Els correus electrònics són el document més comú al món empresarial. Malauradament, molts correus electrònics estan tan mal escrits que els destinataris han de lluitar per esbrinar per què llegeixen el correu electrònic i què se suposa que han de fer al respecte.
Nota: per perfeccionar les vostres habilitats de correu electrònic, inscriviu-vos al meu butlletí setmanal gratuït.
quants anys té l'Andy Mauer
Aquí teniu un mètode infal·lible per escriure correus electrònics que facin la feina.
1. Tingueu present una decisió específica.
L’objectiu d’un correu electrònic és sempre per aconseguir que els destinataris prenguin una decisió d’alguna mena. En cas contrari, per què us molesteu a escriure’l?
Per tant, abans d’escriure res, pregunteu-vos: exactament quina decisió vull que prengui el destinatari?
Com passa amb totes les redaccions empresarials, la indefinició és el contrari d’util. Com més clar sigui l’objectiu, més convincent serà el vostre correu electrònic.
2. Comenceu escrivint la vostra conclusió.
La vostra conclusió és una declaració de la decisió que voleu que faci el destinatari, basada en el contingut del vostre correu electrònic.
A l’escola, probablement t’han ensenyat a començar amb una introducció i acabar amb una conclusió. Mal.
Ningú al món empresarial té temps per vagar pel desenvolupament d’una idea. Si no els expliqueu el motiu del correu electrònic immediatament, és probable que continuïn.
Així que comenceu per la vostra conclusió. Per exemple, suposem que el vostre objectiu és aconseguir que el vostre cap aprovi un gimnàs intern.
MAL:
Jim,
Com ja sabeu, l’absentisme laboral dels empleats es reconeix generalment com un problema continu amb un fort impacte financer, tant a la nostra empresa com a altres empreses de les nostres indústries. [yada, yada, yada] Per tant, hauríem de considerar la possibilitat d’assignar diners per a la instal·lació d’un gimnàs a la nostra seu central.
DRET:
Jim,
Vull que aprovis la instal·lació d’un gimnàs intern.
3. Estructureu el vostre argument de suport en 'trossos digestibles'.
Un cop hagueu dit la vostra conclusió, organitzeu els arguments que la sustenten (és a dir, la decisió que voleu prendre). Per fer que els vostres arguments siguin 'digeribles', divideix-los en petits 'trossos' i presenta cada punt amb un format i una estructura de frases similars.
MAL:
Segons un informe del govern publicat recentment, la forma física del grup és extremadament important tot i que poques empreses demostren que hi estan compromeses. Moltes empreses identifiquen la forma física com un actiu competitiu infravalorat, però no tenen un pla de millora en aquesta àrea, tot i que la forma física està fortament relacionada amb l’èxit econòmic i personal corporatiu i individual. Crec que si no abordem el problema de la forma física ja que millora la productivitat en el lloc de treball, ens quedarem enrere.
DRET:
Un gimnàs intern:
- Reduir l’absentisme.
- Augmentar la productivitat global.
4. Reforçar cada argument amb proves.
S’ha dit que tothom té dues coses: un esfínter i una opinió. Llevat que proporcioneu fets que confirmen els vostres arguments, el vostre correu electrònic es converteix en un gegant, una opinió i, per tant, als ulls del destinatari, probablement semblareu un gegant ... bé ..., teniu la idea .
MAL:
Un gimnàs intern reduirà l’absentisme perquè la gent voldrà venir a treballar en lloc de quedar-se a casa i no emmalaltirà tant.
DRET:
- Reduir l’absentisme. Segons una enquesta de l’Institut Nacional de Salut a 1.000 empreses, les empreses amb gimnasos propis experimenten un 20% menys d’absentisme que aquelles que no tenen aquestes instal·lacions.
5. Repetiu la vostra conclusió com a 'crida a l'acció'.
Al final del correu electrònic, torneu a afirmar la conclusió de manera que proporcioneu al destinatari el següent pas que ha de fer, suposant que el destinatari estigui d'acord amb la vostra conclusió, en funció de la força dels vostres arguments i proves. Mantingueu-ho senzill i específic.
MAL:
El vostre suport a aquest projecte seria molt agraït.
DRET:
Si responeu a aquest correu electrònic amb la vostra aprovació, començaré el procés.
quants anys té jillian mele
6. Inclou un avantatge a l'assumpte.
La vostra línia d'assumpte (també coneguda com a 'títol') és la part més important d'un correu electrònic, motiu pel qual l'escriviu per últim, després d'haver escrit tant la vostra conclusió com els arguments i les proves que avalen aquesta conclusió.
Idealment, una línia d'assumpte hauria de dur a terme dues tasques importants: 1) interessar prou el destinatari perquè el correu electrònic s'obri i es llegeixi, i 2) implicar la conclusió que voleu que el destinatari accepti.
En la majoria dels casos, la millor manera d’aconseguir ambdues tasques és encapsular un benefici (o avantatges) que resultarà de la decisió que voleu que prengui el destinatari.
MAL:
Assumpte: L’impacte en la salut dels programes de condicionament físic dels empleats interns
DRET:
Assumpte: Com podem reduir l’absentisme
Per acabar-ho, aquí teniu els dos correus electrònics:
MAL:
A: Jim@Acme.com
Assumpte: L’impacte en la salut dels programes de condicionament físic dels empleats interns
Jim,
Com ja sabeu, l’absentisme laboral dels empleats es reconeix generalment com un problema continu amb un fort impacte financer, tant a la nostra empresa com a altres empreses de les nostres indústries. Un gimnàs intern reduirà l’absentisme perquè la gent voldrà venir a treballar en lloc de quedar-se a casa i no emmalaltirà tant. Per tant, hauríem de plantejar-nos assignar diners per a la instal·lació d’un gimnàs a les instal·lacions de la nostra seu central. El vostre suport a aquest projecte seria molt agraït.
Jill
DRET:
A: Jim@Acme.com
Assumpte: Com podem reduir l’absentisme
Jim,
Vull que aprovis la instal·lació d’un gimnàs intern. Aquesta voluntat:
- Reduir l’absentisme. Segons una enquesta de l’Institut Nacional de Salut a 1.000 empreses, les empreses amb gimnasos propis experimenten un 20% menys d’absentisme que aquelles que no tenen aquestes instal·lacions.
- Augmentar la productivitat. Tenim un 50% més d’absentisme laboral que altres empreses de la nostra indústria, de manera que reduir aquest nombre un 20% augmentarà automàticament la nostra productivitat un 10%.
Si responeu a aquest correu electrònic amb la vostra aprovació, començaré el procés.
Jill
De debò, quin dels dos correus electrònics creieu que és més probable que avanci la vostra agenda?
T’agrada aquesta publicació? Si és així, inscriviu-vos al butlletí gratuït de Font de vendes .
