Si necessiteu un sistema que us ajudi a gestionar els vostres documents a tot l'equip, però el vostre pressupost és reduït, la versió gratuïta de Documents de Zoho El sistema de gestió de documents (DMS) és una opció sòlida. Aquesta versió admet equips de fins a 25 usuaris, assigna 5 GB d'emmagatzematge al núvol per usuari i ofereix una gran seguretat i compliment. És la nostra opció per al millor programari / sistemes gratuïts de gestió de documents per a petites empreses 2018.
En revisar DMS per a petites empreses, vam trobar que molt pocs ofereixen una versió gratuïta del seu programari. Els que hem trobat sovint només permetien un únic compte d'usuari. També hem revisat el programari lliure de codi obert, però hem comprovat que per utilitzar-lo bé cal tenir personal de TI que tingui una àmplia comprensió del sistema. No obstant això, Zoho Docs té una interfície d’usuari amigable, fòrums en línia de suport i moltes de les funcions dels serveis de pagament que hem revisat.
Les funcions que ofereix la versió gratuïta de Zoho Docs inclouen:
Sincronització d'escriptori
Límit de càrrega de fitxers d'1 GB
Controls d'administració
Integració de Dropbox
Suite Office de Zoho
SSL
Versió de fitxers (fins a 25 versions)
Col·laboració de fitxers segura
Autenticació de dos factors
Jim o la seva dona a la vida real
Aplicació mòbil
Xat des de l'aplicació
Notificació per correu electrònic
Per descomptat, la versió gratuïta no té totes les funcions que obtenen els usuaris de Zoho Docs de pagament, com ara pista d’auditoria, versió de fitxers il·limitada, enllaços protegits per contrasenya / caducitat, recuperació il·limitada, transferència de propietat de fitxers i molt més. Això és d’esperar i un usuari gratuït pot actualitzar a un servei de pagament a mesura que augmentin les seves necessitats.
Les ressenyes dels clients, inclosos els que van comentar la versió gratuïta, van ser en general molt positives. La plataforma va guanyar el Gran Premi a l’experiència d’usuari de FinancesOnline.com 2017 i va obtenir la classificació número 11 en la seva categoria de compartició de fitxers i gestió de documents.
Zoho Docs, com Google Docs, té el seu propi format per a fitxers. Alguns usuaris van comentar que treballar amb documents de Word en aquest sistema és una mica més difícil del que voldrien. Tanmateix, un cop convertit un fitxer a Zoho Doc, sembla fàcil editar-lo i col·laborar-hi. A més, la funcionalitat i l’aspecte de la majoria de funcions de la interfície d’usuari seran familiars. Per exemple, l'organització de fitxers utilitza l'estructura tradicional del gabinet de fitxers. I, com molts sistemes de gestió de documents, la funció de cerca de paraules clau de text complet permet a l'usuari trobar un document encara que no en pugui recordar la ubicació o el títol.
Un desafiament a la versió gratuïta pot ser obtenir assistència quan la necessiteu. L’assistència telefònica només està disponible per als clients de pagament. Els usuaris que no paguen poden enviar un tiquet d'assistència i accedir als fòrums directament des de l'aplicació per xatejar amb altres usuaris que poden ajudar a solucionar problemes. També podeu accedir a la Guia de l’usuari, a les preguntes més freqüents, als seminaris web i al bloc a la secció de recursos del lloc web.
En general, Zoho Docs té un conjunt de funcions sòlid per gestionar, emmagatzemar i col·laborar en documents en equips petits. Les empreses amb un pressupost reduït o que vulguin començar amb un servei gratuït i després actualitzar-les a mesura que creixin les necessitats, poden considerar la versió gratuïta de Zoho Docs.
Per obtenir informació sobre les nostres seleccions dels millors DMS en altres categories, llegiu ' Millor programari / sistemes de gestió de documents per a petites empreses 2018 . '
Divulgació editorial: Inc. escriu sobre productes i serveis en aquest i altres articles. Aquests articles són independents editorialment; això significa que els editors i periodistes investiguen i escriuen sobre aquests productes sense la influència de cap departament de màrqueting o vendes. Dit d’una altra manera, ningú no diu als nostres periodistes o editors què han d’escriure ni incloure cap informació positiva o negativa en particular sobre aquests productes o serveis a l’article. El contingut de l'article està completament a criteri del reporter i de l'editor. Notareu, però, que de vegades inclourem enllaços a productes i serveis als articles. Quan els lectors facin clic en aquests enllaços i comprin aquests productes o serveis, Inc pot ser compensat. Aquest model de publicitat basat en el comerç electrònic, com qualsevol altre anunci de les nostres pàgines d’articles, no té cap impacte en la nostra cobertura editorial. Els reporters i editors no afegeixen aquests enllaços ni els gestionaran. Aquests anuncis, com altres que veieu a Inc, admeten el periodisme independent que trobareu en aquest lloc.
Nota de l'editor: busqueu sistemes de gestió de documents per a la vostra empresa? Si voleu que la informació us ajudi a triar la que més us convingui, utilitzeu el qüestionari següent perquè el nostre soci, BuyerZone, us proporcioni informació de forma gratuïta:
Divulgació editorial: Inc. escriu sobre productes i serveis en aquest i altres articles. Aquests articles són independents editorialment; això significa que els editors i periodistes investiguen i escriuen sobre aquests productes sense cap influència dels departaments de màrqueting o vendes. Dit d’una altra manera, ningú no diu als nostres periodistes o editors què han d’escriure ni incloure cap informació positiva o negativa en particular sobre aquests productes o serveis a l’article. El contingut de l'article està completament a criteri del reporter i de l'editor. Tanmateix, notareu que de vegades incloem enllaços a aquests productes i serveis als articles. Quan els lectors facin clic en aquests enllaços i comprin aquests productes o serveis, Inc pot ser compensat. Aquest model de publicitat basat en el comerç electrònic, com qualsevol altre anunci de les nostres pàgines d’articles, no té cap impacte en la nostra cobertura editorial. Els reporters i editors no afegeixen aquests enllaços ni els gestionaran. Aquest model publicitari, com altres que veieu a Inc, admet el periodisme independent que trobareu en aquest lloc.
