Fa uns tres anys que treballo a distància i he après a ser productiu quan estic a casa i també a gestionar equips remots com a fundador d’una empresa. Però, seré sincer: em va costar molt de temps esbrinar com fer efectiu el treball remot. Estava tan acostumat a ser interromput a cada pas del camí amb la comunicació i el correu electrònic en temps real, només vaig suposar que així eren les coses per a tothom.
Quan treballava pel meu compte i vaig començar a diagnosticar el problema de la interrupció constant, vaig comprovar que la major part del meu temps improductiu el dedicava a donar i recollir actualitzacions d’estat de tothom amb qui treballava. Les persones menys informades estaven, sobretot les que ocupaven llocs de lideratge, sobre el que feia, més missatges de correu electrònic, missatges de text i missatges de xat em feien arribar. Alguns líders no estan d’acord, però n’hi ha que s’enfaden si no tenen notícies vostres cada dues hores. Va ser una pèrdua de temps per a tothom.
Així que vaig fer un canvi que va tenir un gran impacte. Vaig començar a enviar un correu electrònic cada dilluns al matí amb l'assumpte 'El meu pla per a la setmana'. En aquest correu electrònic, diria als destinataris exactament quins eren els meus plans per a la setmana i els preguntaria si tenien alguna pregunta o algun ajust que voldrien fer a les meves prioritats.
Es veu així:
Hola a tots: la meva prioritat aquesta setmana serà centrar-me en publicar publicacions de blocs i finalitzar el nostre pla de màrqueting i col·laboració.
Quants anys té Nischelle Turner Entertainment aquesta nitAquí hi ha algunes activitats en què treballaré:
Publiqueu l'article 'Directrius de treball des de casa' a la intranet.
Creeu un esborrany del pla de màrqueting que vam parlar la setmana passada, amb la intenció d’obtenir l’aprovació a finals d’aquesta setmana.
Aquesta setmana tinc diverses reunions amb els nostres socis. Enviaré un resum d’aquestes discussions.
valor net d'aspyn i parkerGràcies! Si teniu alguna pregunta o voleu fer algun ajust a la meva prioritat, feu-m'ho saber.
Gràcies!
- Robbie
Depenent de les activitats d’aquesta setmana, també inclouria la secció “El que vaig acabar la setmana passada”. Aquesta secció té aquest aspecte:
La setmana passada vaig poder publicar la publicació remota del bloc, parlar amb tres dels nostres socis i vaig acabar un bon esborrany del nostre pla de màrqueting que vam parlar la setmana passada. Tenia l’esperança de finalitzar el pla de màrqueting, però encara estic esperant que Suzy torni de vacances i ho revisaré amb ella quan torni aquesta setmana.
Aquest és un correu electrònic útil per enviar als clients, però també és útil internament. Si sou el fundador o director general de l’empresa, el vostre correu electrònic al personal tindria aquest aspecte:
quants anys té Joe Panik
Hola a tots. Aquí teniu les nostres prioritats i orientacions per a aquesta setmana.
Hem d’augmentar les vendes del nostre excés d’inventari. Pot l’equip de màrqueting elaborar un pla per vendre tot l’inventari no utilitzat que tenim al nostre magatzem? Si no el venem en 30 dies, haurem de disposar de l'inventari.
Les nostres campanyes de correu electrònic ho estan fent molt bé. Fem-ne més. Passem d'un correu electrònic a la setmana a dos correus electrònics a la setmana.
Cancel·leu totes les reunions innecessàries no relacionades amb els objectius de vendes dels propers 30 dies. Estem en un moment en mode crunch, i m'agradaria que ens centréssim en els ajustaments que podem fer. Sé que alguns de vosaltres també teniu reunions importants amb mi, però si no es tracta de vendes, torneu a programar la invitació per ara.
- Robbie
També podeu demanar al vostre equip que us enviï actualitzacions setmanals similars sobre el que han aconseguit i els seus plans per a la propera setmana.
Quan el meu equip i jo enviem correus electrònics com aquest, als clients i als companys d’equip normalment els agrada. Redueix la seva ansietat i els dóna més visibilitat sobre el que cada persona se centra. A més, les interrupcions disminueixen significativament perquè el destinatari té la seguretat que esteu al dia i no necessiteu cap recordatori per estar treballant en tot moment.
Aquest correu electrònic pot estalviar molt de temps a la vostra empresa.
