Ha estat molt difícil fer una pluja d’idees junts en equip mentre es treballa a distància.
Hi ha alguna cosa en estar junts físicament que desbloqueja significativament més creativitat, que per a mi és l’objectiu principal d’una sessió d’estratègia o pluja d’idees. I, tot i que la meva empresa i jo hem provat un grapat d’eines com pissarres virtuals, no puc deixar de ser conscient del molt que enyoro tenir aquest tipus de converses en persona.
Ara mateix, el meu equip i jo estem planejant el proper any. Abans de la pandèmia, el que hauríem fet és que els executius es reunissin per fer una sessió d’un dia, ja sigui in situ o fora del lloc, per centrar-se exclusivament en l’any vinent. Però com que la majoria de nosaltres encara treballem remotament, hem hagut de trobar maneres de tenir aquest tipus de discussions de profunditat des de lluny.
Sé que moltes altres empreses i líders també han estat lluitant amb això, així que aquí teniu les dues estratègies que hem trobat més efectives que poden ser útils per a les vostres pròpies sessions de planificació del 2021.
1. En lloc d'una reunió completa, dividiu-la en reunions setmanals de dues hores.
L’avantatge total de la pluja d’idees en persona és poder saltar i construir les idees dels altres.
quina ètnia és Madison Keys
De manera remota i amb el temps tan lleugerament retardat entre el so i les càmeres de la gent, això es fa gairebé impossible. Les persones acaben interrompent-se involuntàriament. És possible que la gent tingui més dificultats per parlar o algú creu que ha acabat i els talla sense tenir-ne cap intenció. La comunicació remota pot ser excel·lent per a converses lineals, però és improductiva per a grups grans quan tothom llança idees a la paret alhora.
Per tant, en canvi, com a equip executiu, hem anat dividint aquesta gran conversa de planificació en trossos.
quina alçada fa la Lucy Liu
Cada setmana, fem una reunió de dues hores. Tothom hi participa, però dues hores només són temps suficient per passar un grapat de punts de discussió i idees. Després, tothom té la resta de la setmana per reflexionar sobre el que hem parlat, fer deures, parlar amb els seus equips i tornar a la taula preparats per aprofitar aquestes idees la setmana següent, etc.
Per exemple, una tasca ha estat que els caps de departament tornin enrere, analitzin les seves iniciatives potencials, les classifiquin per ordre d’esforç versus impacte i, a continuació, es presentin al grup. Això ens va permetre emmarcar la conversa de la setmana següent i tenir una discussió més centrada en un aspecte específic de l'empresa, en lloc de tractar de fer-ho tot junts en vídeo.
Us recomano provar-ho. Pot ser molt exigent que la gent se senti en una trucada per videoconferència durant vuit hores seguides. No és el mateix que fer una experiència de dia complet fora del lloc, on podeu prendre pauses per dinar junts, parlar amb més casualitat i deixar que l’energia del dia es faci càrrec.
En lloc d'això, heu de ser més deliberats i intencionats amb el temps i les converses que voleu cultivar entre els membres de l'equip, quan treballeu junts a distància.
2. Utilitzeu materials per crear context addicional abans d'una reunió gran.
Les grans reunions virtuals són molt difícils de gestionar.
El que acaba passant és que tothom queda silenciat i heu d’utilitzar una mena de procés d’aixecament de mans per donar la paraula a la gent. Funciona, però definitivament és més difícil i menys fluït que organitzar una gran reunió a l’oficina.
Per a algunes reunions virtuals, el nombre de persones que hi assisteixen és inevitable. Hi ha d’haver molta gent i, per tant, heu de trobar la manera de fer que funcioni. Una de les coses que vam fer recentment va ser celebrar una gran sessió retrospectiva, cosa que pretenem fer després de tots els nostres grans projectes per reflexionar sobre les àrees de millora. Abans, si teníem una retrospectiva, anàvem per la sala i parlàvem a tothom. Seria més aviat un diàleg obert.
El que vam fer en canvi, ja que necessitàvem celebrar aquesta sessió de forma virtual, va ser la persona que va dirigir la sessió que va sol·licitar comentaris mitjançant una enquesta per endavant. Cada persona havia d’enviar tres coses que anaven bé, tres coses que no anaven bé, etc.
quant fa Chris Delia
El benefici que vam trobar en crear aquesta enquesta prèviament va ser, per exemple, que les persones que no eren tan verbals van acabar compartint comentaris realment fantàstics. Així, en certa manera, va acabar traient noves veus del grup que, d’altra manera, potser no haurien compartit gaire. I, en segon lloc, va donar un context important a la discussió perquè no passéssim massa temps donant voltes i recopilant tota aquesta informació en vídeo. En lloc d’això, teníem un punt de partida i podríem parlar junts de les conclusions de tothom, fent que la conversa fos més específica i, en molts aspectes, més útil.
No em ven el futur de treballar completament a distància, però experiències com aquestes em donen confiança que hi ha maneres de fer que funcioni quan calgui. I quan tornem a l’oficina, estic segur que algunes d’aquestes solucions que hem trobat mentre treballem de forma remota esdevindran parts integrants de la manera de continuar comunicant-nos com a equip i empresa.
