
Metodologia
Hem utilitzat una revisió àmplia dels termes de cerca, tendències socials i investigació web per restringir la nostra llista d’ofertes de DMS. Vam entrevistar professionals de serveis al client amb experiència en l’ús de DMS i ajudant els clients amb les seves decisions de gestió de contingut o de compra de programari. Amb la nostra selecció reduïda, vam revisar el lloc web de cada empresa, vam veure demostracions o ens vam inscriure a proves i vam comparar ofertes específicament en relació amb el tipus de servei, preus, servei al client, escalabilitat, funcionalitat, facilitat d’ús, ressenyes dels clients, lloc web de negocis i tecnologia. ressenyes i premis. Per a qualsevol informació que faltés, ens vam posar en contacte amb l’empresa. En aquest procés, no només hem omplert els buits d'informació, sinó que també hem avaluat la seva rapidesa i rigor de resposta.
Divulgació editorial: Inc. escriu sobre productes i serveis en aquest i altres articles. Aquests articles són independents editorialment; això significa que els editors i periodistes investiguen i escriuen sobre aquests productes sense la influència de cap departament de màrqueting o vendes. Dit d’una altra manera, ningú no diu als nostres periodistes o editors què han d’escriure ni incloure informació positiva o negativa en particular sobre aquests productes o serveis a l’article. El contingut de l'article està completament a criteri del reporter i de l'editor. Tanmateix, notareu que de vegades incloem enllaços a productes i serveis als articles. Quan els lectors facin clic en aquests enllaços i comprin aquests productes o serveis, Inc pot ser compensat. Aquest model de publicitat basat en el comerç electrònic, com qualsevol altre anunci de les nostres pàgines d’articles, no té cap impacte en la nostra cobertura editorial. Els reporters i editors no afegeixen aquests enllaços ni els gestionaran. Aquests anuncis, com altres que veieu a Inc, admeten el periodisme independent que trobareu en aquest lloc.
Nota de l'editor: busqueu programari de gestió de documents per a la vostra empresa? Si voleu que la informació us ajudi a triar la que més us convingui, utilitzeu el qüestionari següent perquè el nostre soci, BuyerZone, us proporcioni informació de forma gratuïta:
Nota de l'editor: busqueu programari de gestió de documents per a la vostra empresa? Si voleu que la informació us ajudi a triar la que més us convingui, utilitzeu el qüestionari següent perquè el nostre soci, BuyerZone, us proporcioni informació de forma gratuïta:
Divulgació editorial: Inc. escriu sobre productes i serveis en aquest i altres articles. Aquests articles són independents editorialment; això significa que els editors i periodistes investiguen i escriuen sobre aquests productes sense cap influència de cap departament de màrqueting o vendes. Dit d’una altra manera, ningú no diu als nostres periodistes o editors què han d’escriure ni incloure informació positiva o negativa en particular sobre aquests productes o serveis a l’article. El contingut de l'article està completament a criteri del reporter i de l'editor. Tanmateix, notareu que de vegades incloem enllaços a aquests productes i serveis als articles. Quan els lectors facin clic en aquests enllaços i comprin aquests productes o serveis, Inc pot ser compensat. Aquest model de publicitat basat en el comerç electrònic, com qualsevol altre anunci de les nostres pàgines d’articles, no té cap impacte en la nostra cobertura editorial. Els reporters i editors no afegeixen aquests enllaços ni els gestionaran. Aquest model publicitari, com altres que veieu a Inc, admet el periodisme independent que trobareu en aquest lloc.
